Motoreco schakelt digitaal: hoe Exact Online de motor werd van hun administratieve transformatie

‘Performance in motion’. Dat is het motto van Motoreco. Deze onderneming uit Sint-Niklaas sleutelt aan industriële dieselmotoren en componenten. Met snelheid, flexibiliteit en precisie zorgt het team ervoor dat stilstand bij klanten tot een minimum beperkt wordt. De klanten zijn actief in industrie, transport, landbouw, binnenvaart, havens en marine.

Digitalisering als tweede motor

Achter de werkplaats draait intussen een tweede motor: digitalisering. Bestuurder Tom Van Osselaer vertelt hoe Exact Online de ruggengraat vormt van orderverwerking, voorraadbeheer, leverbetrouwbaarheid en facturatie, en hoe dat mensen beter laat samenwerken.

Specialist in motorrevisie en -onderhoud

“Met Motoreco zijn we actief in een nichesector”, aldus Tom. “Als specialist in revisie van industriële dieselmotoren en componenten kan elke klant rekenen op een totaalservice: van analyse en demontage tot revisie, montage en proefdraaien. We investeerden in een modern machinepark en een ruim magazijn met originele onderdelen. Hierdoor kan onze vaste kern van medewerkers dringende opdrachten vakkundig afwerken.”

Tom groeide met het bedrijf mee sinds de doorstart in 1998. “In die beginperiode waren pen en papier én Excelbestanden de gangbare manier van werken. Maar al snel investeerden we in software. Onze passie voor motoren is groot, maar zonder digitale efficiëntie blijf je in de administratie op de rem staan.”

Van losse documenten naar samenhangend geheel

Voor Exact Online verliep de administratie zoals bij veel kmo’s: manuele verwerking van verkooporders, moeilijkheden bij het traceren van leveringen en vertragingen in facturatie. “Onze orderadministratie was een samenhangsel van Excel-bestanden en papieren bonnen. Facturatie gebeurde vaak met vertraging. We verloren kostbare tijd met het opvolgen van orders en leveringen”, blikt Tom terug.

Daarbij ontbrak één centrale plek voor orderstatus, klantcommunicatie en voorraad. Ook de export van facturen naar de boekhouder liep achter. Dat werd hét kantelpunt om de administratie opnieuw als een gesmeerd motorblok te laten lopen.

Exact Online als vertrekbasis

Begin 2024 schakelde Tom over op Exact Online als centrale oplossing voor zijn administratie. De implementatie gebeurde met online begeleiding en opleiding. “Exact Online bood ons precies wat we nodig hadden: een centrale plek voor orders, facturen en klantgegevens”, vertelt Tom. “We kunnen nu een order van offerte tot levering en factuur volledig digitaal opvolgen. Facturen en betalingstermijnen worden automatisch opgevolgd. Dit bespaart ons kostbare tijd.” De boekhouder werkte al met Exact en geeft tussentijds advies. Daardoor is het systeem up-to-date en sluit de financiële opvolging naadloos aan.

Digitale scanservice

Motoreco start elk revisieproject met een digitaal werkorder in Exact. Van daaruit vertrekken bestellingen, worden offertes opgevolgd en na levering start de facturatie vrijwel automatisch. Exact is zo de vertrekbasis van waaruit documenten en acties elkaar logisch opvolgen.

De voorraad en leverbetrouwbaarheid profiteren mee. Tom: “Omdat we realtime inzicht hebben in orderstatus en magazijn, maakt dat de planning transparant. Dankzij cloudtoegang krijgen medewerkers op de baan en in het magazijn dezelfde informatie. Het systeem is eenvoudig en past zich aan onze flows aan.”

Een gamechanger is de digitale scanservice: inkomende facturen worden automatisch gescand, krijgen een boekingsvoorstel en gaan dan door naar de boekhouder. “Dit werkt top”, aldus Tom. “Via het overzicht zie ik maandelijks omzet en kosten, waardoor ik beslissingen snel kan bijsturen.”

Minder fouten, tevredener klanten

Sinds de overstap naar Exact Online Handel is de doorlooptijd van orders verkort en daalt het aantal fouten bij leveringen. Facturatie volgt direct op levering, waardoor cashflow en klantcommunicatie verbeteren. “Onze klanten merken het verschil: snellere leveringen, duidelijke communicatie en correcte facturen”, bevestigt Tom.

Ook intern groeit de samenwerking. Administratie, magazijn en verkoop werken op dezelfde gegevens. Medewerkers delen foto’s, werkorders en documenten in de cloud, zodat iedereen een helder projectbeeld heeft en klanten desgevraagd een dossier ontvangen – van offerte en testplan tot rapportage.

Menselijke kant van automatisering

Technologie rendeert pas als mensen ze omarmen. “Daarom investeerden we in opleiding en duidelijke routines. Automatisering neemt repetitief werk weg en geeft onze collega’s meer tijd voor advies en kwaliteitscontrole. Het resultaat: meer vertrouwen op de werkvloer en bij klanten.”

Schaalbaar groeien met AI

De volgende stap? Nog verder automatiseren waar zinvol, rapportering verfijnen en nieuwe modules verkennen. Ook kunstmatige intelligentie duikt op: Motoreco kijkt hoe slimme herkenning en kwaliteitscontrole de operationele motor nog soepeler kan laten draaien.

Welke tip heeft Tom voor andere kmo’s? “Begin vanuit de knelpunten die je elke dag voelt: orderverwerking, voorraad, leverbetrouwbaarheid, facturatie,… Kies op basis hiervan een oplossing die jouw boekhouder en jouw team mee kunnen dragen. Begeleid je mensen, houd het eenvoudig en bouw digitalisering op in sprints. Zo creëer je een draagvlak bij iedereen die betrokken is. Dit proces draait niet alleen om cijfers, maar ook om een menselijke aanpak achter performante processen.”