Whitepaper:
Onzekere tijden in de vrijetijdssector? Slimme software biedt een houvast

Het zijn onzekere tijden voor bedrijven in de vrijetijdssector. De problemen stapelen zich op: van de nasleep van corona tot torenhoge inflatie, leveringsproblemen, personeelstekorten, stijgende energieprijzen en internationale politieke spanningen. Die negatieve ontwikkelingen in de markt zorgen ervoor dat consumenten hun geld liever sparen dan uitgeven en vergroten de kans dat ondernemers hun omzetdoelen niet halen. Slimme software kan ondernemers helpen weer grip te krijgen op hun cashflow en administratieve handelingen te elimineren, zodat ze meer tijd over hebben om consumenten de ultieme beleving te blijven bieden. 

In deze whitepaper bespreken we de grootste uitdagingen binnen de vrijetijdssector en welke voordelen het gebruik van slimme software bedrijven biedt. Zo kan je zelfs in onzekere tijden de service leveren die je gasten verdienen. 

Uitdagingen in de vrijetijdssector

Uitdaging 1: Stijgende kosten

Het duurde even, maar gelukkig zijn de deuren van restaurants, cafés, hotels, musea, evenementen en andere cultuur- en recreatieplekken weer geopend. Terwijl ondernemers in de zomer nog een flinke boost kregen, gooien de huidige inflatie, stijgende energieprijzen en personeelstekorten opnieuw roet in het eten. Die economische invloeden raken ook consumenten flink in hun portemonnee, waardoor ze voorzichtiger zijn met hun uitgaven en de kosten niet snel doorgerekend kunnen worden.

De cijfers liegen er niet om: Onderzoek van ABN AMRO toont dat 25 procent van ondernemingen in de cultuur, recreatie en sport hun kosten voor energie, aankoop, personeel en transport niet kunnen doorrekenen aan hun gasten. Naast de hogere personeels- en energiekosten heeft de horeca ook te maken met hogere aankoopprijzen van voeding en drank als koffie, bier en vlees. Daarnaast is de verwachting dat de aankoopkosten van vakantieparken met meer dan tien procent zullen stijgen. Niet alleen door de stijgende kosten voor energie en personeel, maar ook voor het wassen van het linnengoed. De vrijetijdssector zal maatregelen moeten nemen om die stijgende kosten op te vangen.  

Uitdaging 2: Tegenvallende resultaten

De negatieve economische ontwikkelingen hebben een grote impact op de winstgevendheid van ondernemingen in de vrijetijdssector. Dat zagen veel ondernemers in de vrijetijdssector ook aan hun resultaten in de eerste helft van 2022. In de horeca werden ondernemers het minst getroffen: 47% maakte in die sector winst, terwijl 17% verlies leed. In de cultuur-, sport- en recreatiesector waren de cijfers minder gunstig: daar maakte 36% van de ondernemers winst, 20% leed verlies. Dat zijn opvallende cijfers – zeker als je bedenkt dat in diezelfde periode gemiddeld 63% van de Nederlandse bedrijven winst maakte, en slechts 9% verlies. De winstcijfers binnen de vrijetijdssector zijn daarmee het laagst binnen de Nederlandse economie en de verliescijfers het hoogst. Ondernemers zullen maatregelen moeten nemen om te zorgen dat de kosten niet hoger worden dan de opbrengsten.

Uitdaging 3: Personeelstekort

Naast stijgende kosten en tegenvallende resultaten kampen ondernemers in de vrijetijdssector ook met personeelstekorten. Het is niemand ontgaan dat de meeste restaurants en cafés handen tekort hebben. In het tweede kwartaal van 2022 stonden er in de Nederlandse horeca maar liefst 44.600 vacatures open – 3.000 meer dan het kwartaal ervoor. Het gaat dan vooral om horeca in de regio West-Nederland, waar 23.400 vacatures open stonden.

Personeelstekort is ondertussen een structureel probleem voor de horeca, maar ook andere bedrijven in de vrijetijdssector worden erdoor geraakt. Zo zijn pretparken door personeelstekort genoodzaakt om attracties of horecalocaties te sluiten. En dat is problematisch. Dat kan namelijk effect hebben op de beleving van de consument. Bedrijven in de vrijetijdssector zullen zorgvuldig moeten nadenken hoe ze hun personeel inzetten om consumenten de beleving te blijven bieden die ze gewend zijn.

25% van de ondernemers denkt de gestegen kosten niet te kunnen doorrekenen.

 

Uitdaging 4: Tijdrovende administratie

Naast stijgende kosten en tegenvallende resultaten kampen ondernemers in de vrijetijdssector ook met personeelstekorten. Het is niemand ontgaan dat de meeste restaurants en cafés handen tekort hebben. In het tweede kwartaal van 2022 stonden er in de Nederlandse horeca maar liefst 44.600 vacatures open – 3.000 meer dan het kwartaal ervoor. Het gaat dan vooral om horeca in de regio West-Nederland, waar 23.400 vacatures open stonden.

