Zo maak je een financiële prognose met software
Als ondernemer heb je ongetwijfeld een sterk buikgevoel wanneer het aankomt op je eigen zaak. Maar strategische beslissingen nemen of financiële risico’s inschatten, doe je toch nog altijd beter op basis van duidelijke inzichten. Die inzichten krijg je door een financiële prognose te maken. Een financiële prognose voorspelt toekomstige inkomsten en kosten van je organisatie. Hoe je een financiële prognose kan opstellen en welke rol forecasting software kan spelen, lees je hier.
Wat is een financiële prognose?
Toekomstbestendige organisaties onderscheiden zich doordat ze altijd een scherp beeld hebben van hun financiën op korte én lange termijn. Die inzichten gebruiken ze bij elke besluitvorming. Inzicht in je financiële toekomst begint met financiële prognoses. Hiermee breng je verwachte inkomsten en uitgaven in kaart. Dat doe je vaak op basis van twee bronnen: resultaten uit het verleden en verwachte toekomsttrends. Die combinatie levert je waardevolle voorspellingen van je omzetcijfers en kasstromen op. Zo stuur je je organisatie met data-gedreven kennis.
Verschil tussen prognoses en begrotingen
De financiële prognose wordt vaak verward met de begroting. Hoewel je ze beide opstelt om je te helpen bij financiële keuzes zijn er twee belangrijke verschillen.
Vast versus flexibel
Terwijl je een begroting voor een vaste periode vaststelt en niet meer verandert (vaak voor een boekjaar), maak je een prognose voor de korte termijn en werk je ‘m regelmatig bij op basis van nieuwe kennis.Meten versus voorspellen
Begrotingen gebruik je als benchmark om je prestaties te meten en budgetten binnen bepaalde grenzen te houden. Met een prognose kijk je vooral vooruit. Je gebruikt dit overzicht voor planningen en aanpassingen om je organisatie door veranderingen te navigeren.Drie redenen om te werken met financiële prognoses
Maak moeilijke beslissingen inzichtelijker
Producten inkopen, personeel inplannen of investeringen doen: het zijn zaken die best risicovol kunnen zijn voor een organisatie. Je maakt immers kosten, zonder te weten of je de investering terugverdient. Prognoses geven een beeld van de verwachte vraag naar jouw product of dienst, en de opbrengsten ervan. Met andere woorden: je kunt beter inschatten of je die dagelijkse kosten later weer terugverdient.Maak financieringsaanvragen mogelijk
Ben je van plan om een financieringsaanvraag te doen bij een bank of investeerder? Dan vragen zij vaak om een onderbouwing die toont dat je in staat bent om de schuldenlast op termijn terug te betalen. Werk je met financiële prognoses, dan heb je een goede basis voor deze onderbouwing.Maak strategische keuzes op basis van toekomstscenario’s
Hoe ziet je financiële worstcasescenario eruit? En wat is de verwachte maximale groei die je organisatie kan realiseren dit jaar? Het zijn belangrijke vragen voor de toekomst van je organisatie. Met een financiële prognose formuleer je realistische antwoorden en maak je op basis daarvan strategische keuzes.
Zelf een financiële prognose maken: een voorbeeld in 3 stappen
Veel ondernemers kijken op tegen ingewikkelde berekeningen en grote hoeveelheden data wanneer ze een financiële prognose willen maken. Toch hoeft dit niet zo te zijn. Met de drie stappen in dit voorbeeld leg je een basis voor je eerste financiële prognose.
Stap 1: verzamel alle relevante gegevens
Een financiële prognose begint bij een goed inzicht in je huidige situatie. Verzamel daarom eerst zoveel mogelijk gegevens die een beeld geven van de financiële gezondheid van je organisatie. Daarvoor kun je het onderstaande type gegevens gebruiken.
