Ontdek alles over
Automatische factuurverwerking
Nooit meer manueel aankoopfacturen, kastickets of kassabonnen verwerken: dat bespaart je een pak tijd. Door factuurverwerking met AI te automatiseren, verwerk je elke factuur en betaling tot wel 7 keer sneller. Ook blijft je administratie foutloos én up-to-date. Boekingen goedgekeurd? Check! Dan kan jij je weer bezighouden met belangrijkere taken.
- Facturen en bonnen automatisch herkend en geboekt met AI
- Terugkerende facturen automatisch verwerkt met templates
- Schaalbare goedkeuringsflows, zonder extra licentiekosten
Waarom automatische factuurverwerking belangrijk is
Voor veel ondernemers en finance professionals slorpt factuurverwerking nog altijd meer tijd op dan nodig. Facturen worden fout ingevoerd of gaan verloren in mailboxen en goedkeuringsflows. Daardoor lopen verwerkingstijden al snel stevig op. Met één zelflerend systeem automatiseer je het volledige proces dankzij flexibele workflows en slimme goedkeuringsstromen. Hoe complex facturen ook zijn, jij hoeft deze alleen nog goed te keuren.
Voordelen van automatische factuurverwerking
-
De Purchase Agent leest al je aankoopdocumenten automatisch uit en verwerkt ze met AI tot een compleet voorstel voor de boeking. Of het nu gaat om e-facturen via Peppol, facturen per e-mail of tickets die je inscant met je smartphone of tablet. Je bespaart een pak administratieve tijd en bent in één beweging verlost van al dat papierwerk.
-
Je controleert en vervolledigt elk boekingsvoorstel in een handomdraai. Opvallende bedragen worden meteen gesignaleerd door de Purchase Agent. Boek de factuur vervolgens met één klik in. Slimme technologie maakt terugkerende boekingsvoorstellen telkens nauwkeuriger op basis van je eerdere keuzes en verzamelde informatie. Inkomende e-facturen verstuurd via Peppol worden altijd volledig aangeleverd. Deze documenten worden zonder manueel werk ontvangen en volledig verwerkt.
-
Boeking in orde? Koppel je bank en verstuur betaalopdrachten rechtstreeks vanuit je administratie, waar ze snel en veilig worden verwerkt. Meerdere betalingen bundel je in één verzamelbetaling en betalen kan zelfs onderweg via een mobiele app. Zodra het bankuittreksel is verwerkt, worden betalingen automatisch afgepunt met de juiste posten.
-
In het aankoopoverzicht behoud je de volledige controle over openstaande posten, boekingsvoorstellen en geboekte facturen. Je ziet meteen welke boekingen nog nagekeken of goedgekeurd moeten worden, en welke al verwerkt en betaald zijn. Zo houd je grip op elke stap van je aankoopproces en voorkom je dat facturen blijven liggen.
-
Stel per leverancier in hoe facturen geboekt moeten worden. Bepaal per factuurtype zelf in hoeverre het verwerkingsproces wordt geautomatiseerd. Wil je facturen zelf boeken en opsplitsen, of geef je dat liever uit handen? Door zelf je goedkeuringsflows te bepalen, behoud je maximale controle over wie wat moet goedkeuren, wanneer en onder welke voorwaarden. Extra goedkeurders kunnen gratis deelnemen aan het proces. Volledig schaalbaar!
Deze bedrijven vertrouwen op
de software van Exact
Pak je factuurverwerking slim aan
Tips voor automatische factuurverwerking
Dankzij slimme software en e-facturatie beperk je je verwerkingstijd tot het absolute minimum. Stel ook flexibele templates, automatisering en workflows in voor een soepel en schaalbaar proces. Zo wordt factuurverwerking een fluitje van een cent!
Wat zijn de voordelen van e-facturatie?
Facturen automatisch verwerken en versturen kan nóg sneller, makkelijker en veiliger. Via Peppol factureer je slimmer, sneller en volledig klaar voor de toekomst.
Zo verwerk je razendsnel bonnen en facturen
OCR-scantechnologie en AI maken factuurverwerking een pak eenvoudiger. Of het nu gaat om papieren kastickets of digitale facturen, je legt alles snel en nauwkeurig vast met je smartphone of tablet. Daarna worden ze automatisch uitgelezen en verwerkt.
Profiteer vandaag nog van automatische factuurverwerking
Slimme factuurverwerking begint met de software van Exact.
Voor ondernemers en financieel professionals
Automatiseer je factuurverwerking en laat slimme AI-software het zware werk voor jou doen. Automatische factuurverwerking is standaard inbegrepen in alle edities van Exact Online Boekhouden.
Ook beschikbaar in de ERP-oplossingen die met Boekhouden zijn geïntegreerd (Handel, Productie, Projecten en Bouw)Voor accountants
Ontvang, verwerk en betaal facturen voor je eigen kantoor of voor je klanten.
Met automatische factuurverwerking verdwijnt een flinke hap uit je dagelijkse administratie. Zo houd je meer tijd over voor werk dat er écht toe doet.
