Whitepaper:
5 Tips voor handelsbedrijven in uitdagende tijden

Voor sommige handelaars is deze crisis een boost. Er wordt enorm veel online besteld waardoor vooral handelsbedrijven die ook online aanwezig zijn een flinke stijging in de verkoop zien. Keerzijde van de medaille is dat sommigen moeite hebben om hun producten te leveren door de drukte, of hun producten niet meer verkopen door een veranderende vraag. Sommige handelaars zien hun bedrijf totaal stil vallen en zullen creatief en proactief op zoek moeten naar nieuwe kansen. In deze whitepaper vindt u tips hoe u zo goed mogelijk op de situatie kan inspelen, waardoor uw business kan blijven draaien en uw leverbetrouwbaarheid maximaal is.

Tip 1: De noodzaak van slim voorraadbeheer

Slim voorraadbeheer maakt het verschil in onzekere tijden. Forecasts zijn minder betrouwbaar, er moet worden gevaren op zicht. Juist dan is het zaak om volledige controle te hebben over uw voorraad. Dit kan met tools als WMS, alternatieve opslag en een efficiënt retourbeheer. Zo weet u altijd wat u hebt liggen, wat u toe kunt zeggen, en wat niet. Met een goede leverbetrouwbaarheid bouwt u duurzame klantrelaties.
Lees meer over tip 1

Tip 2: Slimme retourverwerking

Maak het de klant makkelijker om een retour aan te geven. Nadat een retourzending is aangegeven, kan je eerst de achterliggende reden beoordelen en dan besluiten of je de aangifte al dan niet in behandeling neemt. Het voordeel hiervan is dat de administratieve afdeling en het magazijn automatisch op de hoogte zijn van de retourstroom en hier beter op kunnen anticiperen en reageren.
Lees meer over tip 2

Tip 3: Geen voorraad & geen logistiek met dropshipping

Door de levering aan klanten te verschuiven naar uw leveranciers kunt u uw assortiment verbreden zonder te investeren in de fysieke voorraad zelf. U weet zeker dat u geen voorraadkosten hebt. U bent in dit geval eigenlijk een tussenpartij en komt niet in fysiek contact met het product, maar deze omzet verloopt wel via uw boeken. Bij dropshipping besteedt u dus de logistiek uit.
Lees meer over tip 3

Tip 4: The Last Mile

Koeriers en pakketdiensten draaien overuren. Het laatste stuk: van het distributiecentrum tot de voordeur moet slimmer worden georganiseerd. En daarvoor zijn steeds meer initiatieven. Koppel met de juiste koerierdienst en belangrijker: wees transparant in de status van verzendingen. Natuurlijk, te laat leveren is niet goed. Maar uw klant vindt het nog erger als er geen duidelijkheid is. Transparantie is key.
Lees meer over tip 4

Tip 5: Start een webshop

Online verkopen schieten door het dak. Voor u als handelaar zonder webshop is het tijd om snel te schakelen (mits uw producten hiervoor geschikt zijn). Slim, want als u uw product niet online gaat verkopen, dan doet een ander het wel. Daarnaast kunt u met uw webshop ook direct aan de eind consument verkopen, waardoor uw verkopen weer zullen stijgen.
Lees meer over tip 5

Dankzij slimme ERP software kunnen wij altijd uit voorraad leveren. Onze processen zijn soepel waardoor we een sterke schakel zijn in de keten

Quooker

Tip 1: De noodzaak van slim voorraadbeheer

Ook in 2020 is er nog veel papier in omloop in het magazijn in de vorm van orderbonnen, pakbonnen en facturen. Haal al dat papier uit uw magazijn en verklein de kans op fouten die de hele keten kunnen verstoren. U zult beter op deze trend inspelen wanneer uw goederenstromen digitaal verlopen. U hebt meer maar kleinere orders en de leverbetrouwbaarheid gaat omhoog omdat digitalisatie zicht geeft op het proces. En omdat overbodige activiteiten wegvallen, bent u ook milieuvriendelijker bezig.

Slimme tool: WMS

Warehouse Management System (WMS) is de motor om slimmer met voorraden om te gaan. Dit systeem houdt constant de voortgang van goederen in het magazijn in de gaten en verwerkt automatisch de bijbehorende transacties. Als bedrijf krijgt u zo een sterke grip op de ontvangst, opslag en stroom van de goederen, ook in een scenario met meerdere niveaus van goederenopslag.

Een WMS-systeem werkt vaak samen met andere instrumenten om de goederenstroom gemakkelijk te beheren. Denk aan barcodescanners, RFID-tags, NFC-chips (op stickers geprint), locatiebepaling van rolcontainers, pallets en dozen via wifi. Ook handig: die informatie kunt u vervolgens gebruiken om de pickingroutes en aankooporders te optimaliseren.

