Wat is een creditfactuur en hoe maak je dit?

Zodra je een factuur hebt verstuurd, mag je deze niet meer wijzigen – ook niet in overleg met je klant. Heb je dus een foutje gemaakt of moet er iets verrekend worden, dan moet je dat op een andere manier oplossen. In zulke gevallen stuur je je klant een creditfactuur, ook wel creditnota genoemd. Met een creditfactuur geef je aan dat je klant de eerder ontvangen factuur niet of niet volledig hoeft te betalen. Maar hoe maak je een creditfactuur? En hoe kan je eenvoudig een factuur crediteren? In dit artikel leggen we het je uit.

Wat is een creditfactuur?

Een creditfactuur is dus een factuur waarmee je (een deel van) een factuurbedrag kwijtscheldt. Het bedrag is dan ook negatief, wat betekent dat er een minteken voor het factuurbedrag staat. Je klant hoeft dit bedrag dus niet te betalen. Heeft je klant de factuur al betaald, dan dien je na het versturen van een creditfactuur het kwijtgescholden bedrag terug te betalen. Je kan er in overleg ook voor kiezen om dit bedrag als tegoed te behouden voor een nieuwe factuur of volgende aankoop.

Waarom moet je een creditfactuur maken?

‘Het is toch een stuk eenvoudiger om je klant gewoon even te bellen dat hij niet hoeft te betalen?’, denk je nu misschien. Dat klopt, alleen is dat vanuit de Belastingdienst helaas niet toegestaan. Zou je je klant alleen even bellen, dan klopt je administratie namelijk niet. Daarom moet je als ondernemer altijd een factuur crediteren middels een creditfactuur. Hiermee leg je de kwijtschelding vast op papier.

Wanneer stuur je een creditfactuur?

Er zijn verschillende situaties waarin je een creditfactuur dient te versturen. Dit zijn de meest voorkomende gevallen:

• Als je een fout hebt gemaakt op een eerder verstuurde factuur.
• Als je de verkeerde goederen hebt geleverd aan je klant.
• Als je bestelde en betaalde goederen niet kan leveren.
• Als je je klant achteraf korting geeft op een factuur.
• Als je klant producten retourneert.

Hoe ziet een creditfactuur eruit [+ creditfactuur voorbeeld]?

Een creditfactuur ziet er in principe hetzelfde uit als een gewone factuur. Het belangrijkste verschil is dat het bedrag op een creditfactuur negatief is. Daarnaast staat er bovenaan vaak (in hoofdletters) vermeld dat het om een creditfactuur gaat. Dit is niet verplicht, maar het is wel aan te raden, want het voorkomt verwarring bij de ontvanger. Verder verwijst een creditfactuur altijd naar de originele factuur. Hieronder zie je een voorbeeld.

Waar moet een creditfactuur aan voldoen?

Een creditfactuur moet aan dezelfde factuureisen voldoen als een gewone factuur. Dat betekent dus dat je op een creditfactuur ook de btw vermeldt en dat er een factuurnummer op moet staan. Je bent vrij in de manier van nummeren, maar de makkelijkste manier is vaak om gewoon door te nummeren zoals je dat zou doen bij een ‘normale’ factuur. 

Vergeet ook niet dat een creditfactuur - net als een gewone factuur - moet worden opgenomen in je administratie en dus ook valt onder de bewaarplicht.

Verstuur je ook een creditnota als een klant niet betaalt?

Vaak wordt gedacht dat je ook een creditnota stuurt als een klant niet betaalt, zodat je de btw over deze factuur niet hoeft af te dragen. Dat werkt helaas niet zo; als een klant niet betaalt, dan moet je de btw terugvorderen via de Belastingdienst. Je stuurt een niet-betalende klant dus nooit een creditnota.

Hoe maak je een creditfactuur?

Met behulp van een boekhoudprogramma kun je heel makkelijk een factuur crediteren. Een factuurprogramma zorgt ervoor dat de juiste gegevens op de creditfactuur staan en genereert automatisch het juiste factuurnummer. Op die manier voorkom je dat er fouten in je administratie sluipen.