Verkoopgegevens
- Verkoopcijfers per maand, kwartaal of jaar
Kosten en uitgaven
- Inkoop- en voorraadkosten
- Operationele kosten (huur, salarissen en onderhoud)
- Marketingkosten (advertentiekosten, promotiekosten)
Financiële gegevens
- Bruto-en netto-omzet en -winst
- Inkomende en uitgaande kasstromen
- Lopende leningen en schulden
Specifieke gegevens
- Seizoensgebonden verkoop- en kostenfluctuaties
- Concurrentieontwikkelingen
- Markttrends
Stap 2: Prognose opstellen
In de volgende stap ga je echt aan de slag met je prognose. De financiële prognose kan je opstellen in vijf eenvoudige stappen zoals in dit voorbeeld:
1. Definieer je doelstellingen
Omschrijf het doel van je prognose. Wil je bijvoorbeeld omzetgroei realiseren? Kosten beter beheersen? Of winst maximaliseren? Duidelijke doelstellingen helpen om de focus te behouden.2. Maak een basisprognose
Gebruik historische verkoopgegevens om toekomstige verkoopcijfers te voorspellen. Steeg je omzet de afgelopen jaren structureel met 5%? Dan kun je dit gebruiken als uitgangspunt voor je prognose. Doe hetzelfde voor je kosten. Je winstprognose bereken je door de kosten van de winst af te trekken.3. Ontwikkel verschillende scenario’s
Maak een optimistisch scenario. Wat gebeurt er als je verkoop met 10% stijgt in plaats van 5%? Hoe beïnvloedt dit je winst? Doe hetzelfde voor een pessimistisch scenario. Welke kosten kun je verlagen om dit op te vangen? Werk tot slot het meest waarschijnlijke scenario uit, met realistische aannames op basis van historische data.4. Seizoenswisselingen
Onderzoek welke aannames je maakt in je prognose en hoe de seizoenen deze resultaten beïnvloeden. Welk effect hebben de wintermaanden bijvoorbeeld op je verkoop?5. Plan voor onverwachte gebeurtenissen
Bereid je goed voor op de slechtste scenario’s met een noodplan. Denk bijvoorbeeld aan het aanleggen van reserves om grote tegenslagen op te vangen. Of de mogelijkheid van een flexibel contract met een leverancier.
Stap 3: Monitoren en bijstellen
Je hebt als ondernemer helaas geen glazen bol om de toekomst te voorspellen. Monitoren en evalueren is daarom erg belangrijk. In stap 3 in dit voorbeeld van een financiële prognose schenk je daarom aandacht aan monitoring. Door structuur te creëren, maak je dit makkelijker. Dat doe je zo:
Toets je prognose regelmatig af
Maak elke maand of elk kwartaal een overzicht waarin je je werkelijke resultaten vergelijkt met je prognose en rapporteer deze resultaten telkens in een vast format.Analyseer de afwijkingen
Kom je positieve afwijkingen tegen? Onderzoek dan de mogelijkheden voor groei. Onderzoek bij negatieve afwijkingen hoe je kosten kunt verlagen of in hoeverre je tegenvallende verkopen kunt stuwen.Stel je prognoses bij
Herbekijk regelmatig je aannames in de prognose, door bijvoorbeeld verwachte groeipercentages bij te werken, nieuwe kostenposten toe te voegen en specifieke trends beter uit te werken.
Forecasting software vereenvoudigt financiële prognoses
Als je financiële prognose handmatig gaat opstellen in, bijvoorbeeld, Excel zal je op een aantal beperkingen botsen. Je werkt met grote hoeveelheden data: het wordt al snel erg complex. Excel is ook niet ideaal om dagelijkse rapportages uit te werken. Bovendien is het erg foutgevoelig. Je verliest hierdoor tijd en in het ergste geval zelfs geld.
Omdat de bestaanszekerheid van je organisatie valt en staat met zicht op toekomstige scenario’s, investeren veel ondernemers in forecasting software om een financiële prognose te maken. Prognoses maken met zulke financiële software levert verschillende voordelen op.
Werk vanuit één centrale bron
Door te werken met de forecasting software van Exact is je budgettering, forecasting en managementrapportage volledig geïntegreerd. Je hebt dus voortaan één centrale bron waar al je financiën samenkomen. Je hebt zo overzicht en structuur — en verliest daardoor minder tijd aan de verwerking van data.
Maak je processen transparant met audit trails
Je financiële prognose bijwerken? Met de software van Exact houd je alle wijzigingen bij in één systeem. Je voegt ook eenvoudig documenten en commentaren toe. Zo til je de betrouwbaarheid van je processen en data naar een hoger niveau.
Je kunt razendsnel aan de slag met prognoses
De financiële software van Exact geeft je een vliegende start. Zo bevat de software uitgebreide dashboards om data te analyseren. Ook leiden we (financiële) medewerkers in jouw organisatie op, zodat zij zelf toekomstige wijzigingen kunnen doorvoeren.
Maak inzichtelijke financiële prognoses met de forecasting tools van Exact
Met de forecasting tools van Exact kan je je data omzetten in inzichtelijke financiële prognoses. In de consolidatiesoftware van Exact heb je de financiële gegevens van verschillende administraties bij elkaar in één centrale bron. Een goede financiële prognose maken, wordt nog makkelijker door data centraal te beheren in deze software. Met de BI-tool Exact Insights, een van onze andere forecasting tools, zet je grote hoeveelheden data moeiteloos om in KPI’s en trends met behulp van gebruiksvriendelijke dashboards. Je spoort snel trends op en doet financiële voorspellingen voor de toekomst. Dankzij deze forecasting tools van Exact heb je altijd de juiste inzichten om de juiste keuzes te maken voor jouw onderneming.