Declareer in drie stappen met een declaratie app
Medewerkers die declaraties online indienen? Managers die declaraties controleren met één swipe? De boekhoudafdeling die declaraties met een klik exporteert naar het boekhoudpakket? Het kan, dankzij een declaratie app. Met een declaratie app declareer je onkosten in slechts drie stappen en bespaar je meer dan 75% op de verwerkingtijd van declaraties. Benieuwd hoe een app voor declaraties werkt en wat de voordelen zijn? Lees dan snel verder.
Wat is een declaratie app?
Een declaratie app is een digitale applicatie op de smartphone waarmee medewerkers en managers online declaraties indienen en goedkeuren. Zo’n app is meestal een onderdeel van een declaratiesysteem, waarmee je declaraties ook via de browser op je laptop kan indienen. Je maakt jouw digitale declaratieproces compleet door je app voor declaraties te koppelen aan je boekhoudpakket. Zo heeft je boekhoudafdeling maar één klik nodig om declaraties te exporteren.
Een app voor declaraties: eenvoudig, snel en efficiënt
Medewerkers stellen declareren vaak zo lang mogelijk uit. Het verzamelen van alle bonnen is een vervelende taak en kost ook nog eens tijd. Managers ontvangen op hun beurt declaraties vaak te laat en moeten alles nog last-minute controleren. Wanneer de declaraties eenmaal bij de boekhouding terechtkomen, bevatten ze vaak fouten of ontbreekt er verantwoording. En dat allemaal terwijl de maandafsluiting voor de deur staat. Steeds meer bedrijven kiezen daarom voor een app om te declareren.
In drie stappen declareren
Van bonnen declareren tot razendsnel controleren en exporteren van declaraties: een declaratie app vereenvoudigt het declaratieproces met drie simpele stappen. Maar hoe werkt het precies?1. Medewerkers declareren bonnen in de app
Medewerkers maken een foto van hun bonnen met de declaratie app. De app synchroniseert de bonnen automatisch met de cloud, zodat ze overal ter wereld inzichtelijk zijn. Belangrijke gegevens zoals locatie, valuta en bedrag worden automatisch door de declaratie app herkend en ingevuld. Het enige wat de medewerker moet doen, is het toevoegen van een project, categorie of omschrijving. De declaratie is nu klaar voor controle.2. Managers controleren onkosten met één swipe in de declaratie app
Zodra de declaratieformulieren zijn ingediend, ontvangt de manager een notificatie op zijn of haar telefoon. De manager kan meteen de onkosten controleren in de declaratie app en heeft in de app een overzicht van alle declaraties. Een declaratie goed- of afkeuren? Daar is slechts één swipe voor nodig. Makkelijk, toch?3. De boekhouding exporteert met één klik naar het boekhoudpakket
De boekhoudafdeling ontvangt de gecontroleerde declaratieformulieren in een digitaal overzicht in het webportaal. Zijn alle declaraties conform het beleid? Dan exporteert de administratie de declaraties in één keer in het boekhoudpakket. Uitbetalen maar!Handig: Zodra de medewerker in de app declaraties heeft opgeslagen zijn die direct zichtbaar voor de boekhouding. Zo weet de boekhoudafdeling precies hoeveel declaratieformulieren er zijn ingediend en hoeveel er nog openstaan.
Met een app declareren: wat zijn de voordelen?
Volledig digitaal declaratieproces
Rondslingerende bonnen, mappen vol met declaratieformulieren en het overtikken van declaraties in de administratie: op papier of Excel declareren, geeft menig medewerkers ongetwijfeld hoofdpijn. Met een app voor declaraties is dit allemaal verleden tijd: het indienen, controleren en exporteren van declaraties verloopt volledig digitaal. Geen gedoe!
Gemakkelijk voor de medewerker
Door met een app de onkosten te declareren hoeven medewerkers alleen hun bonnen te fotograferen. Vervolgens doet de app het werk. De Optical Character Recognition (OCR) van de app herkent de bon en slaat belangrijke gegevens zoals locatie, bedrag en valuta automatisch op. Dat bespaart medewerkers en de boekhoudafdeling een hoop werk.
Altijd en overal declareren in de cloud
Of je nu in een vliegtuig zit, een koffie koopt aan het tankstation of een lunch hebt met een klant: met een app kan je vanaf elke locatie declareren. De declaraties zijn opgeslagen in de cloud en daarom direct inzichtelijk via de app of desktop.
Eenvoudig kilometers registeren met Google Maps
Of hij nu op bezoek gaat bij een klant of gewoon van huis naar kantoor rijdt: een medewerker legt al snel veel zakelijke kilometers af. In een declaratie app registreer je makkelijk de kilometers dankzij de integratie met Google Maps. Vul de begin- en eindbestemming in van de route of voeg tussenstops toe: de app berekent automatisch het totaal aantal kilometers.
Medewerkers krijgen declaraties sneller uitbetaald
Met een app is het voor medewerkers makkelijker om declaraties in te dienen. Hierdoor komen declaraties sneller bij de manager en de boekhouding terecht en worden ze dus ook een pak sneller verwerkt. Het resultaat? Medewerkers zien hun geld vlug terug op hun bankrekening.
Digitaal declareren met de declaratie app van Exact SRXP
De declaratie app van Exact SRXP is een sterke declaratieoplossing en heeft meer dan 100.000 gebruikers wereldwijd. Benieuwd hoe onze declaratietool werkt?