Whitepaper:
    Waarom de financiële afdeling digitale onkostensoftware moet afdwingen

    Onkosten indienen met een onkostenapp zorgt voor een enorm gebruiksgemak en betekent een flinke tijdsbesparing voor medewerkers. Toch verdwijnen die voordelen in het niets door de enorme winst die de financiële afdeling hiermee boekt. Of je het nu hebt over automatisch matchen, realtime inzicht in uitgaven én een directe koppeling met de boekhouding. De grootste voordelen van onkostensoftware worden duidelijk op de financiële afdeling. Daarom zorgen steeds meer finance managers dat onkostensoftware op de agenda van het management komt te staan. Waarom? Je leest het in deze whitepaper.

    Wat is onkostensoftware ?

    Onkostensoftware is software om het onkostenproces van bedrijven te digitaliseren, meestal door middel van een onkostenapp en onlineportaal. Bij veel organisaties gebeurt dit onkostenproces nog manueel. Bonnen worden op een A4-blad geplakt, ingescand of overgetikt in Excelsheets, met als gevolg dat:

    • medewerkers bonnen kwijtraken.
    • medewerkers tikfouten maken.
    • onkostennota's verschillende keren heen en weer worden gemaild.
    • het verwerken én terugbetalen lang duurt.
    • het financieel personeel pas laat zicht heeft op kosten van de afgelopen maand.

    Steeds meer financiële afdelingen voorkomen bovenstaande nadelen en profiteren van de voordelen die onkostensoftware met zich meebrengt:

    1. De medewerker maakt met een mobiele app een foto van de bon.
    2. De manager keurt alle gebundelde onkosten in één swipe goed of af.
    3. De financiële boekhouding boekt alle onkosten met één klik onder de juiste grootboeknummers én kostenplaatsen.

    1. Controle over de uitgaven.

    Normaal gezien dienen medewerkers onkosten op het einde van de maand in. Geeft werknemer X te veel geld uit? Dan zie jij dit 30 dagen té laat. Je grijpt best direct in zodat in de tussentijd niet nóg meer geld verloren gaat. Door medewerkers onkosten te laten aangeven via een mobiele app zie jij (wereldwijd) in real time wat een medewerker aangeeft of spendeert met de zakelijke kredietkaart in een digitaal overzicht. Jij grijpt direct in wanneer er te veel wordt uitgegeven. Zo houd je controle over de zakelijke uitgaven én je budget.

    Tip

    Vooraf businesstrips aanvragen

    Dankzij onkostensoftware kan je zelfs vooraf de uitgaven van medewerkers controleren door de mogelijkheid om vóóraf businesstrips aan te vragen. Medewerkers maken vooraf een inschatting van de reis- en verblijfskosten van een aankomende businesstrip. Wordt de trip te ruim gebudgetteerd? Dan keur jij (of de manager van de medewerker) die aanvraag af voordat de vlucht én het hotel geboekt worden.

    2. Uitgavenstaten van kredietkaarten worden automatisch gematcht.

    Om ervoor te zorgen dat de declarant geen duizenden euro’s moet voorschieten, kiezen veel bedrijven ervoor om medewerkers te laten betalen met een bedrijfskredietkaart. In de loop van de maand verzamelen de medewerkers de bijbehorende bonnen, zodat de boekhouding de uitgavenstaten van kredietkaart gemakkelijk kan matchen. Of dat is toch de bedoeling want in werkelijkheid raken medewerkers vaak bonnen kwijt en zijn de transacties niet meer te verantwoorden.

    Hoe ga je hiermee om op de financiële afdeling? Zie je het deze keer (nog eens) door de vingers? Of probeer je een andere manier te vinden om de uitgaven te verantwoorden?

    Door te werken met onkostensoftware voorkom je die vragen. Medewerkers betalen met een bedrijfskredietkaart en scannen de bon direct met een onkostenapp op hun telefoon. De bon én de kredietkaarttransactie zijn direct zichtbaar voor de financiële afdeling in het onkostensysteem. Daarnaast neemt de onkostensoftware het matchen van de uitgavenstaten van kredietkaarten volledig uit handen: de bon en de kredietkaarttransactie worden namelijk automatisch op elkaar afgestemd op basis van een overeenkomend bedrag, locatie en valuta.