Hoe kunnen we je helpen?
-
Interesse in onze producten, maar zit je nog met vragen? Wij zijn telefonisch bereikbaar op +32 2 711 15 11 (op werkdagen tussen 09.00 en 17.30 uur). Of vul het contactformulier in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.
-
Gebruik je de software van Exact, dan heb je automatisch toegang tot de Support Agent in Exact AI Assistant. Een innovatieve AI-tool die 24/7 voor je klaarstaat om al je vragen over automatische factuurverwerking te beantwoorden.
-
Heb je nood aan 1-op-1 advies dat volledig is afgestemd op jouw situatie? Onze consultants helpen je graag met het optimaal inrichten van al je bedrijfsprocessen, inclusief automatische factuurverwerking.
-
Exact organiseert regelmatig trainingen en webinars over automatische factuurverwerking. In deze trainingen krijg je alle nodige kennis mee, van de basis tot het gebruik van automatische factuurverwerking met de software van Exact.
Veelgestelde vragen over automatische factuurverwerking
-
Bonnen en facturen worden automatisch uitgelezen, gecontroleerd en verwerkt tot een nauwkeurig boekingsvoorstel, zonder manueel werk. Na een controle kan je dit voorstel automatisch laten inboeken in de administratie. Hierbij maak je slim gebruik van de Purchase Agent. Deze herkent afwijkingen in aankoopfacturen en doet slimme suggesties om transacties op de juiste grootboekrekening te plaatsen. En dat alles met een nauwkeurigheid van 98%.
E-facturen via Peppol worden volledig digitaal en gestructureerd aangeleverd. Deze bevatten alle nodige gegevens, waardoor manuele invoer niet nodig is. In de meeste gevallen moet je deze alleen nog goedkeuren.
-
Automatische factuurverwerking is standaard beschikbaar in al onze oplossingen. Of je het nu zelf gebruikt als ondernemer, finance professional of accountant, of inzet als accountant om klanten te ondersteunen: wij zorgen dat het werkt. Bekijk de oplossingen van Exact.
-
Nee, e-facturatie en automatische factuurverwerking zijn niet hetzelfde. E-facturatie is het digitaal en gestructureerd verzenden en ontvangen van facturen, bijvoorbeeld via Peppol. Automatische factuurverwerking leest, controleert en boekt facturen volledig automatisch in de administratie. E-facturatie is op zich geen automatische verwerking, maar wél de perfecte basis om facturen sneller en foutlozer te automatiseren.
-
Ja, automatische factuurverwerking is standaard beschikbaar in al onze oplossingen. Of je nu een eenvoudige facturatieoplossing nodig hebt of een volledige boekhoud- of ERP-suite: wij maken het mogelijk. Bekijk de oplossingen van Exact.
-
Facturen kunnen op alle mogelijke manieren binnenkomen: via e-mail, pdf, scan, foto of als e-factuur via Peppol. Ongeacht de bron verwerkt het systeem elke factuur tot een boekingsvoorstel. Er ontstaan geen aparte processen of uitzonderingen per kanaal, wat zorgt voor één uniforme flow.
-
Inkomende facturen worden eerst gescand en ingelezen met Scan & Herken-software. Met OCR-technologie wordt de tekst in het document herkend. Vervolgens interpreteert de Purchase Agent deze gegevens met behulp van AI en zet ze, op basis van eerdere boekingen en instellingen, om in een boekingsvoorstel. Zo worden factuurgegevens correct toegewezen aan onder andere leverancier, btw-code en grootboekrekening.
-
Bij e-facturen via Peppol niet, maar bij andere aankoopdocumenten wel. De nood aan manuele controle wordt tot een minimum herleid. In plaats van gegevens in te voeren, controleer je vooral of het boekingsvoorstel klopt. Alleen wanneer er afwijkingen zijn, zoals onbekende leveranciers, is aanvullende actie nodig. Deze afwijkingen worden gesignaleerd door de Purchase Agent. Zo behoud je de controle zonder onnodige administratieve handelingen.
-
Automatische factuurverwerking zorgt voor een efficiënter administratief proces. Facturen worden sneller verwerkt, fouten door handmatige invoer worden verminderd en de administratie blijft up-to-date. Daardoor ontstaat meer inzicht in kosten en cashflow, omdat gegevens sneller en consistenter beschikbaar zijn.
-
Dat is heel eenvoudig, met een bankkoppeling! Kies een bank, geef toestemming via de bankomgeving en activeer de koppeling. Je voldoet meteen aan alle veiligheids- en compliancevereisten. Zodra de koppeling is gelegd, worden je banktransacties automatisch minstens vier keer per dag ingelezen in je boekhouding. Bekijk de mogelijkheden per bank.
-
Nee. Je richt flexibele goedkeuringsflows in op basis van je eigen voorwaarden (wie keurt wat goed en wanneer). Alle werknemers nemen gratis deel aan dit proces. Zo bouw je een robuuste governance uit, zonder bijkomende licentiekosten.