Projectfasering is essentieel voor een succesvol project
Projectfasering is het opdelen van een project in verschillende fasen. Iedereen die met projecten werkt, weet dat er veel onzeker is tijdens een project. Deel je dit op in verschillende fasen, dan worden je projecten een stuk behapbaarder, overzichtelijker en rond je deze makkelijker af. Dit voorkomt een hoop stress. En minder stress zorgt voor meer plezier in je werk. Na het lezen van dit artikel ken je het nut van projectfases en welke vijf projectfases er zijn. Zo maak je van elk project een succes!
Projectfase: definitie
Wat is een projectfase? Dit is een afgebakend deel van een project dat een specifiek doel heeft en waarin je – al dan niet samen met collega’s – bepaalde activiteiten uitvoert. Elke fase heeft een begin- en einddatum, deliverables en mijlpalen. Dankzij het opdelen van een project in fases behoud je overzicht van een project, stel je duidelijke doelen en organiseer je de werkzaamheden.
Wat is het nut van projectfasering?
Een helder overzicht is niet het enige nut van projectfasering. Je gebruikt projectfasering ook om de voortgang van je project te controleren. Aan het einde van elke projectfase controleer en bepaal je of het project nog aan de verwachtingen voldoet. Hierdoor stuur je snel bij wanneer dat nodig is.
Welke vijf projectfases
zijn er?
Nu je weet wat een projectfase is, wil je weten welke vijf projectfases er zijn. De fases binnen projectmanagement zijn: introductie, planning, uitvoering, controle en afsluiting. Deze vijf projectfases zijn voor elk project dezelfde. Het voordeel hiervan zijn vaste patronen. Dit geeft niet alleen houvast voor jezelf, maar ook voor iedereen binnen je team die aan de projecten werkt.
Projectfase 1: Introductie
Elk project begint met een introductie. Wat is het doel van het project? Kunnen jullie dit project wel opleveren? Levert het waarde op voor het bedrijf? Heeft dit project prioriteit? Deze vragen helpen je in deze projectfase te beslissen of je het project gaat oppakken.
Projectfase 2: Planning
Tijdens de planningfase stel je de roadmap op en breng je alles in kaart wat er bij het project komt kijken. In deze fase schrijf je het projectplan en bepaal je het projectdoel en de project scope. Ook voeg je mijlpalen toe aan je tijdslijn. Zorg ervoor dat je veel tijd investeert in deze planningsfase. Een goede planning zorgt namelijk voor een soepellopend project.
Projectfase 3: Uitvoering
Heb je projectfase 1 en 2 succesvol afgerond? Gefeliciteerd! Je begint nu echt aan het project. Organiseer een kick-off meeting waarmee je alle relevante stakeholders op de hoogte brengt van het project. Tijdens de uitvoering begint je team aan de geplande werkzaamheden.
Projectfase 4: Controle
In de controlefase houd je zicht op wat er wordt opgeleverd. Ook houd je in de gaten of het project nog wel op schema zit en of er in je team specifieke bottlenecks zijn. Plan dus regelmatig teammeetings in om deze zaken te bespreken. Gaan er bepaalde werkzaamheden minder snel dan verwacht? Dan kom je er door deze meetings snel achter en stuur je bij waar nodig.
Projectfase 5: Afsluiting
De laatste projectfase is de afsluiting. Alle doelstellingen zijn afgewerkt en je hebt het project opgeleverd. Voordat je dit project afsluit, is het slim om met je team het project te evalueren. Waar liepen jullie tegenaan? Wat ging er goed? Dit helpt jou en je team om in de toekomst projecten nog beter aan te pakken.
Houd grip op je projectfases
Met een projectmanagementtool houd je grip op je projecten en de verschillende projectfases. Met de projectmanagementsoftware van Exact digitaliseer je projecten en tijdsregistratie. Ook is het meteen gekoppeld aan je boekhouding. Zo heb je niet alleen een helder overzicht, maar houd je ook grip op je budget. Met goede software rond je elk project binnen de voorziene deadline af.