Ondernemen

Hoe maakt u een creditnota?

Hoe maakt u een creditnota?
Zodra u een factuur verstuurde, mag u die niet meer wijzigen – ook niet in overleg met uw klant. Heeft u dus een fout gemaakt of moet er iets verrekend worden, dan moet u dat op een andere manier oplossen. In zulke gevallen stuurt u uw klanten een creditnota. Met een creditnota geeft u aan dat uw klant de eerder ontvangen factuur niet of niet volledig hoeft te betalen. Maar hoe stelt u een creditnota op? En hoe kunt u eenvoudig een factuur crediteren? In dit artikel leggen we het graag uit.

Wat is een creditnota?

Een creditnota is dus een factuur waarmee u (een deel van) een factuurbedrag kwijtscheldt. Het bedrag is dan ook negatief, wat betekent dat er een minteken voor het factuurbedrag staat. Uw klant hoeft dat bedrag dus niet te betalen. Heeft uw klant de factuur al betaald, dan moet u na het versturen van een creditnota het kwijtgescholden bedrag terugbetalen. U kunt er in overleg ook voor kiezen om dat bedrag als tegoed te behouden voor een nieuwe factuur of volgende aankoop.

Waarom moet u een creditnota opstellen?

‘Het is toch een stuk eenvoudiger om uw klant gewoon even te bellen dat hij niet moet betalen?’, denkt u misschien. Dat klopt, alleen mag dat niet van de belastingdienst. Als u uw klant enkel even opbelt hierover, dan klopt uw boekhouding namelijk niet. Daarom moet u als ondernemer altijd een factuur crediteren met een creditnota. Daarmee legt u de kwijtschelding vast op papier.

Wanneer stuurt u een creditnota?

Er zijn verschillende situaties waarin u een creditnota moet versturen. Dit zijn de meest voorkomende gevallen:
  • Als u een fout heeft gemaakt op een eerder verstuurde factuur.  
  • Als u de verkeerde goederen heeft geleverd aan uw klant.  
  • Als u bestelde en betaalde goederen niet kunt leveren.  
  • Als u uw klant achteraf korting geeft op een factuur.  
  • Als uw klant producten terugstuurt.  

Hoe ziet een creditnota eruit?

Een creditnota ziet er in principe hetzelfde uit als een gewone factuur. Het belangrijkste verschil is dat het bedrag op een creditnota negatief is. Daarnaast staat er bovenaan vaak (in hoofdlettersvermeld dat het om een creditnota gaat. Dat is niet verplicht, maar het is wel aan te raden, want het voorkomt verwarring bij de ontvanger. Verder verwijst een creditnota altijd naar de originele factuur. 

Waar moet een creditnota aan voldoen?

Een creditnota moet aan dezelfde factuureisen voldoen als een gewone factuur. Dat betekent dus dat u op een creditnota ook het btw-nummer vermeldt en dat er een factuurnummer op moet staan. U bent vrij in de manier van nummeren, maar de makkelijkste manier is vaak om gewoon door te nummeren zoals u dat zou doen bij een ‘normale’ factuur.

Vergeet ook niet dat een creditnota – net als een gewone factuur – moet worden opgenomen in uw boekhouding en dus ook valt onder de bewaarplicht.

Verstuurt u ook een creditnota als een klant niet betaalt? 

Vaak wordt gedacht dat u ook een creditnota moet sturen als een klant niet betaalt, zodat u de btw over die factuur niet moet afdragen. Dat werkt helaas niet zo. Als een klant niet betaalt, dan moet u de btw terugvorderen via de belastingdienst. Stuurt een niet-betalende klant dus nooit een creditnota.

Hoe maakt u een creditnota?

Met behulp van een boekhoudprogramma kunt u heel makkelijk een factuur crediteren. Een factuurprogramma zorgt ervoor dat de juiste gegevens op de creditnota staan en genereert automatisch het juiste factuurnummer. Op die manier voorkomt u dat er fouten in uw boekhouding sluipen.  
BE Select your country