TADA kiest voor HR met een hart én technologie

Wie in Brussel spreekt over gelijke kansen voor jongeren, kan niet om TADA heen. Sinds 2013 begeleidt de vzw ToekomstATELIERdelAvenir duizenden tieners met een maatschappelijk kwetsbare achtergrond via weekendscholen, intensieve trajecten en een sterk alumninetwerk. Wat begon als een klein initiatief, is vandaag een organisatie met meer dan vijftig medewerkers en meer dan drieduizend vrijwilligers.

Die groei vroeg om een professionele en efficiënte interne werking. Managing Director Pieter De Witte vertelt hoe TADA zijn HR-processen stap voor stap automatiseerde met Exact Officient. Het is een verhaal waarin technologie niet tegenover, maar in dienst van mensen staat – en waarin digitalisering de maatschappelijke impact van een vzw versterkt.

Pieter De Witte werkte meer dan tien jaar bij PwC toen TADA in 2016 op zijn pad kwam. “Ik zocht toen niet echt actief naar een nieuwe professionele uitdaging”, vertelt hij. “Maar TADA bood de kans om mijn ervaring in consulting en procesoptimalisatie te combineren met mijn persoonlijke drijfveer: maatschappelijke dienstverlening.”

Toen hij er startte, telde TADA vijftien medewerkers. Vandaag is dat team verviervoudigd. Die snelle groei dwong de organisatie om structuur te brengen in HR, finance en IT. “Hoe groter je wordt, des te belangrijker efficiëntie en transparantie worden”, zegt Pieter. “Tegelijk wil je als vzw de focus op je missie behouden. Dat evenwicht vinden is cruciaal.”

Die missie is duidelijk: een meer inclusieve samenleving bouwen waarin jongeren hun talenten ontdekken en ontwikkelen. In de weekendscholen van TADA krijgen kinderen tussen tien en veertien jaar les van inspirerende professionals uit alle hoeken van de arbeidsmarkt. Van rechters tot chef-koks: elk weekend geven vrijwilligers praktijkgerichte workshops die jongeren stimuleren om hun eigen toekomst vorm te geven.

Na drie jaar weekendschool blijft TADA hen volgen via een alumninetwerk, dat de jongeren langdurig ondersteunt. Vandaag bereiken ze in Brussel meer dan 2500 jongeren. “We willen jongeren geen vis geven, maar een vishengel”, vat Pieter het samen. “We willen samen met jongeren de vaardigheden en kansen creëren waarmee ze hun eigen toekomst kunnen vormgeven. Eigen initiatief en gedeelde verantwoordelijkheid staan daarbij centraal.”

De sterke expansie van TADA bracht uitdagingen mee. Almaar meer medewerkers, vrijwilligers en tijdelijke contracten zorgden voor een complexe HR-werking. “We merkten dat we veel tijd verloren met repetitieve taken en dat de foutenmarge groter werd”, zegt Pieter. “Dat botste met mijn overtuiging dat dingen efficiënt en doordacht moeten gebeuren.”

Daarom besloot TADA zijn HR-processen te digitaliseren. Na een analyse koos het team voor Exact Officient. “Die keuze was snel gemaakt: de tool bood ons precies de combinatie van gebruiksgemak, veiligheid en efficiëntie die we nodig hadden.”

Vandaag speelt Exact Officient een centrale rol in de HR-werking van de snelgroeiende vzw. Zo doorlopen nieuwe medewerkers een volledig geautomatiseerd onboardingproces: van de aanvraag van hun toegangsbadge tot het ontvangen van alle nodige documenten. Ook loonadministratie, vakantieplanning en groeigesprekken verlopen via de software.

“Het mooiste is dat collega’s nu zelf toegang hebben tot hun gegevens”, legt Pieter uit. “Ze kunnen documenten raadplegen en aanpassen, en alles verloopt veilig via multi-authenticatie. Voor ons HR-team betekent dat minder repetitief werk en meer ruimte om strategisch mee te denken.”

De HR-coördinator van TADA vat het praktisch samen: “Onboarding, offboarding, interne functiewijzigingen, loonbeheer en de samenwerking met ons sociaal secretariaat Liantis – alles loopt vlotter. En we ontdekken nog elke dag nieuwe mogelijkheden.”

De voordelen zijn tastbaar: minder fouten, meer transparantie en vooral meer tijd om te investeren in mensen. “We doen meer met minder collega’s”, zegt Pieter. “Dat is essentieel in een vzw-context, waar middelen altijd beperkt zijn. Dankzij automatisering kunnen we onze energie richten op wat er echt toe doet: onze jongeren, vrijwilligers en natuurlijk ook onze medewerkers.”

Ook voor medewerkers voelt het positief. Nieuwe collega’s starten meteen in een digitale werkomgeving, waardoor er weinig weerstand is tegen verandering. “Digitalisering maakt ons werk niet alleen efficiënter, maar ook moderner en aantrekkelijker”, vult Pieter aan.

Toch benadrukt Pieter dat technologie altijd een middel blijft. “Automatisering mag nooit de menselijke kant verdringen. In onze sector draait alles om persoonlijke relaties en vertrouwen. Tools zoals Exact Officient zorgen ervoor dat de randvoorwaarden goed zitten, zodat wij ons kunnen focussen op de kern: jongeren inspireren en kansen geven.”

Dat evenwicht tussen efficiëntie en menselijkheid maakt het verhaal van TADA bijzonder relevant voor andere non-profits en kmo’s. “Digitaliseren moet je doen wanneer processen beginnen te wringen”, geeft Pieter aan. “Het is geen doel op zich, maar een hefboom voor meer impact.”

De digitaliseringsreis van TADA stopt niet bij HR. Ook de weekendschool draait volledig op een CRM-systeem, en voor het beheer van partners worden andere digitale tools ingezet. “Als je al die systemen correct gebruikt en data slim analyseert, kan je als organisatie enorme meerwaarde creëren”, aldus Pieter.

Toekomstgericht wil TADA blijven pionieren in digitalisering, maar altijd met de missie voor ogen. “De juiste mix vinden tussen actie ondernemen en doordacht aanpakken is de sleutel. Perfecte software bestaat niet, maar de juiste tool kan je als organisatie vleugels geven.”