Bespaar tijd en geld met de projectscope
Wanneer je met projecten werkt, heb je misschien al eens van de term ‘projectscope’ gehoord. Een project kun je zo groot maken als je zelf wil. Maar om dit behapbaar te houden, is het essentieel om dit goed af te bakenen. Dat is precies waarvoor een projectscope bedoeld is. Maar wat is een projectscope precies, en wat heb je eraan?
Wat is een projectscope?
De projectscope is een manier om je project af te bakenen. Hieronder vallen taken, tijd en budget. Met doelgericht projectscopemanagement houd je al deze zaken nauwgezet in de gaten. Op deze manier rond je projecten altijd binnen tijd en budget af. In dit artikel ontdek je waarom een projectscope zo belangrijk is, hoe je dit maakt en krijg je een voorbeeld van een projectmanagementscope-document.
Waarom is een projectscope belangrijk?
Hoe vaak komt het niet voor dat halverwege een project een collega bij je langskomt met de vraag of er nog iets extra’s gedaan kan worden? Vaak is één extra taak nog te overzien. Gebeurt dit vaker, dan stijgt de werkdruk en komt het behalen van de deadline in gevaar. Of minstens even erg: taken worden op een drafje afgehandeld. Dit soort situaties voorkom je met een goede projectmanagementscope.
Stappenplan voor de projectmanagementscope
1. Bepaal je projectdoel
Een project start je niet zonder reden of doel. Het aantrekken van nieuwe klanten, de omzet verhogen, retouren verminderen of het aanbieden van een nieuwe dienst: het zijn allemaal voorbeelden van projectdoelen. Wat je doel ook is, het is belangrijk dat iedereen die aan het project meewerkt, hiervan op de hoogte is. De SMART-methode helpt je om dit doel helder te omschrijven.
2. Bepaal je projectresultaat
Het projectresultaat is tastbaar. Voor je aan een project begint, is het belangrijk om vast te leggen wat je project gaat opleveren. Dit kan bijvoorbeeld een nieuwe website, een nieuwe huisstijl of de ontwikkeling van een nieuw product zijn. Je weet dan direct welke stappen nodig zijn om dit resultaat te behalen, en ook wat hier niet bij hoort. Zo houd je de grenzen – ofwel de scope van je project – goed afgeschermd.
3. Bepaal de werkzaamheden
Eenmaal je het projectdoel en projectresultaat hebt bepaald, weet je waar je in het project naar toewerkt en welk resultaat dit moet opleveren. De volgende vraag is dan: hoe doe je dit? Dat doe je in de deze derde stap. In deze fase bepaal je welke activiteiten of werkzaamheden er nodig zijn om het project succesvol af te ronden. Zorg ervoor dat je je project zoveel mogelijk opsplitst in specifieke werkzaamheden. Zo zie je snel wanneer aanvragen en extra taken geen onderdeel uitmaken van je oorspronkelijke plan.
Welke stappen moet je bijvoorbeeld nemen om een nieuwe website te maken? Een manier om dit te doen is een zogenaamde ‘work breakdown structure’.
4. Bepaal de uitsluitingen
Je hebt nu je doel, resultaat en werkzaamheden omschreven. Nu is het minstens even belangrijk om te omschrijven wat je niét doet. Zo ga je bijvoorbeeld bij het maken van een nieuwe website geen e-mailmarketing doen of klachten van klanten afhandelen. Door vooraf te bepalen wat je niet gaat doen, zeg je makkelijker 'neen' tegen aanvragen. Hierdoor blijf je focussen op de voorafbepaalde doelen, resultaten en werkzaamheden, en vergroot je de kans om het project op tijd en binnen budget af te ronden.
5. Bepaal de beperkingen
Waarschijnlijk heb je geen oneindig budget of tijd om je project op te leveren. Je hebt dus te maken met beperkingen, waarbij je rekening moet houden met de planning en uitvoering van het project. Zorg ervoor dat je deze beperkingen van tevoren vaststelt in de projectscope. Hier zijn een paar voorbeelden van beperkingen voor het opleveren van een nieuwe website:
- De website moet voor Q3 live zijn
- Het budget mag niet hoger zijn dan €10,000
- Twee developers zijn op vakantie gedurende drie weken
Voorbeeld projectmanagementscope-document
Nu je je projectscope hebt bepaald, is het essentieel om deze aantekeningen te bundelen in één overzicht. Dit noemen we het projectmanagementscope-document. Hieronder zie je een voorbeeld van hoe dit document eruit kan zien:
Het projectmanagementscope-document:
succesfactor van projecten
Je kunt altijd terugvallen op dit document. Wil iemand dat jij en je team zich gaan bezighouden met socialmediaposts ter promotie van de nieuwe website? Verwijs ze dan naar dit document en laat zien dat het buiten de scope van het project valt. Het is daarom verstandig dit document op een plek te bewaren die voor elke medewerker vlot te consulteren is. De scope van een project zorgt voor controle en rust.
Maak hier dus zeker gebruik van!