Financieel

Dit zijn de belangrijkste voor- en nadelen van boekhouden in Excel

Boekhouden in Excel
Als startende ondernemer moet u nadenken over de manier waarop u uw boekhouding gaat bijhouden. Freelancers en kleine zelfstandigen kiezen vaak voor boekhouden in Excel. Sommigen kunnen hier prima mee uit de voeten maar het is lang niet in alle gevallen de beste keuze. Boekhouden in Excel heeft namelijk een aantal voordelen, maar ook redelijk wat nadelen. In dit artikel zetten we alle voor- en nadelen van boekhouden in Excel voor u op een rij.

De voordelen van boekhouden in Excel

We starten met de voordelen. Het is immers niet voor niets dat veel boekhouders kiezen voor boekhouden in Excel.
  • Kosten: de belangrijkste reden waarom freelancers en kleine zelfstandigen kiezen voor boekhouden in Excel zijn de relatief lage kosten. U heeft die software immers vaak standaard op uw computer staan, waardoor het geen extra kosten met zich meebrengt.  
  • Veel templates beschikbaar: online zijn er veel (gratis) templates te vinden die u kunt gebruiken om te boekhouden in Excel. Handig als u weinig kennis heeft van boekhouden. Maakt u gebruik van zo’n template, houd er dan wel rekening mee dat de kwaliteit enorm kan variëren. 
  • In eigen beheer: een Excel-bestand heeft u in principe volledig in eigen beheer. Daardoor kunt u uw spreadsheet helemaal aanpassen naar uw eigen wensen en behoeften. Ook kunt u – als u handig bent in Excel – allerlei rapporten en tabellen uitdraaien. 

De nadelen van boekhouden in Excel

Toch kleven er ook heel wat nadelen aan boekhouden in Excel. 
  • Goede kennis van Excel nodig: om te kunnen boekhouden in Excel heeft u behoorlijk wat kennis van Excel nodig. Dat is zeker het geval als u uw eigen spreadsheet wilt maken – wat wij u wel zouden aanraden. 
  • Foutgevoelig: boekhouden in Excel is behoorlijk foutgevoelig. Wanneer u een formule per ongeluk aanpast of wist, sluipen de doorrekenfouten binnen de kortste keren in uw Excel-boekhouding. Dat vraagt veel tijd om het weer op te lossen, maar het kan u ook geld kosten als u de fout niet op tijd doorhad.
  • Tijdrovend: in Excel is het niet mogelijk om uw facturen en bonnen te importeren. Ook kunt u Excel niet koppelen aan uw bankrekening. Daardoor verliest u veel tijd met overtikken. En naarmate uw boekhouding uitgebreider wordt, kruipt daar dus steeds meer tijd in. 
  • Minder veilig: tot slot is boekhouden in Excel ook minder veilig dan boekhouden met behulp van boekhoudsoftware. Uw computer maakt namelijk niet automatisch een back-up van uw Excel-boekhouding, waardoor u alles kwijt bent als uw computer crasht of gestolen wordt (tenzij u manueel back-ups maakt, natuurlijk). 

Is boekhouden in Excel echt gratis?

Als een van de voordelen van Excel noemden we de kosten. In zekere zin is boekhouden in Excel gratis. Natuurlijk moet u betalen voor een licentie of abonnement, maar meestal heeft u dat toch al aangeschaft. Toch zijn er ook verborgen kosten. Alles moet namelijk manueel ingevoerd worden. Een groter probleem is dat alles manueel ingevoerd moet worden. Iedere factuur en alle bank- en factuurgegevens ... alles moet in de boekhoudtemplate gezet worden. En dat loopt wel eens fout. Met een klein typfoutje kunt u uw hele Excel-boekhouding om zeep helpen. Soms ziet u dat pas als het al veel te laat is en kunt u het niet gemakkelijk meer rechtzetten. En dan gaat het u op verschillende manieren geld kosten: het geld dat u misloopt door zo'n fout, de tijd die u erin moet steken om het op te lossen en de kosten voor de boekhouder als u er zelf niet uitkomt.

Alternatieven voor boekhouden in Excel

Hopelijk weet u na het lezen over de voor- en nadelen of boekhouden in Excel voor u de juiste keuze is. Is een Excel-boekhouding dat niet, dan zijn er gelukkig allerlei alternatieven beschikbaar, zoals Exact voor Boekhouden. 

Die software biedt u de mogelijkheid om facturen te maken en bonnetjes te scannen, die verwerkt worden in een dashboard. Doordat de software gekoppeld is aan uw bankrekening heeft u altijd realtime inzicht in uw inkomsten en uitgaven. Ook stelt de software automatisch een voorlopige btw-aangifte voor u op, die u kunt delen met uw boekhouder of die u kunt gebruiken om zelf uw btw-aangifte te doen.
BE Select your country