    3. Automatische handhaving van het onkostenbeleid.

    Zijn medewerkers zich bewust van de regels voor het onkostenproces? En kent het personeel op de boekhouding ze ook? Het handhaven van het onkostenbeleid met menselijke controles is niet altijd waterdicht. Vaak moeten boekhoudkundige medewerkers het personeelshandboek erbij nemen om te controleren of onkosten zoals maaltijdkosten, overnachtingen en taxi’s volgens de richtlijnen werden ingediend. Het controleren van onkosten kost enorm veel tijd.

    Onkostensoftware neemt dit proces uit handen en automatiseert de naleving en handhaving van je onkostenbeleid volledig. Jij bepaalt eenmalig digitaal de regels voor je onkostenproces en zodra de medewerker zijn onkosten heeft ingediend checkt het systeem automatisch of dat voldoet aan je regels voor het onkostenproces. Zo moet jij je daar geen zorgen meer over maken.

    Tip

    Automatisch afkeuren foutieve aangiftes en extra matcher.
    Overschrijdt medewerker X het budget voor kostenplaats Y? Onkostensoftware keurt aangiftes buiten jouw beleid automatisch af en geeft direct een reden van afkeuring op. Zo weten medewerkers precies wat er niet klopt aan de aangifte en leren ze tegelijk de regels aan.

    Vierogenprincipe

    Om het onkostenproces helemaal waterdicht te maken maakt onkostensoftware het mogelijk om een extra matcher in te stellen. Hierdoor worden onkostennota's dubbel gecontroleerd voordat ze worden doorgestuurd naar de boekhouding. Zo staan onkostennota's altijd onder toezicht van twee mensen en voorkom je dat medewerkers toch uitbetaald worden voor uitgaven buiten het beleid. Deze functies van onkostensoftware helpen je om het onkostenbeleid aan te scherpen:

    • Het vastleggen van een maximumbudget dat medewerkers mogen uitgeven per kostensoort, bijvoorbeeld een zakenlunch die niet meer mag kosten dan € 20.
    • Het vastleggen van het soort uitgave dat elke medewerker mag doen, bijvoorbeeld alleen een overnachting, lunch of diner.
    • Het verplichten van informatievelden voor medewerkers bij het indienen van een onkost, zoals locatie, valuta en een omschrijving;

    4. Naleving van de wet- en regelgeving.

    Onkostensoftware helpt niet alleen om onkostennota's te laten voldoen aan de interne regelgeving, maar biedt ook advies om te voldoen aan wettelijke eisen en de naheffingen die daaraan verbonden zijn. Zo voldoet je boekhouding altijd aan de regels van de fiscus omdat bonnen gedurende de hele bewaartermijn veilig digitaal bewaard blijven. Krijg je in de tussentijd een audit van de fiscus? Dan verleen jij snel toegang tot alle onkostennota's binnen de daarvoor vooropgestelde termijn. Ook voldoe je aan de verplichting om onkosten van de benodigde context te voorzien. Zo vermijd je torenhoge naheffingen!

    Tip

    WKR
    Ook op het gebied van WKR is onkostensoftware precies wat je nodig hebt. Veel bedrijven registreren grotere uitgaven onder de vrije ruimte van de WKR. Toch wordt dit bij onkostennota's vaak vergeten. Met behulp van onkostensoftware houd je gemakkelijk bij welke onkosten onder de vrije ruimte geboekt mogen worden en hoeveel vrije ruimte er nog over is. Zo weet je zeker dat je elke cent van de WKR volledig benut.

    5. Altijd context bij onkostennota's.

    Vrijwel elke financiële afdeling komt dit bekend voor: medewerkers raken bonnen kwijt of belangrijke informatie op de bon is vrijwel onleesbaar, waardoor de boekhouding de onkosten niet meer kan verantwoorden. Daarnaast leert de ervaring dat bij het verwerken van grote hoeveelheden onkosten fouten worden gemaakt door de vele handelingen én door gebrek aan concentratie. Een percentage of cijfer wordt al snel verkeerd ingevuld! Met een digitaal onkostenproces heb je altijd context bij de onkostennota door medewerkers te verplichten aanvullende informatie te geven, zoals een omschrijving of een kostenplaats. Dit is vooral belangrijk als een declarant onkosten maakt in landen met vreemde talen of leestekens.

    Tip

    OCR-software
    De meeste onkostensoftware bevat Optical Character Recognition (OCR). Zodra de medewerker een scan maakt van de bon worden gegevens zoals de locatie, het bedrag en de valuta van de onkostennota automatisch herkend en overgenomen. Dit bespaart de medewerker invulwerk en zorgt ervoor dat de boekhouding geen fouten moet herstellen.

