Projectplanning helpt je vooruit
Lopen jouw projecten soms uit of raak je door de hoeveelheid verschillende projecten het overzicht kwijt? Dat is herkenbaar, maar gelukkig los je dit probleem gemakkelijk op. Alles begint namelijk met een goede projectplanning. Hiermee maak je elk project succesvol. Op deze pagina leggen we je uit wat een projectplan is, hoe je een projectplan schrijft en geven we je een voorbeeld van hoe een goed projectplan eruitziet. Kortom: een strak plan van aanpak! Zo wordt projectmanagementplanning een fluitje van een cent.
Wat is een projectplan?
Een projectplan bestaat uit stappen en benodigdheden om je projectdoel te bereiken. In dit projectplan omschrijf je het doel van het project, tijdsplanning, verschillende taken, benodigdheden en budget. Dit projectplan vormt de basis voor succesvol projectmanagement. Hierdoor weten je collega’s en jij precies wat en wanneer er gedaan moet worden. Het projectplan pas je aan wanneer dit nodig is tijdens het project. Het ligt dus niet vast. Als je dit goed bijhoudt, zorg je dat alle taken binnen de afgesproken tijd worden opgeleverd.
Projectplan schrijven: plan van aanpak
Een goed projectplan bestaat uit acht onderdelen. Werk bij het schrijven van een projectplan elk onderdeel goed uit. Hierdoor loop je tijdens het project niet tegen verrassingen aan.
1. Projectdoel en doelstellingen
Als eerste onderdeel stel je het doel van het hele project vast. Daarna werk je de tussenliggende doelstellingen uit. Wat wil je bereiken met het project? Door deze doelen vast te stellen, zorg je dat alles duidelijk is voor je collega’s en andere belanghebbenden.
2. Werk het projectplan uit
Schrijf de structuur van je project uit, maak een schema met werkzaamheden en stel een budget op. In de structuur verwerk je de verschillende taken die gedaan moeten worden. In het schema zorg je voor een duidelijke tijdlijn van het project. En in het budget maak je een overzicht van de benodigde middelen en kosten die bij het project horen.
3. Risicobeheer
Iedereen die met een projectplanning werkt, weet dat vaak niet alles gaat zoals je vooraf bedacht had. Hierdoor is het handig om van tevoren mogelijke risico’s in kaart te brengen. Als je weet wat er mogelijk fout kan gaan, is het makkelijker om deze problemen op te lossen. Zo pak je deze problemen aan wanneer ze ontstaan en wordt de kans op onverwachte omstandigheden kleiner.
4. Taken en verantwoordelijkheden
Uiteraard wil je dat je project zo soepel mogelijk verloopt. Informeer daarom al je collega’s en teamleden over de taken en deadlines die zij krijgen. In elke team hebben collega’s verschillende sterke en zwakke punten. Let hierop bij het verdelen van de taken. Zo zorg je niet alleen dat je projectplanning goed opgevolgd wordt, maar gaan je collega’s ook met plezier aan de slag.
5. Communicatieplan
In het communicatieplan omschrijf je hoe vaak je updates geeft over het project en aan wie je dit doet. Zo zorg je dat al je collega’s op de hoogte zijn van de voortgang en eventuele wijzigingen. Goede communicatie zorgt voor een betere samenwerking, en zo voorkom je misverstanden.
6. Goedkeuring krijgen
Nadat je het projectplan hebt afgerond, is het tijd om je plan te presenteren. Tijdens deze presentatie geven belanghebbenden feedback op het plan. Hiermee scherp je jouw projectplan nog verder aan. Heb je alle feedback verwerkt? Dan hoef je alleen nog goedkeuring te krijgen vanuit het bestuur of de CEO wanneer dit van toepassing is.
7. De start van het project
Met een kickoff-meeting zorg je ervoor dat alle neuzen in dezelfde richting staan. Zorg dat alle collega’s en belanghebbenden op deze vergadering aanwezig zijn. Zo schiet je project alvast goed uit de startblokken.
8. Voortgang bijhouden en evalueren
Misschien wel het belangrijkste onderdeel van je projectplan is het bijhouden van de voortgang en de evaluatie. Hiermee zorg je ervoor dat tussentijdse doelstellingen behaald worden en je project geen vertraging oploopt.
Voorbeeld projectplanning
Project: Lancering nieuwe website Doel: Een gebruiksvriendelijke website met een nieuw design om zo online beter gevonden te worden. Succescriteria:
- Website gelanceerd en volledig operationeel binnen vier maanden.
- Websiteverkeer met 30% toegenomen in het eerste kwartaal na de lancering.
- Conversiepercentage gestegen met 3% binnen zes maanden na lancering.
- Voorbereiding (Week 1-3): Bepaal projectdoelen en tussentijdse doelen, stel het team samen en verzamel alle nodigde informatie.
- Ontwikkeling (Week 4-11): Eerste ontwerp website, code schrijven en functies implementeren.
- Testen (Week 12-14): Testfase om bugs te vinden en te verhelpen.
- Lancering (Week 15-16): Lanceer de website en eerste analyse van de websiteprestaties.
- Technische problemen tijdens de ontwikkeling van de website.
- Wijzigingen in het ontwerp van de website.
- Ziekmeldingen binnen het team.
- Ontwikkelingskosten: 40.000 euro
- Marketing: 15.000 euro
- Onvoorziene kosten: €5.000
Dit is een voorbeeld van een projectplan. Het geeft je een idee van hoe een projectplanning maken in zijn werk gaat.
De tijd die je in de voorbereiding en je projectplan steekt, betaalt zich tijdens het project terug. Door dit strakke plan van aanpak zal je minder onverwachte problemen hebben en sneller kunnen handelen als er zich toch problemen voordoen. Zo rond je jouw projecten succesvol en binnen de deadline af.
Een digitale projectplanning maken
Het kan perfect met projectmanagementsoftware!