Whitepaper:
In 6 stappen uw bouwbedrijf klaarmaken voor de toekomst
In 6 stappen klaar voor de toekomst
Stap 1: Digitaliseer uw kantoor
Projecten, uren, financiën ... Alles wat met administratie te maken heeft, klinkt saai en vervelend. Manueel invoerwerk, cijfers die lastig te vinden zijn ... Geen goed overzicht. Chaos alom. Dat komt vooral omdat de wirwar aan systemen, aangevuld met spreadsheets en zelfs nog papieren documenten niet efficiënt werkt.
Door nu uw hele backoffice te digitaliseren met één systeem schept u orde in de chaos. Gegevens invoeren doet u voortaan maar één keer. Of het nu materiaalkosten, gewerkte uren of facturen zijn.
Dat garandeert meteen ook minder fouten in de werkvoorbereiding. Vervolgens maakt het systeem alles veilig en per rol inzichtelijk. Als u het eenmaal gewend raakt om meteen antwoorden te krijgen op uw vragen, wilt u niets anders meer.
De arbeidsproductiviteit per medewerker bekijken? Dat kan. Heeft u wel genoeg capaciteit voor die nieuwe klus? Dat weet u meteen. En zo niet, welke onderaannemer kunt u dan het best inhuren? U weet het meteen. En hoe zit het met beschikbaar werkkapitaal voor investeringen? U weet het meteen.
Kortom, door te digitaliseren kunt u die geldverslindende, ondoorzichtige administratie omtoveren in een efficiënte digitale assistent die u helpt om uw bouwbedrijf te runnen.
Stap 2: Digitaliseer uw werf
Ook op de werf maakt het analoge plaats voor het digitale. Stel: een bouwtekening krijgt een last-minute update. Als u dat niet snel genoeg aan alle betrokkenen kunt doorgeven, loopt u vertraging op of ontstaan er heel wat misverstanden. Want welke papieren versie is nu de laatste?
Om nog maar te zwijgen van de hoge kosten voor het rechtzetten van fouten. Denk aan duur herstelwerk, stress door spoedklussen (waardoor de kans op fouten nog meer toeneemt) en het onnodig opnieuw inzetten van schaars vakpersoneel. En die ontevreden klant zal zijn klachten niet onder stoelen of banken steken.
De digitale werf lost dat allemaal op omdat u veilig met centraal opgeslagen gegevens werkt. Ongeacht het toestel of besturingssysteem werkt u verder alsof u op kantoor zit.
Voortaan werkt u met de allerlaatste versies van alle bouwtekeningen. Of hou op uw smartphone of tablet de stand van zaken, kwaliteitsinspecties en afvalregistratie bij. Open de app, doe de nodige aanvullingen en u bent weer vertrokken.
Stap 4: Digitaliseer uw samenwerking
Aan de basis van een goede samenwerking ligt een goede communicatie. Dat zal niemand ontkennen. En toch werken veel bouwbedrijven in de praktijk met een wirwar aan tools en communicatiemiddelen.
U sms’t, belt of mailt ... Dat zorgt er alleen maar voor dat de informatie versnipperd raakt en belangrijke gegevens verborgen blijven voor de rest van het bedrijf. Dat zorgt al snel voor misverstanden, verkeerde instructies en hoge kosten als het fout gaat. Iedereen wijst met de vinger naar elkaar en de werksfeer verziekt. Dat is nefast voor de productiviteit van uw collega's.
Door nu met één online systeem te werken waar iedereen altijd aan kan, voorkomt u die negatieve spiraal. Zoals eerder aangegeven zijn de essentiële zaken zoals projectplanningen en bouwtekeningen duidelijk voor iedereen. Er is geen discussie over het wel of niet registreren van alle uren of kosten. De wensen van klanten of opdrachtgevers zijn duidelijk. En u weet zeker of u voldoet aan alle wetten en regels voor werven. Kortom, daar kan geen spreadsheet tegenop.
Stap 6: Profiteer van realtime inzicht
Eenmaal u al uw processen gedigitaliseerd heeft, zijn al uw gegevens altijd up-to-date. Dat effent de weg voor realtime inzicht. Dat klinkt wat technisch, maar is gewoon een heel andere manier van werken. Het betekent namelijk dat u live met uw bouwbedrijf meekijkt. Dat gaat via allerlei dashboards waarmee het systeem bruikbare informatie en trends uit de gegevens vist.
In plaats van alles achteraf te weten te komen, ziet u het nu allemaal voor uw ogen gebeuren. Bijvoorbeeld hoe projecten verlopen, welke uren en kosten door wie worden geregistreerd of hoeveel capaciteit u heeft om nieuwe projecten aan te pakken. Sterker nog, aan de hand van de gegevens die u verzamelt, kan het systeem voorspellen hoe een project gaat lopen. Stel nu dat een bepaalde klus binnen een project achterstand dreigt op te lopen. Dan wordt dat vooraf door het systeem aangegeven. Het personeel kan daar vervolgens op inspelen om tegenslagen te voorkomen.
Duurzaam werken in de cloud
Exact ondersteunt sinds 1984 de behoeften van ondernemers en kmo's. Van kleine bedrijven tot gevestigde middelgrote bedrijven met internationale activiteiten. We hebben een duidelijke focus op het ontwerpen van een geïntegreerde productsuite die specifiek is afgestemd op de behoeften van handelsbedrijven.
U krijgt alleen de functies die u nodig heeft voor een bedrijf als het uwe, waardoor de software vlot geïmplementeerd kan worden.
U krijgt alleen de functies die u nodig heeft voor een bedrijf als het uwe, waardoor de software vlot geïmplementeerd kan worden.
Er is geen herimplementatie nodig wanneer u het ERP-systeem wilt uitbreiden met geavanceerde modules voor bijvoorbeeld WMS, P2P, Expense Management, HR, CRM, Process Modelling/Automation of Business Intelligence. Uitbreiden kan ook via ons App Center, waar u meer dan 700 zakelijke apps vindt die u in de Exact-software kunt integreren. Het ERP-systeem ondersteunt de wetgeving van ruim veertig landen en kent flexibele implementatieopties: volledig beheerde cloudservice, private cloud en on-premise.
Samenvatting
We hopen dat de voordelen van digitalisering voor uw bouwbedrijf duidelijk zijn.
U integreert alle processen op de werf en het kantoor. Dat geeft u ongekend inzicht, laat u helder communiceren en u werkt efficiënter dan ooit tevoren. Dat zorgt uiteindelijk voor hogere marges én is goed voor de duurzaamheid.
Marges en efficiëntie klinken misschien wat abstract. Wij begrijpen goed dat u in de bouw zit om mooie projecten op te leveren met de beste vakmensen die u kunt krijgen. Zodat u jarenlang trots naar een mooi resultaat kunt kijken. Een resultaat waarvan u kunt zeggen dat u het mogelijk maakte.
Maar dan vinden wij dat u daar ook meer voor terug mag zien. De tools zijn er. Het gunstige economische klimaat is er. Het is nu aan u om de volgende stappen te zetten.
Aangezien de bouwsoftware van Exact heel flexibel te configureren is, zijn de mogelijkheden heel divers. Onze software werkt voor u in plaats van andersom.
Ter inspiratie: bekijk eens hoe VOS Vakwerk te werk ging. Dat geeft u een beter beeld van hoe u een digitaliseringsproject aanpakt en wat het effect daarvan is op de dagelijkse praktijk.