In 4 stappen klaar voor e-facturatie met Exact

Om te beginnen is het belangrijk dat je je registreert op het Peppol-netwerk. Het Peppol-netwerk is namelijk het netwerk waarover e-facturen worden verstuurd. De registratie op het Peppol-netwerk kun je doen vanuit jouw eigen Exact omgeving. Het is daarbij belangrijk dat je de KvK en IBAN-gegevens bij de hand hebt. Aan de registratie zit namelijk een validatie verbonden zodat de authenticiteit van de ondernemingen die geregistreerd zijn op het Peppol-netwerk gegarandeerd kan worden. Het doel hiervan is om fraude te voorkomen en de kans op spookfacturen te minimaliseren.

Wil je weten hoe je het snelst kunt registreren via Exact Online, klik dan hier.
Wil je weten hoe je het snelst kunt registreren via Exact Globe/Globe+, klik dan hier.

Nadat je de registratie hebt doorlopen ben je geregistreerd op het Peppol-netwerk. Jouw Exact omgeving zal je dan vragen of je e-facturen wil verzenden, ontvangen of van beide mogelijkheden gebruik wil maken.

Verzenden

Mocht je factureren vanuit Exact dan is het verstandig om ‘verzenden’ als optie aan te vinken. Mocht je factureren vanuit een derde pakket dan is het raadzaam om daar de Peppol-registratie te doorlopen en de optie ‘verzenden’ aan te zetten.

Ontvangen

Wil je inkomende e-facturen ontvangen binnen jouw Exact omgeving dan is het verstandig om de optie ‘ontvangen’ aan te vinken. Op het moment dat je dat doet zullen inkomende e-facturen automatisch ingelezen worden in jouw boekhouding.

Voordelen

Benieuwd wat de voordelen zijn van het verzenden/ontvangen van e-facturen via Peppol? Klik dan hier!

Wat prettig is aan het versturen van e-facturen via Peppol is dat er een retourbericht meegestuurd kan worden. Als ontvanger deel je de factuurstatus met de afzender tijdens het boeken en (optioneel) tijdens het goedkeuren van inkoopfacturen. Als afzender zie je in de factuurhistorie automatisch dezelfde factuurstatus die de ontvanger ziet. Met deze statussen kunnen de afzender en de ontvanger de e-factuur dus heel nauwkeurig volgen.

Je e-factuur kan verschillende statussen hebben. Op basis van Exact Online kan je e-factuur de volgende vijf statussen hebben: Geleverd, Bevestigd, In bewerking, Geaccepteerd of Afgekeurd. Derde pakketten kunnen bijkomende statussen gebruiken. Die worden ook weergegeven in de factuurhistorie. Als afzender kun je de status van je e-factuur bekijken op de pagina Factuurhistorie.

Als de ontvanger de functionaliteit factuurstatus van het Peppol-netwerk nog niet gebruikt, wordt de e-factuur gevolgd tot de status ‘Geleverd’.

Een van de voordelen (zie blog) van e-factureren via Peppol is dat de e-facturen een op een zijn in te lezen in jouw Exact editie als je gebruik maakt van de add-on No hands Accounting. Hierdoor zijn er geen handmatige correcties meer nodig. Houd wel in je achterhoofd dat je met alleen de gegevens van de e-factuur nog geen complete boeking hebt, denk bijvoorbeeld aan het bepalen van de juiste grootboekrekeningen. Maar ook daarvoor zijn veel slimmigheden in Exact Online aanwezig. Mocht je daar meer over willen weten klik dan hier.

Een uitdaging die wij van veel gebruikers horen is dat zij graag aan de slag willen met e-facturatie maar dat hun leveranciers nog niet zover zijn. Dit kan frustrerend werken omdat men dan niet de voordelen van e-facturatie via Peppol kan ervaren.

Bij het UWV hebben ze hier een ingenieuze oplossing voor bedacht. Leveranciers die hun e-facturen voortaan aanleveren via Peppol krijgen sneller betaald. Door deze "beloning" ontvangt het UWV jaarlijks zo’n 420.000 e-facturen via Peppol en heeft het de administratieve takenlast flink kunnen reduceren.

Door het ontvangen van e-facturen via Peppol is het UWV minder tijd kwijt aan het aanvullen/overtypen van factuurgegevens. Dit komt omdat de e-facturen een op een zijn uit te lezen door de boekhoudsoftware zoals eerder besproken. Dit is een win-win situatie voor zowel de leverancier als het UWV. De leverancier heeft sneller zijn geld, het UWV is minder tijd kwijt aan de administratieve takenlast!

In gesprek gaan met jouw leveranciers om op zoek te gaan naar een gezamenlijke win-win kan dus lonen.