Choose a different country or region if you want to see the products and prices for your location. Click Continue to go to the selected country or region.

Financieel

10 tips tegen uw coronakater (en vóór grip op uw kosten)

10 tips tegen je coronakater

De wereld van vóór de coronacrisis keert niet meer terug. Het virus zorgde voor een grondige verstoring van heel wat vertrouwde basisstructuren. Kinderen gaan niet meer school, we zitten zelf verplicht thuis en de zorgsector werd overhoop gehaald. Om ervoor te zorgen dat uw bedrijf ondanks die bijzondere omstandigheden overeind blijft, is het belangrijk om uw kosten onder controle te houden.

Handelt u vanuit paniek of controle?

Veel bedrijven en organisaties hebben het zwaar. De omzet daalt en hele sectoren hebben de deuren moeten sluiten. Maar ondertussen lopen de kosten in veel gevallen gewoon door. Het salaris van het personeel, de huurprijs en schoonmaak van het pand, terwijl er waarschijnlijk nauwelijks nog mensen komen, autoleasecontracten, abonnementen voor bedrijfssoftware en internet en telefonie: het moet allemaal gewoon betaald worden.

Nu veel bedrijven de klap op hun omzet duidelijk voelen, nemen ze maatregelen om  kosten terug te schroeven. Aangezien gemiddeld grofweg 70% van de bedrijfskosten bestaan uit lonen, lijkt het aantrekkelijk om daarin te snijden. Dat reactief ontslaan van mensen kan echter leiden tot persoonlijke drama’s én brengt op langere termijn risico’s mee voor uw bedrijf. Als u een goed inzicht heeft in uw kosten, kunt u verstandigere keuzes maken.

Toen Corona nog een Mexicaans biertje was..

Om de continuïteit te garanderen, is het net nu belangrijk om uw kosten onder controle te houden. Kritieke bedrijfsprocessen moeten duidelijk zijn en vitale producten en leveranciers moet in kaart gebracht worden – net als de kosten die daarmee gepaard gaan. Welke contracten heeft u lopen en aan welke voorwaarden? Lopen er aankoopcontracten af die u - gezien de veranderde economische situatie - tegen andere prijzen en voorwaarden kunt afsluiten of stopzetten? Welke verplichtingen heeft u momenteel en welke impact hebben die op uw cashflow? Hoe gaat u om met de kostenbudgetten die vastgelegd werden toen Corona nog gewoon Mexicaans bier was?

Het zijn niet alleen de grote vaste kosten die doorlopen. Omdat veel personeel nu van thuis uit werkt, werden de afgelopen weken honderdduizenden thuiskantoren ingericht. Laptopstandaards, toetsenborden, schermen, muizen en ga zo maar door: de bol.com’s van deze wereld spinnen er garen bij en verkopen evenveel als in de kerstperiode. Veel van de aankoopbonnen voor al deze thuiskantoren worden ingediend waardoor uw kosten verder oplopen. Hoe houdt u daar grip op? Hoe zorgt u voor een gestroomlijnd proces zodat de medewerker het voorgeschoten bedrag weer snel terug op zijn rekening krijgt? En hoe verwerkt u al die ingediende onkostennota’s efficiënt?

Dit is wat u wél kunt doen

Op de verdere ontwikkeling van de coronacrisis hebben we, buiten het volgen van de regels die de overheid ons oplegt, weinig invloed. Waar u wél invloed op heeft, is hoe u deze crisis zo goed mogelijk uithoudt. Dit is het moment waarop u sturing kunt geven. Bepaal nu hoe u ervoor staat als de maatregelen straks worden versoepeld en de bedrijvigheid weer toeneemt. Wacht u nu gewoon af en hoopt u dat, als u de crisis overleeft, het nooit meer gebeurt? Of kiest u voor meer grip en controle, zodat u bij een volgende tegenslag direct de juiste keuzes kunt maken?

Wij geven u in elk geval 10 tips om uw coronakater zoveel mogelijk te beperken en u te wapenen voor de toekomst:

Tips om juist nu grip en controle te houden over uw uitgaven:

  1. Bent u financieel solide? Trek investeringen naar voren en creëer een win-win situatie met uw leverancier. De leverancier voorkomt een dip in zijn werkzaamheden en u bekomt de gewenste resultaten eerder.
  2. Heeft u het nu minder druk? Maak gebruik van dit moment. Zorg ervoor dat u grip en controle krijgt. De coronacrisis is niet de laatste crisis die ons en de economie zal raken. Nu maatregelen nemen zorgt ervoor dat u de volgende crisis beter doorstaat.
  3. Voorkom liquiditeitsproblemen bij uw leveranciers en betaal zo snel mogelijk de facturen. Dit zorgt ervoor dat de keten kan blijven draaien.
  4. Wees scherp op de inkomende factuurstroom. Zorg ervoor dat een factuur gematched kan worden tegen een verplichting of een inkoopcontract. Dit bespaart tijd en kosten in de administratieve afhandeling en het komt de gehele keten ten goede als u op tijd betaalt.
  5. Wilt u kosten besparen? Zorg voor goed contractbeheer. Krijg inzicht in uw inkoopcontracten, de condities van het contract en de momenten waarop u actie dient te ondernemen, zoals het opzeggen of verlengen van het contract.
  6. Zorg voor grip en controle over de verplichtingen die medewerkers en afdelingen aan willen gaan. Formaliseer beslislijnen voor die verplichtingen en zet ze af tegen het eventueel gewijzigde (kosten)budgetten. Zo voorkomt u onverwachte verrassingen bij de ontvangst van de inkoopfactuur.
  7. Weet wat er besteld wordt en bij wie. Mensen denken vaak dat juist hun inkoopopdrachten spoed hebben of dat er toch echt maar een geschikte leverancier is. Wees op de hoogte en hou de controle door belangrijke aankopen door de juiste personen goed te laten keuren.
  8. Vele kleintjes maken een grote. Hou ook kleine uitgaven goed in de gaten en zorg ervoor dat medewerkers voorgeschoten bedragen snel terugkrijgen voor bijvoorbeeld hun thuiskantoor of andere met het werk verbonden onkosten. Het stroomlijnen van dat aangifteproces wordt met slimme automatisering in geen tijd geregeld en levert een besparing op van 75% in het proces. Dat is snel verdiend!
  9. Wees er bij vergoedingen scherp op of uitgaven vallen binnen de vrije loonruimte of niet. Voorkom dat de vrije ruimte wordt overschreden en u een flink bedrag moet na betalen.
  10. Denk er over na hoe u grip en controle behoudt als de economie straks weer op gang komt. Is uw organisatie dan klaar om op volle kracht opnieuw te draaien?

 

Author image
Jos Suijkens

Jos Suijkens werkt ruim 12 jaar bij Exact. De laatste jaren heeft Jos zich gespecialiseerd in onze expense maganement en purchase to pay oplossingen. Hij kent de markt en onze producten als zijn broekzak en schrijft en spreekt hier graag over.

BE Select your country