Personeelstekort is ondertussen een structureel probleem voor de horeca, maar ook andere bedrijven in de vrijetijdssector worden erdoor geraakt. Zo zijn pretparken door personeelstekort genoodzaakt om attracties of horecalocaties te sluiten. En dat is problematisch. Dat kan namelijk effect hebben op de beleving van de consument. Bedrijven in de vrijetijdssector zullen zorgvuldig moeten nadenken hoe ze hun personeel inzetten om consumenten de beleving te blijven bieden die ze gewend zijn.

Slimme software biedt voordelen in een onzekere markt

1. Grip op aankoopkosten

Ondernemingen in de cultuur-, sport- en recreatiesector krijgen door de inflatie te maken met stijgende aankoopkosten. In tijden waar de kosten de pan uit rijzen is het extra belangrijk om te weten hoeveel geld er werd uitgegeven, waaraan het werd uitgegeven en hoeveel budget er nog te besteden valt. Door inefficiënte aankoopprocessen ontbreekt echter vaak dit inzicht. Voor een efficiënte aankoop heb je namelijk een solide aankoopsysteem nodig. Slimme aankoopsoftware helpt om slimmer te kopen, zodat je grip krijgt op je uitgaven, tijd bespaart in het aankoopproces en de kans op fouten verkleint. Zo koppelt de software inkomende facturen automatisch aan contracten en geplaatste bestellingen. Dat scheelt veel in verwerkingstijd. Ook weet je door solide contractbeheer, optimale controle over het bestelproces, budgetbewaking en uitgebreide rapporten precies wat er binnen jouw aankoopproces gebeurt en krijg jij weer de touwtjes in handen.

Lees meer over Exact Purchase to Pay 

2. Realtime inzicht in uitgaven

In onzekere tijden wil je als onderneming weten wat er gebeurt in jouw onderneming en snel anticiperen op veranderende omstandigheden in de markt. Een goed inzicht in je cijfers is juist nu heel belangrijk om te kunnen inspelen op deze (plotselinge) veranderingen. Met slimme software krijg je, waar dan ook ter wereld, inzicht in de cijfers van je onderneming. Zo kom je niet voor verrassingen te staan en hou jij de controle over jouw cijfers.

3. Prognose en budgettering

Geen enkele markt wordt sneller geraakt door economische en marktinvloeden dan de vrijetijdssector. De winstgevendheid van ondernemingen in de vrijetijdssector staat door de huidige ontwikkelingen sterk onder druk. Omdat de markt steeds onvoorspelbaarder lijkt, is slimme prognose en budgettering van cruciaal belang om de koers van jouw onderneming te bepalen. Daarnaast wil je je kostbare centen effectief besteden aan plannen waarvan de kans groot is dat ze in de toekomst worden gerealiseerd.

Met slimme financiële software zie je alle financiële gegevens in één handig overzicht. Je kunt op basis van uitgebreide rapporten voorspellingen maken voor de toekomst en mogelijke risico’s voor je onderneming in kaart brengen. Met die analyses kun je een degelijke budgetplanning maken voor de langere termijn. Daarnaast helpt het om beslissingen te maken voor de toekomst op basis van gegevens. 

4. Centrale boekhouding

Veel ondernemingen in de vrijetijdssector, zoals bioscopen en hotelketens, hebben verschillende vestigingen met elk hun eigen boekhouding en eigen betaling- en boekingssystemen. Voor elke vestiging moeten dezelfde administratieve – repetitieve – handelingen worden uitgevoerd en de juiste informatie uit de verschillende systemen worden opgehaald. En niet te vergeten: het grote aantal transacties. Al die transacties bijhouden kost niet alleen veel tijd, maar leidt ook snel tot een gebrek aan overzicht en inzicht.

Met slimme software beheer je de financiële gegevens van alle vestigingen eenvoudig vanuit één centrale informatiebron. Bovendien verwerk je boekingen en importeer je bankuittreksels van meerdere boekhoudingen eenvoudig vanuit één systeem. Zo beschikt iedereen altijd over dezelfde cijfers en neemt de betrouwbaarheid van processen en de kwaliteit van gegevens enorm toe. Slimme software kan ook worden gekoppeld aan andere betalings- en boekingssystemen. Dat zorgt voor een vlotte uitwisseling van cijfers en minder invoer. De tijd die de afdeling financiën hiermee bespaart, kan worden besteed aan andere taken. 

Onzekere tijden vragen om stabiele software

Als financieel verantwoordelijke in de vrijetijdssector wil je in onzekere tijden de controle houden over jouw organisatie. En gaat het weer beter met de economie? Dan wil je verantwoord en duurzaam kunnen groeien. Realtime inzicht in je cijfers en processen is in beide gevallen van essentieel belang – net als de optimale inzet van je mensen. Slimme software biedt je de houvast die je nodig hebt om op koers te blijven.

Met de juiste financiële en aankoopsoftware, geïntegreerd met de rest van je systemen, beschik jij snel over betrouwbare en adequate informatie om in te spelen op veranderingen in de toekomst, heb je grip op al je geldstromen en kun je slimmer aankopen doen om kosten te besparen. Nu en in de toekomst.

Benieuwd naar de oplossingen van Exact voor de vrijetijdssector?

BE Select your country