Factuur aanmaken in Excel of Word: wel of niet doen?

Excel en Word zijn onder startende ondernemers misschien wel de meest gebruikte programma’s voor het maken van facturen. Best logisch, want dit zijn programma’s die zij vaak toch al aangeschaft hebben, waardoor ze geen extra kosten hoeven te maken. Een factuur maken in Excel of Word lijkt dus een goede en goedkope optie. In de praktijk zijn dit echter niet de meest geschikte programma’s voor het maken van facturen. Dan is natuurlijk de grote vraag: wel of niet doen? In dit artikel zetten we de aandachtspunten voor je op een rij, zodat je deze kan meenemen in je overweging bij het kiezen van een facturatietool.

Het kost je veel tijd (en dus ook geld!)

Een factuur maken in Excel of Word: het lijkt misschien zo gedaan, maar dat valt vies tegen. Er komt namelijk heel veel handmatig werk bij kijken. Zo moet je telkens handmatig de klant- en productgegevens aanpassen, het bestand omzetten naar een PDF en dit PDF-bestand via je e-mailprogramma naar je klant versturen. Mits het PDF-bestand er netjes uitziet, want negen van de tien keer verspringt je lay-out, waarna je ook dit weer handmatig moet oplossen. Kortom: een factuur maken in Excel of Word kost je behoorlijk wat tijd. Tijd die je ook zou kunnen besteden aan een andere klus. Met andere woorden: het kost je dus niet alleen tijd, maar ook geld. Zo’n goedkope optie is het dus niet.

Je maakt snel fouten

Een bijkomend nadeel van veel handmatig werk is dat je sneller fouten maakt. Je vergeet bijvoorbeeld om het factuurnummer aan te passen, of er sluipt een fout in je spreadsheet. Dat heeft meerdere nadelige gevolgen. Zo kan het ervoor zorgen dat je factuur niet rechtsgeldig is, dat je niet het juiste bedrag rekent, of dat je uren bezig bent om je administratie weer op orde te brengen. En daar zit je als ondernemer uiteraard niet op te wachten. 

Het is niet veilig

Facturen maken in Excel of Word brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee. De meeste ondernemers die Excel of Word als facturatietool gebruiken, slaan de gemaakte facturen op hun eigen computer op. Op zich is dat prima, maar je moet dan wel goed nadenken over de beveiliging van je computer. Is jouw computer voldoende beveiligd tegen virussen of hackers? En maakt je computer automatisch back-ups, zodat je je gegevens niet kwijt bent als je computer kapot gaat of gestolen wordt? Belangrijke zaken waar je met het oog op de bewaarplicht goed over na moet denken als je Excel of Word als facturatietool overweegt.

Je hebt geen real-time inzicht

Inzicht in je cashflow is heel belangrijk voor een ondernemer. Het liefst wil je altijd en overal je financiën kunnen inzien. Wanneer je factureert via Excel of Word, heb je geen real-time inzicht, want betalingen worden niet automatisch in je administratie verwerkt. Je krijgt geen seintje als je klant betaald heeft, maar je moet dit zelf bijhouden via je bankafschriften. Dat kost je niet alleen behoorlijk wat tijd, maar het zorgt er ook voor dat je niet precies weet hoe de zaken ervoor staan. 

Tip: gebruik een facturatietool

Facturen maken in Excel of Word lijkt dus misschien de makkelijkste en goedkoopste optie, maar zorgt in de praktijk vaak juist voor een hoop gedoe en frustratie. Daarom raden we je aan om gebruik te maken van een boekhoudprogramma. Hiermee maak je makkelijk en snel professionele facturen die automatisch worden bewaard in de cloud. Ook biedt een boekhoudprogramma altijd inzicht in je financiële stand van zaken.