Wat zijn voorraadkosten en hoe kan ik ze berekenen?
Als je een handelsonderneming runt, is het belangrijk om te weten welke kosten er verbonden zijn aan de voorraad in je magazijn. Heb je geen zicht op je voorraadkosten, dan is het moeilijk om ze onder controle te houden. We zetten even de belangrijkste kostenposten op een rijtje en geven je tips om de kosten van je voorraad te berekenen en verlagen.
Welke voorraadkosten zijn er?
Bij een voorraad komen verschillende kosten kijken, het is dan ook makkelijk om soms het overzicht te verliezen. We helpen je op weg met de drie meest voorkomende voorraadkosten:
1. Opslagkosten – de ruimte:
Denk bijvoorbeeld aan de huur of financiering van je pand/magazijn en het gebruik van airco, verwarming of bewaking. Denk ook aan overige zaken, zoals personeelskosten en de kosten voor aanschaf van vorkheftrucks. Wil je de voorraadkosten berekenen voor de opslag? Kosten voor opslag worden uitgedrukt in m2 magazijn. Je moet rekenen op gemiddeld 100-200 euro per vierkante meter magazijn.
2. Risicokosten:
Hieronder vallen kosten voor verzekering, diefstal en risico op incourante voorraad (een product dat niet meer verkoopt, maar dat je wel op voorraad hebt). Incourante voorraad komt vaker voor bij modegevoelige producten of in de voedingsindustrie. Producten in deze branches kunnen immers relatief snel hun waarde verliezen. De risicokosten verschillen dus per sector of type product. Je kunt de voorraadkosten rond risico berekenen door uit te gaan van een kostenpost van ongeveer 10% over de waarde van de voorraad. Let op: dit is een schatting.
3. Rente kosten:
Wellicht de meest lastige kostenpost om te bepalen. Om voorraad aan te houden is een investering nodig. Dat geld moet geleend worden of is geld dat niet elders in het bedrijf geïnvesteerd kan worden. Bedrijven rekenen met een bankrente of nemen hiervoor een intern ‘opportunity’ percentage. Deze percentages variëren, maar liggen gemiddeld tussen de 10-15% over de waarde van de voorraad. Op deze manier kun je de voorraadkosten berekenen voor rentekosten.
1. Opslagkosten – de ruimte:
Denk bijvoorbeeld aan de huur of financiering van je pand/magazijn en het gebruik van airco, verwarming of bewaking. Denk ook aan overige zaken, zoals personeelskosten en de kosten voor aanschaf van vorkheftrucks. Wil je de voorraadkosten berekenen voor de opslag? Kosten voor opslag worden uitgedrukt in m2 magazijn. Je moet rekenen op gemiddeld 100-200 euro per vierkante meter magazijn.
2. Risicokosten:
Hieronder vallen kosten voor verzekering, diefstal en risico op incourante voorraad (een product dat niet meer verkoopt, maar dat je wel op voorraad hebt). Incourante voorraad komt vaker voor bij modegevoelige producten of in de voedingsindustrie. Producten in deze branches kunnen immers relatief snel hun waarde verliezen. De risicokosten verschillen dus per sector of type product. Je kunt de voorraadkosten rond risico berekenen door uit te gaan van een kostenpost van ongeveer 10% over de waarde van de voorraad. Let op: dit is een schatting.
3. Rente kosten:
Wellicht de meest lastige kostenpost om te bepalen. Om voorraad aan te houden is een investering nodig. Dat geld moet geleend worden of is geld dat niet elders in het bedrijf geïnvesteerd kan worden. Bedrijven rekenen met een bankrente of nemen hiervoor een intern ‘opportunity’ percentage. Deze percentages variëren, maar liggen gemiddeld tussen de 10-15% over de waarde van de voorraad. Op deze manier kun je de voorraadkosten berekenen voor rentekosten.
Je voorraadkosten berekenen met formules
De bovenstaande cijfers geven een goed beeld van je gemiddelde voorraadkosten. Als je al deze kosten bij elkaar optelt, kom je aan een totaal van ongeveer 25% van de waarde van je product. Wanneer je een voorraad aanhoudt van 1 miljoen euro kunnen deze kosten dus op jaarbasis oplopen tot een gemiddelde aan voorraadkosten van 250.000 euro.
Dat is niet de enige manier om de kosten van je voorraad te berekenen. Er bestaan verschillende formules waarmee je je kosten duidelijk kunt maken. Zoals deze:
Gemiddelde voorraadkosten = (beginvoorraad + eindvoorraad) / 2 x gemiddelde voorraadkosten per eenheid
Deze formule houdt rekening met de gemiddelde waarde van de voorraad gedurende een bepaalde periode. De beginvoorraad is de waarde van de voorraad aan het begin van de periode, de eindvoorraad is de waarde van de voorraad aan het einde van de periode. De gemiddelde voorraadkosten per eenheid is de totale kosten van de voorraad gedeeld door het aantal eenheden.
