Whitepaper:
Welke ERP-pakket past bij jouw bedrijf?
Het juiste softwarepakket vinden kan een grote uitdaging zijn. Een ERP- of CRM-systeem kiezen, behoort immers niet tot je dagelijkse bezigheid. Toch ontkom je niet aan de nood om je bedrijfssystemen te evalueren en keuzes te maken. Moderniseer je jouw huidige systeem of ga je voor een nieuw ERP-systeem? Vergeet niet: een systeem dat je ondersteunt in je bedrijfsvoering is de motor van iedere succesvolle organisatie.
Tijd voor een ERP dat jouw bedrijfsprocessen ondersteunt
Het gaat goed met de zakelijke dienstverleningssector. Klanten weten ook je steeds makkelijker te vinden en je ziet jouw netto winstmarge elk jaar stijgen. Toch zijn dit voor ICT-dienstverleners uitdagende tijden, want projecten worden almaar complexer terwijl gekwalificeerde vaste IT-medewerkers moeilijk te vinden zijn. Je werkt ongetwijfeld daardoor steeds vaker samen met externe, zelfstandige profielen, en moet tegelijk rekening houden met meer partijen die bij een project betrokken zijn. Hoe leid je dit allemaal in goede banen? Wel, een ERP-systeem is hierbij onmisbaar. In dit whitepaper vertellen we alles over de mogelijkheden en de valkuilen, zodat je goed voorbereid aan tafel kunt zitten met je nieuwe ERP-leverancier.
ICT-dienstverlening
Binnen de zakelijke dienstverlening is je ICT-bedrijf een speciale categorie, met zijn eigen kansen en uitdagingen. ICT-dienstverlening zit al enige tijd in de lift, maar met dat grote succes komen ook de beperkingen van traditionele projectadministratie aan het licht. Opdrachtgevers verwachten niet alleen sneller resultaat voor de projecten en de oplevering, ze willen ook al direct toegevoegde waarde. Lastig om aan al die verwachtingen te voldoen, zeker terwijl er een serieus tekort is aan gekwalificeerd personeel voor ICT-projecten. Het gevolg? Je moet een beroep doen op externe medewerkers, flexibele zielen, die vaak niet eens bij je op kantoor komen zitten. Off- en near shoring is intussen helemaal normaal geworden in de ICT.
Lastige projectadministratie
Het kan best moeilijk zijn om al deze informatiestromen en werkzaamheden bij te houden. Vooral de urenadministratie is een enorme taak met al die externe medewerkers. Klopt alles nog met de begrote uren? Zijn de facturen wel juist? Van levensbelang voor je ICT-onderneming om dat te weten, want de concurrentie is groot en omzet- en margeverlies liggen op de loer. Je wilt je bedrijf flexibel houden en voorbereiden op grote veranderingen, zoals een crisis of een overname.
Geen compleet overzicht
Vaak worden meerdere applicaties naast elkaar gebruikt die niet met elkaar praten. Eentje voor projectadministratie, voor financiën, nog een ander voor strategie. Hierdoor ontbreekt een totaaloverzicht, met tijdverlies en fouten vaak als gevolgen. De oplossing is één systeem voor je hele project: van strategie, planning en uitvoering tot facturatie. Ook externe partners en toeleveranciers kunnen hieraan gekoppeld worden. Met een goed ERP-systeem behoud je de regie over je project, start to finish.
Wat is een goed ERP-systeem?
De naam zegt het al: een enterprise resource planning-systeem houdt rekening met alle aspecten van een bedrijf. Zoveel mogelijk processen binnen uw organisatie worden geautomatiseerd. Een goed ERP-systeem zorgt ervoor dat alle betrokkenen toegang hebben tot dezelfde informatie over de status van een project, de onderdelen en de voortgang, de financiën en de medewerkers — zowel intern als extern. Belangrijk, want zeker bij ICT-dienstverleners gaat het vaak om tientallen betrokken partners op evenveel locaties en misschien zelfs nog in verschillende landen. Schaalbaarheid is van levensbelang in zulke constructies en een ERP biedt de nodige voorspelbaarheid en inzichten waar u als bedrijf op kunt bouwen.
