Volledige controle over je documentbeheer
Ons documentmanagementsysteem – speciaal ontwikkeld voor accountancykantoren – is dé plek om documenten veilig en compliant online te beheren en uit te wisselen. Ontdek nu alle mogelijkheden.
Documentbeheer in Exact Online
Alle belangrijke informatie op één centrale plek én naadloos geïntegreerd met Microsoft SharePoint. Dat is het documentmanagementsysteem dat hoort bij de Kantoorbeheer-oplossing van Exact Online. Zo ingericht dat je per klant snel de juiste gegevens vindt, bijwerkt of uitwisselt. Met aan elkaar gelinkte mappen en documenten, waardoor al je collega’s voortdurend over de laatste versie van een document beschikken en deze desgewenst kunnen bewerken.
Profiteer van Microsoft SharePoint
Maak je als kantoor gebruik van Microsoft SharePoint? Dan zorgen wij ervoor dat je dossiers met SharePoint worden gesynchroniseerd. Dankzij deze koppeling profiteer je automatisch van diverse voordelen. Want in tegenstelling tot wat andere aanbieders leveren, wordt onze koppeling met SharePoint automatisch geconfigureerd. Zo moet je de SharePoint-omgeving niet onnodig inrichten en configureren, en kan je dus meteen aan de slag.
Onderdeel van Exact Online Kantoorbeheer
Het documentmanagementsysteem is onderdeel van Exact Online Kantoorbeheer. Met deze oplossing heb je volledige controle over jouw bedrijfsvoering. Kantoorbeheer helpt je om activiteiten en taken slimmer te organiseren, tijd te besparen op handmatige werkzaamheden en efficiënter te werken. Door alle werkzaamheden op een centrale landingspagina te organiseren, ondersteunt Kantoorbeheer je activiteitenplanning, werkverdeling en heb je volledige controle van al taken.
De voordelen van documentbeheer
Als belangrijke pijler van Exact Online Kantoorbeheer levert het documentmanagementsysteem je heel wat voordelen op:
- Eén centrale gestandaardiseerde documentopslag met een vaste structuur per klant
- Je profiteert van een documentmanagementsysteem dat speciaal voor Accountancy ontwikkeld werd
- Je kunt documenten makkelijk laten aanleveren, ontvangen en delen
- Dankzij het Microsoft 365 Compliance Center ben je altijd beschermd tegen ransomware en virussen
- Documenten zijn eenvoudig te gebruiken in combinatie met applicaties van derden
- Overal en vanaf elk device toegang tot documenten
- Rechten en job functies zijn altijd goed geregeld
Wil je meer weten over de verschillende functionaliteiten en voordelen van documentbeheer? Download nu onze whitepaper.
F.A.Q.
Heb je vragen over onze pakketten en/of specifieke functionaliteiten van Exact?
Onze lijst met veelgestelde vragen helpt je op weg!
De mogelijkheden voor documentbeheer zijn een onderdeel van Exact Online Kantoorbeheer Essentials. Naast Exact Online Kantoorbeheer Essentials heb je een Microsoft 365 Business-licentie nodig. MS SharePoint maakt hier onderdeel van uit. Als je deze toepassing nog niet hebt, moet je deze zelf aanschaffen. Voor meer informatie over Microsoft 365-licenties kun je een Microsoft-partner contacteren.
Voor de documentbeheer/SharePoint-mogelijkheden te gebruiken, bevelen we je aan om Exact consultancy aan te schaffen. Zo kan de Exact-consultant je begeleiden bij het leggen van de koppeling en ervoor zorgen dat dit goed werkt. We raden af om op eigen houtje, dus zonder Exact consultancy, de koppeling te leggen. Het is immers belangrijk om een juiste technische en functionele inrichting af te stemmen op de werkprocessen van je kantoor. Op de inrichting wordt daarom ook geen support verleend.
Alle relevante documenten, zoals abonnementen, facturen en specificaties, worden met de juiste metadata opgeslagen. Welke documenten dit zijn, hangt af van de pakketten die je al afneemt. Bij Exact Online Boekhouden zijn dat bijvoorbeeld facturen. Werk je al met Exact Online Jaarrekening? Dan sla je onder andere je jaarrekeningen hierin op. Vanuit Exact Online Fiscaal zijn dat aangiftes.
In principe kun je met een ‘getting started’-pakket – aan een vaste prijs – een goede standaard inrichting van jouw kantoor realiseren. Bij complexere inrichtingen, bijvoorbeeld bij bestaande installaties, informeert je accountmanager je graag over de mogelijkheden die van toepassing zijn op jouw situatie en eventuele bijhorende kosten.
Ja. Momenteel is SharePoint enkel beschikbaar voor klanten met een abonnement op Exact Online Fiscaal en Exact Online Jaarrekening. De (technische) reden hiervoor is dat SharePoint wordt geactiveerd in het contractsysteem van Exact Online, terwijl voor Fiscaal Gemak nog gebruik wordt gemaakt van een contractsysteem van de voormalige Unit4 Bedrijfssoftware.
Dit jaar zullen we zoveel mogelijk klanten migreren naar een Exact Online Fiscaal- en Jaarrekening-abonnement. Nadat jouw kantoor is overgezet, kun je meteen Exact Online Kantoorbeheer Essentials afnemen en worden de SharePoint-mogelijkheden ook voor jou beschikbaar. Tot die tijd is de SharePoint-functionaliteit is dit nog niet het geval.
Alle documenten die je na het activeren van de SharePoint-koppeling toevoegt aan Exact Online Jaarrekening en/of Exact Online Fiscaal worden in SharePoint opgeslagen. Alle documenten die voor het activeren van de SharePoint-koppeling aan Exact Online Jaarrekening en/of Exact Online Fiscaal zijn toegevoegd, blijven in de Exact Online Jaarrekening- en/of Exact Online Fiscaal-database staan.
Documenten worden niet automatisch gemigreerd naar SharePoint. Dit kun je handmatig doen door in de Samenwerkingsmodule een document te selecteren, op de drie puntjes te klikken en te kiezen voor ‘Verzenden naar DMS’.
We hebben gekozen voor de meest gangbare inrichting in de markt, namelijk één SharePoint-site per cliënt. Uiteraard levert Exact een standaard template mee bij de inrichting.
Jouw geschiedenis blijft bestaan. Als je gaat werken met deze nieuwe documentkoppeling, gaan we geen data migreren maar start je met een propere lei. Het is belangrijk dergelijk traject met jouw systeembeheerder en eventuele andere betrokken partijen goed te bespreken.
De Exact-consultants kunnen je hierbij niet ondersteunen. Je kan hiervoor het best zelf een partij zoeken die dit doet. Er zijn in de markt diverse gecertifieerde MS SharePoint-partners beschikbaar die jouw kantoor hierbij kunnen ondersteunen.