Case: Slim orderpicken

Nadat BONFIX aanvankelijk handscanners gebruikte bij het orderpicken om de foutmarge terug te dringen, werken ze nu met wearable scanners. Die zijn voorzien van een vingercamera met barcodescanner en geven precies aan waar de orderpicker heen moet en wat hij daar moet picken.

Oprichter Marcel van Buul van Bonfix:

“De kar is ook gekoppeld met het systeem, zodat je ziet in welke mand het product geplaatst moet worden. Je kunt dus meerdere orders tegelijkertijd uitvoeren zonder dat je ze door elkaar haalt. Dat werkt vier keer zo snel als de traditionele manier van orders verwerken.”

Bovendien is het ook nog eens gebruiksvriendelijk.

“Iedereen kan binnen tien minuten leren hoe het werkt en ermee aan de slag gaan. Zo kunnen we piekmomenten verwerken zonder extra moeite of stress. Sinds we op deze manier werken, is de foutkans kleiner dan 0,05 procent op meer dan 450.000 orderregels.”

Zo ondersteunt een WMS uw voorraadbeheer:

  • Standaardisatie van ontvangst van vracht.
  • Optimalisatie van voorraadniveaus (nieuw en terugzendingen) om te voorkomen dat kapitaal onnodig vastzit of dat het niet aan de vraag kan voldoen.
  • Inrichten en managen van fysieke magazijnlocaties voor een optimale verwerking van orders.
  • Optimalisatie van communicatie over orders en logistiek management.
  • Bijhouden van de productlocatie en tijd dat een product op de plank ligt om maximaal gebruik te maken van de ruimte en voorbereid te zijn op een onregelmatige vraag.

Tip 2: Slim alternatief: Dropshipping

Door de klantlevering te verschuiven naar uw leveranciers kunt u uw aanbod verbreden zonder te investeren in de fysieke voorraad zelf. Zo heeft u geen voorraadkosten. Het is dan aan u om te kiezen welke optie u kiest: producten op voorraad hebben of klanten via dropshipment bedienen. Wil uw klant een product terugsturen? Geen probleem! Dropshippinggoederen kunnen, afhankelijk van de afspraken, meteen terug naar uw leverancier. U heeft geen aankooprisico want u betaalt pas aan uw leverancier als u iets heeft verkocht. Bovendien heeft u geen personeel nodig voor het inpakken en het verzenden van uw bestelling.

Laat de beslissing of u al dan niet (gedeeltelijk) overgaat op dropshipping ook afhangen van de vraag naar het product. Is de vraag groot, dan is het wellicht veel aantrekkelijker om het wel op voorraad te houden. Want dropshipment kost marge. Daarnaast bent u wel verantwoordelijk voor problemen met de levering. De klant bestelt bij u, dus als het product niet of beschadigd aankomt, dan moet u met een oplossing komen. Daardoor hebt u niet de volledige controle over uw eigen reputatie. Maak daarom goede afspraken met uw dropshipleverancier(s) over zaken als garantie, terugzendingen, levertijden en aanwezige voorraden.

Dropshipleveranciers verkopen ook van andere bedrijven, dus concurrenten van je. Het zou zo maar kunnen dat de concurrentie de producten goedkoper kan aanbieden. Denk daarom goed na of dropshipping interessant voor je is.

Tip 3: Slimme retourverwerking

Herkent u deze symptomen? Terugzendingen leiden tot chaos. Informatie is moeilijk te vinden omdat iedereen langs elkaar heen praat. Sterker nog, als er een hoop terugzendingen binnenkomt, breekt er lichte paniek uit. Dat moet anders, want u kunt de terugzendingen wel verminderen maar niet stoppen. Er zijn immers tal van redenen om een zending terug te sturen. Een klant heeft bijvoorbeeld een verkeerd product ontvangen of een zending blijkt bij aankomst defect of onvolledig. Geen situatie is hetzelfde, voor elke reden is een andere maatregel nodig. Daarom moeten al deze verschillende processen duidelijk in kaart zijn gebracht en worden ondersteund met automatisering.

Maak het de klant gemakkelijk om een terugzending aan te melden. Handig: vermeld het stappenplan om terugzendingen te melden op de pakbon. Nadat een terugzending is aangemeld, kunt u eerst de achterliggende reden bekijken en dan besluiten of u de aanmelding al dan niet zult verwerken.

Het voordeel is dat de administratieve afdeling en het magazijn automatisch op de hoogte zijn van de stroom aan terugzendingen en daar beter kunnen op anticiperen en inspelen. Omdat een terugzending van tevoren is aangemeld, kost het medewerkers minder tijd om ze te verwerken. Daardoor neemt de marge op producten toe.