Maar veel ERP-systemen gaan nog weleens in de fout, vooral wanneer een koppeling met financiële systemen ontbreekt. Alles lijkt goed te gaan tot het moment van facturatie aanbreekt. Dan blijken niet alle uren genoteerd of de kosten boven de geraamde kostprijs gestegen — met een ontevreden opdrachtgever als gevolg. Een goed ERP-systeem biedt dus ook toegevoegde waarde door inzicht te geven in de begrote en bestede uren, en in de daadwerkelijk gefactureerde uren. Zo vloeien er geen uren onbedoeld weg, wat enkel maar verloren omzet is die vervolgens moet gecompenseerd worden. Een goed ERP-systeem stelt u ook in staat om de niet-factureerbare uren te monitoren en beperken — toch niet onbelangrijk.
We weten maar al te goed hoe problematisch de implementatie van een nieuw systeem — software of hardware, of een combinatie — kan zijn. Let daarom ook goed op dat uw ERP-leverancier net zoveel aandacht besteedt aan de randvoorwaarden: de implementatie, de service level agreements en de dienstverlening rond het hele traject.
Basis van een project
Geloof het of niet, veel projectmatig werkende bedrijven gebruiken een simpele spreadsheet om de vorderingen bij te houden. Waarom is dat een slecht idee? Het zoeken naar fouten in een spreadsheet is complex. Cellen en formules verwijzen naar elkaar en het kost veel tijd om dat te ontrafelen. Spreadsheets worden ook vaak nog gedeeld door ze heen en weer te mailen, waardoor op een bepaald ogenblik meerdere versies in omloop raken. En welke was dan de juiste? Vaak is dat niet eens de meest recente.
Een goede projectadministratie staat of valt bovendien met een efficiënte koppeling aan financiële systemen. Alles draait uiteindelijk om het factureren van uren en kosten. Met een goed systeem is het mogelijk om het aantal niet-factureerbare uren te doen dalen. Een goed ERP-systeem vormt dus de basis van een project, met koppelingen naar partners, interne afdelingen én de financiële administratie.
ERP of best-of-breed
Er zijn bedrijven die liever kiezen voor een best-of-breed benadering. Daarbij gebruiken ze voor elk apart proces het beste systeem. Maar dit is niet altijd de beste oplossing. De echte kracht zit in informatie-uitwisseling tussen systemen en met de keten. Losse systemen kunnen wel gekoppeld worden maar die moeten telkens worden aangepast als de leverancier van een systeem een update doet. Anders loopt de gegevensuitwisseling vast. Bovendien verschilt het uitzicht per toepassing en moeten je medewerkers met verschillende systemen leren werken. En wat met al die verschillende aanspreekpunten bij alle leveranciers? En bij wie ligt het probleem als de informatie-uitwisseling tussen systemen niet vlot verloopt? Wil je optimaal werken met een best-of-breed automatisering, dan heb je een IT-afdeling nodig met expertise van al die verschillende systemen. Ook een goed vendor management proces en aankoopproces zijn dan essentieel. Die vermelden in detail de gemaakte afspraken over contractduur, voorwaarden, ondersteuning, verantwoordelijkheden, prijzen. Kies je voor een ERP, dan heb je één aanspreekpunt voor alle ERP-gerelateerde zaken, jouw ERP-leverancier. Hij zette een hele organisatie op poten die je snel en adequaat zal helpen.
De selectie van het ERP-systeem in 6+2 stappen
De selectie van een ERP-systeem is een omvangrijke maar zeer belangrijke activiteit. Een ERP-systeem schaft je voor 8 à 10 jaar aan. Je wilt dus niet dat het systeem na een paar jaar niet meer voldoet.
Het onderstaande stappenplan geeft richting.
1. Definieer jouw bedrijf
Wie ben je en waar wi je naartoe als organisatie? Wil je internationaal uitbreiden, dan heb je een systeem nodig dat de wet- en regelgeving van meerdere landen ondersteunt. Of misschien is het je ambitie om steeds meer online te gaan handelen via klantspecifieke webshops en of grote e-commerce platforms terwijl je jouw voorraad wilt verkleinen. Mogelijk wil je extra diensten leveren zoals service en onderhoud. Dan heb je een ERP nodig dat eenvoudig te koppelen is met servicemanagementsoftware. Jouw ERP-systeem is de kern en de toegevoegde waarde ontstaat als het makkelijk aan te passen is aan wijzigingen in de toekomst.
