Choose a different country or region if you want to see the products and prices for your location. Click Continue to go to the selected country or region.

Project Management

Hoe MSVA Architects compleet inzicht krijgt in projecten

Als u als architectenbureau goed wilt samenwerken met klanten, aanbestedende partijen en andere belanghebbenden, dan heeft u inzicht in uw projecten nodig. MSVA Architects maakte een grote sprong voorwaarts in hun projectadministratie. Het architectenbureau (dat onder meer in Nederland Rotterdam Centraal, ING House en het Haga Ziekenhuis ontwierp) wint niet alleen veel tijd maar heeft nu gedetailleerd inzicht in hun projectvoortgang en budgetten.

MVSA Architects werd in 1984 opgericht door twee studievrienden. Inmiddels werken er 66 architecten tegelijkertijd aan zo’n 60 projecten (ontwerpen) en acquisities (studies en aanbestedingen voorafgaand aan een groot project). Het architectenbureau werkt zo nauw mogelijk samen met klanten, aannemers en externe deskundigen om specifieke oplossingen op maat te garanderen. Doordat de interne expertise het kantoor in staat stelt om elk project van concept tot en met oplevering te beheren, profiteren klanten van één aanspreekpunt van begin tot eind.

Vooral de Work Breakdown Structure (WBS) is fijn. Daarmee is het bijvoorbeeld makkelijk om na te gaan bij welke fase van een bepaald project je meer energie moet steken.

Referenties

Vooral trajecten van overheden en publiek-private samenwerkingen kunnen lang en complex zijn. Een aanbesteding bestaat uit een aantal rondes waarbij het in het begin vooral draait om referenties. “Vooral overheden bekijken of je al eerder overheidsopdrachten hebt gedaan”, vertelt Sharon Selissen, projectmanager bij MSVA Architects. “Maar waar het echt om draait, is dat je op het juiste moment met de juiste personen in gesprek bent. Daarom is het in de eerste ronde belangrijk om goed te onderzoeken of je wel degelijk kans maakt om de opdracht binnen te halen.”

Veranderende regels

De trajecten en projecten van MSVA Architects zijn vaak omvangrijk en de complexiteit neemt alleen maar toe. Dit komt door veranderende regels in wetgeving, stedenbouw, invloed van milieuverenigingen maar ook veranderingen in het bestuur van de nationale en lokale politiek. Met al die factoren moet het architectenbureau rekening houden. Een goede projectadministratie is daarbij cruciaal. “Informatie moet niet alleen vastgelegd worden maar moet ook makkelijk opvraagbaar zijn”, zegt Selissen.

Weg tijdregistratie

In 2015 kondigde een leverancier aan dat hij stopte met de ondersteuning van de projectmanagementsoftware waarmee MSVA werkte. “Ik hield de projectadministratie dubbel bij omdat ik het oude pakket niet vertrouwde”, vertelt Sharon. “Dat was maar goed ook want toen ik na de jaarwisseling op kantoor aankwam, was de complete tijdregistratie verdwenen. De leverancier kon er niets meer aan veranderen en ik heb toen alles manueel moeten invoeren. Dit was echt de druppel om te zoeken naar een nieuw systeem.”

Work Breakdown Structure

MVSA Architects werkt aan projecten volgens de officiële contractopzet van De Nieuwe Regeling STB (Standaard Taak Beschrijving) van de Branchevereniging Nederlandse Architectenbureaus (BNA). Die kan goed beheerd worden in Exact voor Projectmanagement. Sharon kwam hiermee in aanraking omdat hun boekhouding ook al gebeurde in Exact. “Vooral de Work Breakdown Structure (WBS) is fijn. Daarmee is het bijvoorbeeld makkelijk om na te gaan bij welke fase van een bepaald project er meer energie nodig is.” Per project is het volgens Sharon eenvoudig om een WBS te creëren met een standaardtemplate in Exact. “En als het project zou veranderen, is dat eenvoudig door te voeren in de software.”

Zeer fanatiek

MSVA stapte sinds januari 2017 over op Exact voor Projectmanagement. De dubbele administratie behoort tot het verleden. De 66 medewerkers voeren eenvoudig en gestructureerd hun uren in. Zo is er inzicht in de gepresteerde uren per project en de projectvoortgang. Als 80% van de fase bereikt is, wordt het project oranje en daarna rood. “Projectleiders worden hierdoor zeer fanatiek want die willen dat hun project binnen tijd en budget worden opgeleverd. Het is een stimulans voor de medewerkers om hun uren goed in te vullen. De verlofregistratie is nu veel handiger en ik heb zicht op de voortgang van projecten en hoeveel uren er werden besteed. In het vorige pakket was niet te zien op welk project overuren waren gemaakt. Die konden we dus niet factureren waardoor we omzet misliepen.”

Tips

Er komen geregeld architectenbureaus over de vloer om te vragen naar de ervaringen met Exact. Zo was er laatst een architect die enkel de tijdregistratiemodule van Exact gebruikte. “Handig voor de uren maar hij had daardoor geen zicht op zijn projecten. Ik ben blij dat we meteen kozen voor de projectmodule”, zegt Sharon. Ze eindigt met een aantal tips voor architectenbureaus die Exact overwegen:
  1. De gratis proefperiode van 30 dagen is leuk maar beschouw die als kennismaking. Bevalt het pakket na een paar dagen al, neem dan een betaald abonnement. Want als de proefversie afloopt, bent u alle ingevoerde gegevens kwijt.
  2. Neem uw tijd voor de configuratie en licht de organisatie in. Niets is zo lastig als achteraf uw uur- en kostensoorten nog moeten aanpassen. Het kan wel maar met verkeerde uur- en kostensoorten kunt u niet factureren.
  3. Het pakket ondersteunt uw bedrijf het best als de hele organisatie op dezelfde manier werkt.
BE Select your country