Automatisering als hefboom voor groei en menselijker werken

“De tijd van papieren personeelsfiches in onoverzichtelijke opbergmappen is in ons kantoor al een tijdje voorgoed verleden tijd.” Aan het woord: Steven Dujardin, Operations Director en Managing Partner bij het Brugse communicatiebureau D’M&S. Als drijvende kracht achter de interne organisatie kreeg hij in 2018 de opdracht om werkprocessen te moderniseren en te digitaliseren. Zijn conclusie was helder: HR kon niet achterblijven. Vandaag werkt D’M&S volledig digitaal, en dat is veel meer dan een handige softwareoplossing. “Voor ons is automatisering een hefboom voor transparantie, betrokkenheid en toekomstgericht werken.”

Van creatief bureau tot data gedreven partner

Al ruim veertig jaar is D’M&S een gevestigde waarde in de Belgische communicatiesector. Wat begon als een creatief bureau, groeide uit tot een onafhankelijke full-service agency met vestigingen in onder meer Brugge, Antwerpen en Brussel. Met een tachtigtal vaste medewerkers beheerst het bureau alle facetten van communicatie: van strategie en branding tot web development en digitale campagnes.

“Wij noemen onszelf een sales driven creative agency”, zegt Steven. “Onze klanten zijn vaak midcap-bedrijven of internationale ondernemingen die de Belgische of buitenlandse markten willen veroveren. Met de recente lancering van D’M&S Insights koppelen we creativiteit aan data en technologie. Hierbij willen we klanten niet enkel inspireren, maar ook strategisch versterken met inzichten die hun marktpositie aantoonbaar verbeteren.” Die focus op technologie beperkt zich niet tot klantenprojecten. Ook intern investeert D’M&S volop in automatisering en digitalisering.

De uitdaging: HR vóór automatisering

Toen Steven in 2018 de interne processen grondig onder de loep nam, viel hem vooral de versnippering op. HR-documenten zaten verspreid in kasten, harde schijven en mailboxen. Onboarding verliep met losse checklists en post-its. “Onze mensen konden niet zelfstandig bij hun contract, verlofregeling of ziektedagen. Alles liep via HR en dat kostte enorm veel tijd”, blikt hij terug.

Dat gebrek aan efficiëntie stond haaks op de dynamiek van het innovatieve agency. “We wilden als organisatie toekomstbestendig zijn. Transparantie en autonomie moesten centraal staan, en dat betekende dat HR-processen drastisch eenvoudiger moesten.”

Een weloverwogen keuze voor digitalisering

D’M&S koos voor een drievoudige modernisering: projectmanagementsoftware, cloudadministratie en HR-automatisering. Voor dat laatste werd gekozen voor een digitale HR-oplossing, Exact Officient, gekoppeld aan het sociaal secretariaat Besox. “We vonden precies wat we nodig hadden: eenvoud, transparantie en een gebruiksvriendelijke selfservice voor onze medewerkers. Bovendien konden we rekenen op lokale ondersteuning, wat enorm belangrijk is in een vakgebied waar taal en vertrouwen cruciaal zijn.”

Concrete impact: van onboarding tot autonomie

De implementatie van het digitale platform leverde snel tastbare verbeteringen op. Medewerkers hebben vandaag hun eigen digitale omgeving waar ze arbeidscontracten, verlofdagen, ziektebriefjes, onboardingdocumenten en zelfs de registratie van assets zoals laptop of bedrijfswagen terugvinden.

“Het is alsof je er een extra medewerker bij krijgt die alle kattebelletjes vervangt”, geeft Steven aan. “Nieuwe collega’s doorlopen hun onboarding via het platform, taken worden automatisch opgevolgd en afgevinkt. Het HR-team wint tijd, maar vooral: onze medewerkers krijgen zelf de regie in handen.” Die autonomie vertaalt zich in betrokkenheid. Van schoolverlaters tot medewerkers met meer dan drie decennia ervaring: alle personeelsleden gebruiken het platform actief. “We zijn een communicatiebureau, dus onze mensen zijn vaak innovatief en tech-minded. Ze verwachten transparantie en vlakke structuren. Exact Officient sluit daar perfect bij aan.”

Technologie met een menselijk gelaat

Automatisering roept soms de vrees op dat het menselijke aspect verdwijnt, maar bij D’M&S is net het omgekeerde waar. Doordat repetitieve administratieve taken verdwijnen, kan HR meer tijd investeren in persoonlijke ondersteuning. “Bovendien vergroot digitalisering de veiligheid binnen onze kantoren”, benadrukt Steven. “Dankzij tweefactorauthenticatie is toegang tot de HR-omgeving optimaal beveiligd. In combinatie met cybersecurity-awareness in de organisatie biedt dit onze medewerkers een betrouwbare digitale werkplek. Onze digitale HR-partner is voor ons een 100 procent betrouwbare schakel.”

Toekomstvisie: verder bouwen op efficiëntie

De modernisering van HR is voor D’M&S geen eindpunt, maar een stap in een bredere strategie. “We hebben de voorbije jaren geleerd hoe groot de impact van automatisering kan zijn. Niet alleen voor onze efficiëntie, maar ook voor onze cultuur van transparantie en vertrouwen. Technologie moet ons vooruit helpen, maar altijd ten dienste van mensen.”

Die visie sluit aan bij de maatschappelijke rol die D’M&S zichzelf toedicht. Als creative agency helpt het bedrijven sterker te communiceren en beter in te spelen op markttendensen. Intern toont het bedrijf dat technologie ook een hefboom kan zijn voor menselijker en flexibeler werken.

Steven’s advies aan andere kmo’s: “Durf de stap te zetten. Automatisering is geen bedreiging, maar een hefboom. Breng je processen in kaart, kies de juiste partners en zorg voor draagvlak bij je medewerkers. De winst in efficiëntie en tevredenheid is enorm.”

Automatisering als hefboom

Het verhaal van D’M&S laat zien dat HR-automatisering veel verder gaat dan digitalisering van papierwerk. Het gaat om het versterken van mensen, het creëren van transparantie en het bouwen aan een organisatie die klaar is voor de toekomst. Of zoals Steven het samenvat: “Automatisering is een hefboom voor groei en menselijker werken.”