Return Merchandize Authorisation

De aanmelding van een terugzending wordt niet meteen verwerkt in de voorraad. Dat gebeurt pas na aanvaarding, de zogenaamde Return Merchandize Authorisation (RMA). Er kan zelfs een specifiek, afwijkend magazijn worden gekozen als locatie om de terugzending te ontvangen. En ook dat zorgt voor een overzichtelijker terugstuurproces.

Klant altijd op de hoogte

Medewerkers zijn altijd op de hoogte van de te verwerken terugzendingen, maar ook klanten weten waar ze aan toe zijn. U kunt uw klanten via e-mail meteen op de hoogte brengen van de aangemelde terugzending. Die e-mail bevat een pdf-bijlage met daarin alle productdetails van de betreffende terugzending.

Tip 4: the last mile

Hoe zorgt u ervoor dat u snel kunt blijven leveren nu de druk in distributiecentra toeneemt en de wegen dichtslibben? Samenwerking is daarbij het belangrijkste ingrediënt. Dat is al lang niet meer tot aan de deur van de klant leveren, maar bijvoorbeeld naar een magazijn aan de rand van de stad. Vanaf daar vindt het product de weg naar de klant met flexibel vervoer dat immuun is voor drukke straten. Of de bestelling wordt afgeleverd bij een distributiepunt waar de klant zelf zijn bestelling kan ophalen op het tijdstip dat hem past. Deze trends zorgen ook voor minder uitstoot en een verlaging van de verzendkosten. Om de files te vermijden, wordt ook geëxperimenteerd met nachtbezorging aan distributiepunten. Het is dan wel belangrijk dat de vrachtwagens erg stil zijn zodat overlast wordt vermeden. Alles bij elkaar is een goede afwikkeling van de last mile een flinke puzzel, ook voor zakelijke klanten.

Gebruik data

Wilt u goed inspelen op de efficiënte last mile, dan is het belangrijk om data goed in te zetten. Zo kunt u al voorspellen wanneer een klant een bestelling gaat doen. Door hierop in te spelen kunt u die producten al in de buurt van de klant op voorraad houden zodat de spullen gemakkelijk te bezorgen zijn. Ook het koop- en zoekgedrag van klanten zijn goede indicatoren voor bestelgedrag. Maar ook bij de last mile geldt de klassieke voorwaarde: een efficiënt ingericht magazijn en automatisering van de leveringsopties.

82% van de tevreden consumenten hun positieve ervaringen delen met vrienden en familie. 74% gaat meer kopen en 53% van de tevreden klanten is bereid om een bezorgabonnement te nemen.

Het is belangrijk om aandacht te schenken aan de last mile. Uit internationaal onderzoek van Cap Gemini uit 2019 blijkt dat 82% van de tevreden consumenten hun positieve ervaringen delen met vrienden en familie. 74% gaat meer kopen en 53% van de tevreden klanten is bereid om een bezorgabonnement te nemen. Aandacht besteden aan positieve bezorgervaringen verhoogt dus de kans op klantenbehoud.

Kleine orders vaker leveren

Retailers willen steeds vaker hun online bestellingen leveren vanuit hun winkel. Online bestellen en in de winkel ophalen vergt extra opslagruimte, maar ook ruimte voor de verwerking van terugzendingen. Daardoor wordt het nog belangrijker om precies op tijd kleine orders vaker af te leveren bij de retailer, zodat die geen extra voorraad nodig heeft. En dat de retailer uitsluitend artikelen ontvangt die hij meteen ook weer kwijt is; voor terugzendingen geldt hetzelfde. Dat kan alleen met een goede digitalisering en organisatie van het proces.

Start-ups

De groei aan pakketbezorgingen neemt met 15% toe. Een gemiddeld gezin bestelt zo’n 20 pakketjes per jaar. Start-ups zien daar brood in door slimme oplossingen te verzinnen die voorkomen dat bezorgers voor een gesloten deur staan. Buurtbewoners die veel tijd hebben, kunnen zich melden bij bedrijven als Homerr en ViaTim als bezorgpunt. De buurtbewoner neemt het pakket aan, registreert het en geeft het aan de geadresseerde. In ruil daarvoor krijgt hij een vergoeding. Slim verdiend en de bezorger van het vervoerbedrijf weet zeker dat hij kan afleveren. Dat is goed voor het milieu, want bezorgers hoeven niet meermaals te komen. Ook steeds meer avondwinkels, supermarkten en horecagelegenheden bieden zich aan als bezorgpunt. Dat is een slimme manier om nieuwe klanten aan te trekken.

