Boekhouding automatiseren? Richt je op deze drie succesfactoren!

Je leest het overal en hoort het vaak van klanten en collega’s in accountancy: je rol als accountant verschuift van cijfercontroleur naar strategisch adviseur. In de praktijk is deze rol vaak lastig te realiseren, onder meer omwille van de toegenomen werkdruk als gevolg van nieuwe complianceregelgeving. Te vaak betrap je jezelf op handmatige controles, e-mails naar klanten waarin je boekhouddocumenten opvraagt en switcht van het ene naar het andere softwareprogramma. De kwaliteit van het werk moet immers wel op peil blijven. En wie moet het anders doen?  

Uitdagingen in de accountancy 

Exact-expert Willem Tack spreekt maar al te vaak accountants die tegen bovenstaande uitdagingen aan lopen. “Ongeacht welk type dienstverlening of advisering: klanten verwachten steeds meer van accountants, en in deze krappe arbeidsmarkt kom je handen tekort.” Het recent uitgevoerde KMO Barometer onderzoek van Exact benadrukt deze uitdagingen: 43% van de accountants- en boekhoudkantoren heeft moeite met het werven van ervaren professionals. 40% geeft aan dat betere integratie van accountancysoftware zou bijdragen aan efficiëntere processen en 47% vindt dat het automatiseren van controles, rapportages en periodeafsluitingen een innovatie is die enorm veel waarde oplevert voor hun klanten.   

Wil je niet langer alles zelf controleren, en toch de kwaliteit en controle optimaliseren? Volgens Willem is het de hoogste tijd om te focussen op drie succesfactoren.  

1: Volledige, juiste en actuele cijfers 

“Volledige, juiste en actuele cijfers die onderling op elkaar aansluiten, zijn je fundament. In Exact Online Boekhouden laat je bonnetjes en aankoopfacturen digitaal via Peppol aanleveren en door machine learning verwerken. Ook communiceer je met je klanten via een handige chatfunctie. Zo verminder je het aantal klantvragen. En wat denk je van een app waarmee klanten zelf factureren? Op het moment dat ze de verkoopfactuur versturen, vind je de boeking al terug in de administratie.”  

2: Management by exception 

“Door slimme accountancysoftware in te zetten voor je controlewerkzaamheden, hoef je zelf alleen nog uitzonderingen te beoordelen. Neem bijvoorbeeld Smart Closing in Exact Online Boekhouden: relevante veranderingen en onjuistheden in de boekhouding worden automatisch gesignaleerd bij de periodeafsluiting.

Zo krijg je bijvoorbeeld alerts als tussenrekeningen een saldo hebben van nul euro, of wanneer er openstaande posten zijn voor verkopen die vanuit bank, kas en diversendagboek zijn geboekt. Hierdoor check je vlot ontbrekende facturen of onterechte boekingen. Een ander voorbeeld: je wordt verwittigd wanneer het btw-nummer van leveranciers en klanten is ingevuld en correct is volgens de VIES-check. Of wat dacht je van een grondige controle of de gebruikte btw-code in een transactie overeenkomt met de landcode van de leverancier of klant? 

3: Adviseren blijft mensenwerk 

“Deze drie factoren zorgen voor een stevige basis. Met correcte cijfers kom jij toe aan klanten adviseren, mensenwerk dus. Het is een kwestie van je klant goed te kennen, zijn of haar business te begrijpen en cijfers op de juiste manier te interpreteren binnen de context van de klantomgeving. Vooral in die brede context valt nog veel te winnen.

Ook hier kan automatisering je helpen. Ook al heeft artificiële intelligentie vandaag nog niet alle antwoorden paraat, toch verwachten we dat we in de toekomst almaar gemakkelijker overzichten en inzichten zullen kunnen opvragen vanuit allerlei mogelijke invalshoeken en over meerdere informatiebronnen. Of het nu gaat om leveranciers, afnemers, concurrenten van je klanten of bepaalde benchmarks: je doet er goed aan open te staan voor alles dat de technologie ons biedt én gaat bieden op weg naar optimale kwaliteit, controle en advies!” 

Meer weten over je boekhouding automatiseren met de software Exact? Meer informatie vind je op een van de volgende links:

12 inzichten om de positie van je kantoor te versterken 

Je klanten verwachten niet alleen dat je hun cijfers verwerkt en controleert. Ze willen ook begeleiding en advies, precies op het moment dat zij het nodig hebben. Maar hoe help je jouw klanten zo goed mogelijk in een tijd van personeelstekorten en een wirwar aan data die op verschillende plekken zit? Hoe zorg je dat je interne bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk verloopt? Onze Exact-experts delen 12 inzichten die je helpen om de positie van je kantoor te versterken. Elke maand lichten wij één van de inzichten verder toe.