2. Breng de huidige situatie in kaart
Beschrijf nauwkeurig jouw huidige bedrijfsprocessen. Hoe is je voorraadbeheer geregeld, hoe verloopt de facturering, boekhouding, verzending etc. Bepaal bij elk proces wat je wilt verbeteren. Denk aan kortere levertijden, digitalisering van het facturatieproces, meer maar kleinere orders snel verzenden, het terugzendingsproces verbeteren, meer doen met minder mensen etc. Kortom: schets je ideale proces, formuleer heldere doelstellingen en voorzie ze van een kostenbatenanalyse. Betrek hierbij je medewerkers, niet alleen om een draagvlak te creëren maar ook omdat ze hun situatie het best kennen.
5. Stel vragen
Een aantal vertegenwoordigers van leveranciers komen een presentatie houden. Je kunt daarvan onder de indruk zijn maar laat je niet afleiden door allerlei innovatieve functies die je in eerste instantie niet op het oog had. Stel liever gerichte vragen zoals hoelang de vertegenwoordiger al werkt bij het bedrijf en in de groothandelssector. Wat is hun aanpak voor de implementatie? Kan hij wat meer vertellen over het implementatieproces bij een vergelijkbaar bedrijf zoals dat van jou? Hoe kun je veranderingen in het systeem doorvoeren bijvoorbeeld bij een reorganisatie, nieuwe wet- en regelgeving of een aankoop van nieuwe bedrijven: zelf of via een consultant? Hoe ziet de ontwikkelingsroadmap van het ERP-systeem eruit? Hoe snel zijn die ontwikkelingen door te voeren in het ERP en hoeveel kost dat? Vergt het aanpassingen van jouw afdelingen om het ERP-systeem draaiend te houden, en zo ja, welke?
6. De implementatie
Die hoort eigenlijk niet bij de selectie zelf maar toch geven we het even mee. Is er een systeem geselecteerd, vorm dan een werkgroep van vertegenwoordigers van de leverancier en van collega’s uit alle afdelingen die met het ERP-systeem te maken krijgen. Zo bekom je een draagvlak. Bovendien kunnen de vertegenwoordigers hun directe collega’s informeren over de voortgang. En stel, zoals aangegeven in punt 5, bij een complexe implementatie een onafhankelijke projectleider aan. Hij zorgt ervoor dat de klant en leverancier de afspraken nakomen.
7. Pak de implementatie stapsgewijs aan
Begin met het eenvoudigste onderdeel, bijvoorbeeld de digitalisering van post- en factuurverwerking. Zo kun je dingen leren en ontdekken wat je verlangt van digitalisering. Vervolgens bouw je het steeds verder uit.
8. Betrek alle gebruikers
Hoe succesvol een systeem wordt, is afhankelijk van de gebruikers. Informeer hen over de voordelen die het biedt, train ze in de werking van de software en neem verbetersuggesties serieus.
Samenvatting
In deze whitepaper bieden we tips & tricks voor het kiezen van een ERP-systeem. Een moderne en sterke ICT-dienstverlener kan niet zonder een goede planning en montering van bedrijfsprocessen.
Elke dienstverlener wil een toegevoegde waarde zijn voor zijn opdrachtgever, maar tegelijk worden projecten ook veel complexer en klanten veeleisender. Bovendien neemt ook de concurrentie steeds meer toe. Om al die zaken het hoofd te kunnen bieden, moet de basis van je bedrijfsvoering in orde zijn. Een ERP-systeem is daarbij onmisbaar, zodat je op elk moment inzicht hebt in het verloop van je project van start to finish.
De finish is voor je opdrachtgever het moment van oplevering, maar voor jouw onderneming is het pas klaar wanneer de laatste factuur betaald is. Daarom is een goede integratie met je financiële systeem een absolute must. Een ERP-systeem biedt inzicht in verschillen tussen begrote en bestede uren, en tussen bestede en effectief gefactureerde uren. Zo vloeien er geen uren, en dus omzet, weg die nadien moeten gecompenseerd worden.
Je kunt kiezen voor een best-of breed-oplossing, met verschillende applicaties die je vervolgens aan elkaar knoopt. Maar een ERP-systeem zorgt ervoor dat je geen ingewikkelde toeren moet uithalen om te zorgen dat gegevens altijd, overal en voor iedereen beschikbaar zijn.
Met onze 8 stappen voor de selectie en de implementatie van de beste ERP-oplossing voor jouw bedrijf helpen we je op weg.