Betalingsherinnering versturen: Wanneer doe je dit?

Wanneer je als ondernemer een product of dienst verkoopt, vermeld je op de factuur of in de algemene voorwaarden de betaaltermijn. Hiermee geef je aan wanneer je klant de factuur uiterlijk dient te betalen. Toch komt het in de praktijk regelmatig voor dat een betaling niet binnen deze betaaltermijn wordt voldaan. Om alsnog zo snel mogelijk dit geld te ontvangen, is het aan te raden om een betalingsherinnering te sturen. Maar hoe en wanneer doe je dat? In dit artikel geven we uitleg.

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een schriftelijke herinnering aan je klant waarmee je hem op vriendelijke toon laat weten dat hij een factuur nog niet betaald heeft. Ook verzoek je je klant hiermee om het openstaande factuurbedrag alsnog te voldoen binnen een bepaalde termijn.

Wanneer stuur je een betalingsherinnering?

Je verstuurt een betalingsherinnering op het moment dat de door jou vastgestelde betaaltermijn verstreken is. Wanneer je dit doet, bepaal je zelf. Het is met het oog op je cashflow wel aan te raden om hier niet te lang mee te wachten. De meeste ondernemers en bedrijven doen dit zo’n drie tot vijf dagen na het verstrijken van de betalingstermijn. Het is niet handig om dit eerder te doen, want dan zal je vaak zien dat de betalingsherinnering en de betaling elkaar kruisen (veel bedrijven betalen namelijk op de laatst mogelijke dag en vaak kost de verwerking bij de bank ook een dag).

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?

Soms gebeurt het dat een klant ook na het verstrijken van de betaaltermijn op de betalingsherinnering nog niet betaald heeft. De vervolgstap is dan om een aanmaning te versturen – ook wel een tweede betalingsherinnering of sommatie genoemd. 

Het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning is de toon. Bij een betalingsherinnering is de toon vriendelijk. Je weet immers niet wat de reden is dat de klant niet heeft betaald en een foutje kan natuurlijk gebeuren. Bij een aanmaning is de toon een stuk strenger en sommeer je je klant om te betalen. Verder vermeld je hierin wat de financiële consequenties zijn als je klant ook deze betalingstermijn laat verstrijken.

Welke betaaltermijn hanteer je bij een betalingsherinnering?

Ook bij een betalingsherinnering ben je zelf vrij om de betaaltermijn te bepalen. Zorg wel dat deze redelijk is; je kan niet van je klant verwachten dat hij de factuur dezelfde of de volgende dag betaalt. De meest gebruikte betaaltermijnen zijn vijf, zeven of tien dagen. 

Welke gegevens staan op de betalingsherinnering vermeld?

Zorg ervoor dat je op een betalingsherinnering altijd de volgende gegevens vermeldt:

• Het factuurnummer van de openstaande factuur
• De vervaldatum van de fatuur
• Het openstaande factuurbedrag
• De nieuwe betaaltermijn
• Het IBAN-nummer waarnaar je klant het bedrag kan overmaken

Zorg er ook voor dat je de openstaande factuur als bijlage meestuurt. Zo voorkom je verwarring en maak je het je klant zo makkelijk mogelijk om de factuur alsnog te betalen. 

Hoe stuur je een betalingsherinnering?

Je kan ervoor kiezen om je betalingsherinneringen handmatig te versturen. Het nadeel hiervan is dat je dan ook handmatig moet controleren of je facturen betaald zijn. Dat kost je veel tijd. Een makkelijkere manier om je betalingen te beheren, is door gebruik te maken van een boekhoudprogramma. Hiermee kan je eenvoudig facturen versturen, waarna de software je een seintje geeft zodra de betalingstermijn van een factuur is verstreken. Ook biedt een facturatieprogramma je de mogelijkheid om automatisch een betalingsherinnering naar je klant te sturen als hij niet binnen de vastgestelde betaaltermijn heeft betaald. Dat scheelt je veel handmatig werk en zorgt er uiteindelijk voor dat je cashflow verbetert.