De creditnota: uit welke onderdelen bestaat die?

Zodra je een factuur verstuurde, mag je die niet meer wijzigen - ook niet in overleg met je klant. Heb je dus een fout gemaakt of moet er iets verrekend worden, dan moet je dat op een andere manier oplossen. In zulke gevallen stuur je jouw klanten een creditnota. Met een creditnota geef je aan dat je klant de eerder ontvangen factuur niet of niet volledig hoeft te betalen. Maar hoe stel je een creditnota op? En hoe kun je eenvoudig een factuur crediteren? In dit artikel leggen we het graag uit.

Wat is een creditnota?

Een creditnota is dus een factuur waarmee je (een deel van) een factuurbedrag kwijtscheldt. Het bedrag is dan ook negatief, wat betekent dat er een minteken voor het factuurbedrag staat. Jouw klant hoeft dat bedrag dus niet te betalen. Heeft je klant de factuur al betaald, dan moet je na het versturen van een creditnota het kwijtgescholden bedrag terugbetalen. Je kunt er in overleg ook voor kiezen om dat bedrag als tegoed te behouden voor een nieuwe factuur of volgende aankoop.

Waarom moet je een creditnota opstellen?

'Het is toch een stuk eenvoudiger om je klant gewoon even te bellen dat hij niet moet betalen?', denk je misschien. Dat klopt, alleen mag dat niet van de belastingdienst. Als je jouw klant enkel even opbelt hierover, dan klopt de boekhouding namelijk niet. Daarom moet je als ondernemer altijd een factuur crediteren met een creditnota. Daarmee leg je de kwijtschelding vast op papier.

Wanneer stuur je een creditnota?

Er zijn verschillende situaties waarin je een creditnota moet versturen. Dit zijn de meest voorkomende gevallen:

• Als je een fout heeft gemaakt op een eerder verstuurde factuur. 
• Als je de verkeerde goederen heeft geleverd aan je klant. 
• Als je bestelde en betaalde goederen niet kunt leveren. 
• Als je jouw klant achteraf korting geeft op een factuur. 
• Als je klant producten terugstuurt. 

Hoe ziet een creditnota eruit?

Een creditnota ziet er in principe hetzelfde uit als een gewone factuur. Het belangrijkste verschil is dat het bedrag op een creditnota negatief is. Daarnaast staat er bovenaan vaak (in hoofdletters) vermeld dat het om een creditnota gaat. Dat is niet verplicht, maar het is wel aan te raden, want het voorkomt verwarring bij de ontvanger. Verder verwijst een creditnota altijd naar de originele factuur. 

Waar moet een creditnota aan voldoen?

Een creditnota moet aan dezelfde factuureisen voldoen als een gewone factuur. Dat betekent dus dat je op een creditnota ook het btw-nummer vermeldt en dat er een factuurnummer op moet staan. Je bent vrij in de manier van nummeren, maar de makkelijkste manier is vaak om gewoon door te nummeren zoals je dat zou doen bij een 'normale' factuur.Vergeet ook niet dat een creditnota - net als een gewone factuur - moet worden opgenomen in je boekhouding en dus ook valt onder de bewaarplicht.

Verstuur je ook een creditnota als een klant niet betaalt? 

Vaak wordt gedacht dat je ook een creditnota moet sturen als een klant niet betaalt, zodat je de btw over die factuur niet moet afdragen. Dat werkt helaas niet zo. Als een klant niet betaalt, dan moet je de btw terugvorderen via de belastingdienst. Stuurt een niet-betalende klant dus nooit een creditnota.

Hoe maak je een creditnota?

Met behulp van een boekhoudprogramma kun je heel makkelijk een factuur crediteren. Een factuurprogramma zorgt ervoor dat de juiste gegevens op de creditnota staan en genereert automatisch het juiste factuurnummer. Op die manier voorkom je dat er fouten in je boekhouding sluipen.