5 tips om sneller betaald te worden

Je hebt je werk gedaan. De factuur is verzonden. En dan? Stilte. Het is en blijft de grootste uitdaging voor ondernemers: klanten die pas na meerdere herinneringen betalen. Facturen die blijven liggen in mailboxen. Te veel tijd kwijt aan het opvolgen en opnieuw versturen van facturen. Dit kan heel wat stress veroorzaken. Want de kosten gaan wel door, maar de inkomsten blijven achter. Lees: een onvoorspelbare cashflow.

Gelukkig kun je met een paar slimme ingrepen het betaalproces voor jouw facturen versnellen. Hieronder lees je 5 praktische tips die je helpen om sneller betaald te worden, zonder dat je voortdurend achter je facturen moet hollen.

82 %

van de kmo’s loopt omzet mis door te laat betaalde facturen

De 5 tips:


1. Maak de factuur zo duidelijk mogelijk

Een soepele betaling begint bij een duidelijke en correcte factuur. Onduidelijkheden zorgen vrijwel altijd voor vertraging. Zorg er daarom voor dat je factuur minimaal het volgende bevat:

  • Een duidelijke omschrijving van producten of diensten
  • Correcte bedrijfs- en klantgegevens
  • Een uniek factuurnummer
  • Factuurdatum en duidelijke betaaltermijn
  • Bedrag exclusief en inclusief btw
  • Toegepaste btw‑tarieven
  • Duidelijke betaalinstructies

Een professionele lay-out helpt je klant om niets te vergeten, en zorgt er ook voor dat je factuur sneller wordt herkend, beter begrepen en sneller goedgekeurd. Vooral als verschillende mensen betrokken zijn bij controle of autorisatie. Daarnaast straal je betrouwbaarheid en professionaliteit uit.

E-facturatie: meer dan een verplichting
Bovendien is in België e‑facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor btw‑plichtige ondernemingen. Niet voldoen aan deze verplichting kan leiden tot vertragingen in je facturatieproces en zelfs boetes. Maar Peppol is meer dan een verplichting. Zo komen je facturen rechtstreeks en foutloos in het systeem van je klant terecht. Daardoor zijn er geen manuele handelingen meer nodig, worden facturen sneller verwerkt en verklein je de kans op fouten of discussies. Het resultaat: je factuur wordt sneller goedgekeurd én betaald.

Wist je dat?

Bij e‑facturatie komen facturen rechtstreeks in het systeem van je klant terecht, waardoor ze sneller worden verwerkt.

2. Verstuur je facturen op het juiste moment

Wie te laat factureert, wordt meestal ook te laat betaald. Dat is uiteraard niet de bedoeling! Factureer daarom direct na levering of afronding en maak dit een vast onderdeel van je proces. Hoe korter de tijd tussen afronding en facturatie, des te sterker de herkenning bij je klant en hoe groter de kans op snelle betaling. Vind je het lastig om hier consequent in te zijn, of stel je factureren vaak uit omdat het te veel tijd kost? Dan kan automatisering helpen om facturen altijd op het juiste moment te versturen, waar je ook bent. Ook als het druk is.

Wanneer factureer jij?

A. 18Voorafgaand
B. 33Direct na levering of afronding
C. 27Een week na levering of afronding
D. 14Een maand na levering of afronding
E. 8Langer dan een maand na levering of afronding

3. Maak betalen makkelijk!

Het klinkt als een open deur intrappen, maar in de praktijk blijkt betalen vaak onnodig ingewikkeld. Haal daarom zoveel mogelijk obstakels weg die een eventuele betaling in de weg staan. Zorg ervoor dat voor je klant meteen duidelijk is:

  • Wat er betaald moet worden
  • Wanneer er betaald moet worden
  • Hoe er betaald moet worden

Wil je het je klanten nóg makkelijker maken? Laat ze dan direct zelf betalen vanuit de factuur met een betaallink. Zo kunnen ze met één klik afrekenen, ongeacht hun bank en zonder extra stappen. Een win-winsituatie!

43 %

van de facturen met betaallink wordt sneller betaald

4. Zorg voor goed debiteurenbeheer

Een betaalherinnering doet vaak wonderen. Toch wordt opvolging in de praktijk vaak vergeten, te laat ingezet of onregelmatig uitgevoerd. Niet verwonderlijk, want het kost tijd en aandacht die je liever aan andere zaken besteedt. Door je debiteurenbeheer te automatiseren, zorg je ervoor dat elke factuur automatisch en op het juiste moment wordt opgevolgd. Zonder dat jij erachteraan hoeft te gaan! Met duidelijke herinneringen, handige betaallinks en - dankzij AI - een toon die past bij de situatie. Op deze manier behoud je ook de goede relatie met je klant. Ook het vastleggen van een betalingsregeling kan onderdeel zijn van dit proces. Zo combineer je flexibiliteit voor je klant met maximale grip op je cashflow.

Bij klanten die hun debiteurenbeheer automatiseren met slimme software, is de betalingstermijn met 20% afgenomen.

Vanessa Beeckman | Expert boekhoudsoftware bij Exact

5. Houd overzicht

Veel betaalproblemen ontstaan niet omdat klanten niet willen betalen, maar omdat ze geen of onvoldoende overzicht hebben. Als facturen verspreid zijn in mailboxen, Excellijstjes of verschillende systemen, wordt het lastig om grip te houden. Het gevolg: te late opvolging, gemiste facturen en een onvoorspelbare cashflow. Je creëert pas echt overzicht wanneer alle facturen, betaalstatussen en opvolgmomenten samenkomen in één systeem. Waarbij informatie ook nog eens automatisch wordt bijgewerkt. Zo zie je in één oogopslag waar actie nodig is, kun je prioriteiten stellen en voorkom je ongemakkelijke verrassingen.

Sneller betaald krijgen begint met slimme software

Geen losse tools, lijstjes of handmatige acties meer, maar één complete oplossing waar alles samenkomt, gegevens elkaar versterken en het facturatieproces grotendeels automatisch verloopt. Zo wordt sneller betaald krijgen, geen losse inspanning meer, maar een vast onderdeel van je manier van werken met meer rust, extra overzicht en een voorspelbare cashflow als resultaat. En jij? Jij hoeft je hier niet langer druk om te maken en kunt je tijd besteden aan klanten, projecten én de groei van je onderneming.

 

  • Complete boekhoudsoftware

    De complete boekhoudsoftware van Exact geeft ondernemers, bedrijven en financieel professionals volledige controle en altijd inzicht in de boekhouding.

    Ontdek Exact Online Boekhouden

  • ERP-oplossingen

    Exact heeft verschillende ERP-oplossingen voor handel, productie, bouw en projectmanagement. Ontdek welke oplossing het best bij je bedrijf past.

    Ontdek de ERP-oplossingen