    6. Moeiteloze integratie met ERP-, boekhoud- of HR-software.

    In het verleden was de implementatie van gespecialiseerde software met ERP-, boekhoud- of HR-software een complex en duur proces. Er waren veel voltijdse medewerkers en meerdere consultants voor nodig. Tegenwoordig, met de komst van cloud-based modules, is complexe en dure integratie verleden tijd en kunnen gespecialiseerde toepassingen moeiteloos geïntegreerd worden.

    Gespecialiseerde onkostensoftware zorgt ervoor dat onkostennota's exact overeenkomen met de indeling van je boekhouding. Daardoor kunnen onkostengegevens naadloos, in real time en verantwoord van de onkostensoftware naar jouw boekhoudpakket worden gestuurd. Alle onkosten worden hierdoor automatisch onder de juiste personeelsnummers, grootboekcodes, kostenplaatsen en btw-percentages geboekt. Dat bespaart de boekhouding heel wat tijd.

    Tip

    Gebruik een plug-and-play tool
    De meeste onkostentools zijn plug-and-play: dat betekent dat het IT nauwelijks tijd kost om een gespecialiseerde onkostenmodule te implementeren in de organisatie. Zo kan elk bedrijf op een toegankelijke manier met onkostensoftware werken en het zorgt ervoor dat jij vooraf inzicht hebt in de aangerekende kosten.

    7. Automatische buitenlandse btw-teruggave.

    Ruim 82 procent van financiële professionals geeft aan dat zij het te ingewikkeld vinden om buitenlandse btw terug te vorderen. Het manueel terugvorderen van de btw op reis- en verblijfskosten is doorgaans te arbeidsintensief om rendabel te zijn. Op grote aankoopfacturen wordt meestal buitenlandse btw teruggevorderd, maar bij onkosten blijft een gat bestaan.

    Gespecialiseerde onkostensoftware maakt het mogelijk buitenlandse btw automatisch terug te vorderen. Door bepaalde aanvullende informatie bij het indienen van een onkostennota te verplichten voldoe je aan de terugvorderingseisen van de meeste Europese staten.

    Tip

    Gebruik een bedrijfskredietkaart en koppel ze aan de terugvorderingspartner

    Je kan het maximale potentieel echter benutten door onkostensoftware te combineren met bedrijfskredietkaarten. Door te betalen met een kredietkaart wordt aanvullende informatie zoals een omschrijving en de gegevens van de leverancier geregistreerd in overeenstemming met de btw-voorschriften. Die gegevens moeten achteraf niet uitgezocht worden door de financiële afdeling en kunnen direct worden verwerkt in het portaal van een terugvorderingspartner. Dankzij die koppeling wordt het zelfs rendabel om btw terug te vorderen op de kleinere uitgaven zoals een kop koffie.

    Samenvatting

    Die hoort eigenlijk niet bij de selectie maar we geven het toch even mee ... Is er een systeem geselecteerd, vorm dan een werkgroep van vertegenwoordigers van de leverancier en van collega's uit alle afdelingen die met het ERP-systeem te maken krijgen. Zo krijg je een draagvlak. Bovendien kunnen de vertegenwoordigers hun directe collega's informeren over de voortgang. En zoals aangegeven in punt 5: stel bij een complexe implementatie een onafhankelijke projectleider aan die ervoor zorgt dat zowel de klant als de leverancier de afspraken nakomen.

    Kortom, in 2022 zou elke financiële afdeling onkostensoftware moeten afdwingen door:

    • Verhoogde controle op uitgaven.
    • Automatische matching van uitgavenstaten met kredietkaarten.
    • Automatische handhaving van het onkostenbeleid.
    • Naleving van de wet- en regelgeving.
    • Altijd context bij de onkostennota.
    • Moeiteloze integratie met ERP-, boekhoud- of HR-software.
    • Automatische buitenlandse btw-teruggave.

    Over Exact SRXP.

    Exact SRXP realiseert een significante tijd- en kostenbesparing op de boekhouding door het digitaliseren van het onkostenproces met een gebruiksvriendelijke onkostenapp en online portal.

    Benieuwd wat onkostensoftware nog meer kan betekenen voor jouw bedrijf?

    © Exact 2024
    BE Select your country