Tip 5: Open een webshop

Het starten van een webshop klinkt leuk, maar het moet wel passen bij het assortiment dat u als handelaar aanbiedt. U moet vooraf dus goed bedenken of het in uw situatie daadwerkelijk haalbaar is om uw producten online aan te bieden. Kijk goed naar de opties die er zijn, misschien kunt u samen met een andere ondernemer gaan leveren of kunt u zich aansluiten bij een bestaande webshop.

Daarbij moet uw websop goed gevonden worden. U kunt uw huidige klanten informeren via uw website, social media en in de winkel (als deze nog geopend is). Daarnaast kunt u via Google online adverteren, waardoor u een groter bereik creëert

Wees daarnaast heel voorzichtig met beloftes maken over levertijden. Uw proces is misschien wel zo ingericht dat u uw bestellingen dezelfde dag nog verstuurt, maar als de koerierdiensten het niet kunnen bijbenen, dan ontstaat er vertraging. Om de klantverwachting zo goed mogelijk te managen is het handig om transparant te zijn over de levertijden.

Let ook op uw eigen voorraad, want het kan snel gaan met een webshop. Zorg dat u geen nee hoeft te verkopen, door uw voorraden regelmatig bij te werken in uw voorraadsysteem. Een koppeling met uw webshop is natuurlijk de ultieme oplossing, maar dat heeft u misschien niet direct geintegreerd wanneer u net gestart bent met uw webshop.

Nog een groot aandachtspunt is het aanrekenen van de juiste prijzen voor uw product en zorgen dat u uzelf niet uit de markt prijst. Online is het heel makkelijk om producten en prijzen met elkaar te vergelijken en dat is ook wat een consument doet voordat hij iets koopt. Kies daarbij ook voor een gemakkelijk en gebruiksvriendelijk betaalsysteem, waarmee de online aankopen betaald kunnen worden door uw klant.

Lees ook dit blog met daarin 7 tips bij het opstarten van een webshop.

Wat kan Exact voor u doen?

Exact ondersteunt sinds 1984 de behoeften van ondernemers en kmo's. Van kleine bedrijven tot gevestigde middelgrote bedrijven met internationale activiteiten. Wij hebben een duidelijke focus op het ontwerpen van een geïntegreerde productsuite die specifiek is afgestemd op de behoeften van uw organisatie. U krijgt alleen de functies die u nodig heeft voor een bedrijf als het uwe, waardoor de implementatie van de software gemakkelijker kan gaan. Er is geen herimplementatie nodig wanneer u het ERP-systeem wilt uitbreiden met geavanceerde modules voor bijvoorbeeld WMS, P2P, expense management, Salaris, HR, CRM, Process Modelling/Automation, Business Intelligence. Uitbreiden kan ook via ons App Center waar u één van de meer dan 370 zakelijke softwareprogramma's eenvoudig kunt koppelen aan uw software. Een groot aantal programma's is in minder dan vijf minuten te koppelen. Geen ander softwarebedrijf levert koppelmogelijkheden op dit niveau. Het ERP-systeem ondersteunt de wetgeving van ruim veertig landen en kent flexibele implementatieopties: volledig beheerde cloudservice, private cloud en on premise.

Hoe ziet een ERP implementatie traject van Exact eruit?

Kenmerkend voor het implementatietraject van ERP-oplossingen van Exact is de korte implementatietijd ten opzichte van de gemiddelde implementatietijd van andere aanbieders in de markt. Hieronder vindt u een overzicht van de onderdelen en de duur ervan.

1. Analyse (1-6 weken)

Krijg inzicht in uw bedrijf met een grondige analyse. Daardoor heeft u zicht op uw zakelijke uitdagingen en behoeften.

2. Advies (1-4 weken)

  • De vertaling van oplossingsconcepten of advies naar praktische tips.
  • Opstellingsplan voor de uitrol van oplossingen: definiëring implementatieproject en te leveren prestaties.
  • Advies over het niveau van onderhoud en ondersteuning dat nodig is.

3. Implementatie (1-16 weken):

  • Technische installatie en setup
  • Uitrol van het ERP-systeem
  • Kennisdeling
  • Ondersteuning van gegevensmigratie
  • Ondersteuning voor gebruikersacceptatietests
  • Go-live-ondersteuning
  • Customer onboarding/ consultancy om overdracht te ondersteunen

4. Support (on going)

Na de implementatie ondersteunen onze supportspecialisten u via de telefoon, het klantportaal of op locatie. Er zijn ook een uitgebreide kennisbank en lijst met antwoorden op veelgestelde vragen beschikbaar.

Benieuwd welke ERP oplossing het beste bij uw bedrijf past?

BE Select your country