Dat is niet de enige manier om de kosten van je voorraad te berekenen. Er bestaan verschillende formules waarmee je je kosten duidelijk kunt maken. Zoals deze:
Gemiddelde voorraadkosten = (beginvoorraad + eindvoorraad) / 2 x gemiddelde voorraadkosten per eenheid
Deze formule houdt rekening met de gemiddelde waarde van de voorraad gedurende een bepaalde periode. De beginvoorraad is de waarde van de voorraad aan het begin van de periode, de eindvoorraad is de waarde van de voorraad aan het einde van de periode. De gemiddelde voorraadkosten per eenheid is de totale kosten van de voorraad gedeeld door het aantal eenheden.
Hoe verlaag je voorraadkosten?
Met de bovenstaande formules kun je eenvoudig de kosten van je voorraad berekenen. Maar misschien schrik je wel van de uitkomst van de berekening en wil je je kosten verlagen. Ontdek hoe je dit doet met de volgende tips:
Optimaliseer de voorraad
Een te grote voorraad aanhouden is zoals boodschappen doen terwijl je honger hebt: het lijkt een goed idee op dat moment, maar uiteindelijk koop je te veel, geef je meer uit en verspil je een (groot) deel. Door de voorraad te optimaliseren en alleen te bestellen wat nodig is, verminder je deze kosten aanzienlijk.
Verbeter de vraagvoorspelling met forecasting
Niemand kan de toekomst voorspellen. Maar je kunt wel beter worden in het voorspellen van de vraag van je klanten. Daardoor voorkom je overproductie en hoef je geen voorraadkosten te betalen voor onverkochte goederen.
Verminder veroudering en bederf
Door producten met een kortere houdbaarheid eerst te verkopen en een betere voorraadbeheer en -planning, kun je veroudering en bederf voorkomen. Zo hoef je niet onnodig veel geld te betalen voor producten die niet meer verkocht kunnen worden.
Je voorraad berekenen en beheren met handelssoftware
Door efficiënt voorraadbeheer kun je je voorraadkosten fors verlagen. Eenvoudiger gezegd dan gedaan, denk je misschien. Maar met een slim voorraadbeheersysteem is het ook écht eenvoudig. Met een alles-in-één-handelssoftware maak je betere voorspellingen van de productvraag, richt je je voorraadbeheer efficiënter in door het proces van inkoop, ontvangst, opslag en verzending van producten te automatiseren én hanteer je aan de hand van data optimale voorraadniveaus.
FAQ
Voorraadkosten berekenen voorbeeld 1.
gemiddelde voorraadkosten = (beginvoorraad + eindvoorraad) / 2 x gemiddelde voorraadkosten per eenheid
Voorraadkosten berekenen voorbeeld 2.
Kosten van verkochte goederen (COGS) = Beginvoorraad + Inkoop - Eindvoorraad
Deze tweede formule berekent de kosten van de goederen die werden verkocht gedurende een bepaalde periode, op basis van de beginvoorraad, inkoop en eindvoorraad. Het verschil tussen beginvoorraad en eindvoorraad geeft de verandering in voorraadniveau weer.
Er zijn meer formules die je kunt toepassen. De keuze voor een specifieke formule is afhankelijk van je strategie rond voorraadbeheer.
gemiddelde voorraadkosten = (beginvoorraad + eindvoorraad) / 2 x gemiddelde voorraadkosten per eenheid
Voorraadkosten berekenen voorbeeld 2.
Kosten van verkochte goederen (COGS) = Beginvoorraad + Inkoop - Eindvoorraad
Deze tweede formule berekent de kosten van de goederen die werden verkocht gedurende een bepaalde periode, op basis van de beginvoorraad, inkoop en eindvoorraad. Het verschil tussen beginvoorraad en eindvoorraad geeft de verandering in voorraadniveau weer.
Er zijn meer formules die je kunt toepassen. De keuze voor een specifieke formule is afhankelijk van je strategie rond voorraadbeheer.
Het bepalen van de juiste hoeveelheid voorraad is een constante evenwichtsoefening tussen vraag en aanbod. Om het optimale voorraadniveau te berekenen, kijken we onder meer naar het vraagpatroon van het artikel, de levertijd om de voorraad aan te vullen en kostenfactoren. Lees hier meer over het bepalen van voorraadkosten.