De belangrijkste voor- en nadelen van boekhouden in Excel

Als startende ondernemer moet je nadenken over de manier waarop je jouw boekhouding gaat bijhouden. Freelancers en kleine zelfstandigen kiezen vaak voor boekhouden in Excel. Sommigen kunnen hier prima mee uit de voeten maar het is lang niet in alle gevallen de beste keuze. Boekhouden in Excel heeft namelijk een aantal voordelen, maar ook redelijk wat nadelen. In dit artikel zetten we alle voor- en nadelen van boekhouden in Excel voor je op een rij.

De voordelen van boekhouden in Excel

We starten met de voordelen. Het is immers niet voor niets dat veel boekhouders kiezen voor boekhouden in Excel.

• Kosten: de belangrijkste reden waarom freelancers en kleine zelfstandigen kiezen voor boekhouden in Excel zijn de relatief lage kosten. Je hebt die software immers vaak standaard op je computer staan, waardoor het geen extra kosten met zich meebrengt.  
• Veel templates beschikbaar: online zijn er veel (gratis) templates te vinden die je kunt gebruiken om te boekhouden in Excel. Handig als je weinig kennis hebt van boekhouden. Maak je gebruik van zo’n template, houd er dan wel rekening mee dat de kwaliteit enorm kan variëren. 
• In eigen beheer: een Excel-bestand heb je in principe volledig in eigen beheer. Daardoor kun je jouw spreadsheet helemaal aanpassen naar je eigen wensen en behoeften. Ook kun je – als je handig bent in Excel – allerlei rapporten en tabellen uitdraaien. 

De nadelen van boekhouden in Excel

Toch kleven er ook heel wat nadelen aan boekhouden in Excel. 

• Goede kennis van Excel nodig: om te kunnen boekhouden in Excel heb je behoorlijk wat kennis van Excel nodig. Dat is zeker het geval als je jouw eigen spreadsheet wilt maken – wat wij je wel zouden aanraden. 
• Foutgevoelig: boekhouden in Excel is behoorlijk foutgevoelig. Wanneer je een formule per ongeluk aanpast of wist, sluipen de doorrekenfouten binnen de kortste keren in je Excel-boekhouding. Dat vraagt veel tijd om het weer op te lossen, maar het kan je ook geld kosten als je de fout niet op tijd doorhad.
• Tijdrovend: in Excel is het niet mogelijk om je facturen en bonnen te importeren. Ook kun je Excel niet koppelen aan je bankrekening. Daardoor verlies je veel tijd met overtikken. En naarmate je boekhouding uitgebreider wordt, kruipt daar dus steeds meer tijd in. 
• Minder veilig: tot slot is boekhouden in Excel ook minder veilig dan boekhouden met behulp van boekhoudsoftware. Je computer maakt namelijk niet automatisch een back-up van je Excel-boekhouding, waardoor je alles kwijt bent als je computer crasht of gestolen wordt (tenzij je manueel back-ups maakt, natuurlijk). 

Is boekhouden in Excel echt gratis?

Als een van de voordelen van Excel noemden we de kosten. In zekere zin is boekhouden in Excel gratis. Natuurlijk moet je betalen voor een licentie of abonnement, maar meestal heb je dat toch al aangeschaft. Toch zijn er ook verborgen kosten. Alles moet namelijk manueel ingevoerd worden. Een groter probleem is dat alles manueel ingevoerd moet worden. Iedere factuur en alle bank- en factuurgegevens ... alles moet in de boekhoudtemplate gezet worden. En dat loopt wel eens fout. Met een klein typfoutje kun je jouw hele Excel-boekhouding om zeep helpen. Soms zie je dat pas als het al veel te laat is en kun je het niet gemakkelijk meer rechtzetten. En dan gaat het je op verschillende manieren geld kosten: het geld dat je misloopt door zo'n fout, de tijd die je erin moet steken om het op te lossen en de kosten voor de boekhouder als je er zelf niet uitkomt.

Alternatieven voor boekhouden in Excel

Hopelijk weet je na het lezen over de voor- en nadelen of boekhouden in Excel voor je de juiste keuze is. Is een Excel-boekhouding dat niet, dan zijn er gelukkig allerlei alternatieven beschikbaar, zoals Exact voor Boekhouden. 

Die software biedt je de mogelijkheid om facturen te maken en bonnetjes te scannen, die verwerkt worden in een dashboard. Doordat de software gekoppeld is aan je bankrekening heb je altijd realtime inzicht in je inkomsten en uitgaven. Ook stelt de software automatisch een voorlopige btw-aangifte voor je op, die je kunt delen met je boekhouder of die je kunt gebruiken om zelf je btw-aangifte te doen.