Whitepaper:
Meerwaarde creëren voor uw klanten? Met deze drie stappen wordt u een cijferheld
1. Standaardiseren & automatiseren: the way to go
First things first: zet uw interne processen op orde door een aantal zaken te standaardiseren. U slaakt misschien al een zucht bij het woord alleen - en toegegeven, we begrijpen maar al te goed dat standaardiseren een intensief proces is. Bij heel wat bedrijven staat het dan ook ergens onderaan het to-dolijstje. Maar toch is het belangrijk om er een prioriteit van te maken. Het zorgt er namelijk voor dat u meer kunt doen met dezelfde mensen én dat u uw klanten extra kunt ontzorgen.
De eerste stap in standaardisatie is uw klantenbestand eens goed bekijken. Uw klanten kennen is key: bedient u vooral bouwbedrijven, of toch eerder tandartsen en dokters? Ga na welke soort klanten de grootste groep vormen van uw cliënteel want met die groep gaat u best eerst aan de slag - ze zorgen tenslotte voor de grootste omzet in uw kantoor. Eens u voor de grote groepen alles in een standaardaanpak hebt gegoten, kan u hetzelfde doen voor andere, kleinere, groepen klanten.
Snel en efficiënt dankzij digitale tool
Is alles gestandaardiseerd? Dan is het nu een goed moment om digitalisering in huis te brengen. Laat uw klanten hun administratie digitaal aanleveren met Mijn[Kantoor] van Exact. Met onze tool creëert u uw eigen digitale boekhoudapp - gewoon even uw logo en kantoornaam toevoegen en klaar! Klanten kunnen nu heel eenvoudig bonnetjes en facturen uploaden wanneer ze maar willen, zélfs via de smartphone.
Btw-aangiftes of geboekte aankoopfacturen kunnen via de tool makkelijk goedgekeurd worden. Mijn[Kantoor] is niet alleen efficiënter voor de ondernemer, maar ook voor u. U verliest minder tijd met administratief ruis en kunt u focussen op uw rol als cijfercoach door uw klanten inzichten te geven in hun bedrijf. Dat doet u vlot dankzij de overzichtelijke adviescockpits - of dashboards - in Mijn[Kantoor].
Via Mijn[Kantoor] komt de administratie meteen correct binnen. Voeg daar No hands accounting van Exact aan toe en de verwerking gebeurt meteen. Om dit helemaal op punt te zetten, zorgt u ervoor dat u een ideaal verwerkingssysteem implementeert. Dat maakt dat alles juist verloopt én dat iedereen in uw boekhoudkantoor weet hoe de vork aan de steel zit. Controleer eerst verschillende systemen zoals de templateadministratie of scan-en herkentoepassing: zorg ervoor dat het geen boeltje is en maak dat alles duidelijk is voor uw medewerkers. Even belangrijk is dat uw klanten mee zijn met de werking van tools zoals Mijn[Kantoor]. Leg hen uit hoe jullie online kunnen samenwerken aan hun administratie en hoe ze elke feature kunnen gebruiken. Door continuous monitoring in te stellen bij Exact Accountancy en de adviescockpits bij Mijn[Kantoor] krijgt u van elke klant real-time cijfers en kan u analyses maken voor de toekomst. Door alles correct in te richten en op elkaar te laten inspelen, zal de verwerking van de administratie nog vlotter verlopen.
2. Signaleren - of hoe u ondernemers kunt wijzen op kansen en risico’s
Uw interne processen zijn gestandaardiseerd en digitale toepassingen zijn u niet langer onbekend. Wat nu? Wel, u heeft eindelijk tijd om ook andere diensten aan te bieden. Wees meer dan enkel de man of vrouw die de paperassen van de ondernemer in orde brengt - zet ook eens uw coach-pet op. Waar bij menig ondernemers het zweet uitbreekt als ze een dashboard vol getallen moeten analyseren, maakt uw hart ongetwijfeld een sprongetje. Ondersteun uw klanten door hen adviezen te geven op basis van hun huidige cijfers en maak analyses over de toekomst.
De software van Exact maakt het u nog gemakkelijker. Dankzij realtime boekhouden heeft u op elk moment zicht op de cashflow van uw klant. Zo kunt u sneller advies geven. De continuous monitoring in Exact Accountancy dubbelcheckt de boekhouding op onder meer compleetheid, ontwikkelingen in de administratie en financiële consistentie. De feature helpt u meer zicht te hebben op de vooruitgang van uw klanten én maakt dat u via data-analyse echte waarde uit de cijfers haalt en hen gerichter advies kunt geven.
Met de adviescockpits van Mijn[Kantoor] kan u dan weer uw klanten een op maat gemaakt dashboard voorschotelen. U kan die zelf eenvoudig samenstellen en delen met hen. Het dashboard geeft niet alleen actuele cijfers aan, het geeft ook een inzicht in de toekomst. Zo kan u een ondernemer tijdig waarschuwen voor valkuilen, stimuleren om verder te doen zoals hij of zij bezig is of zelfs wijzen op nieuwe kansen!
3. Creëer meerwaarde voor uw klanten
Succesvolle ondernemers weten wat hun krachten en hun zwakheden zijn. Om die zwakheden op te vangen, nemen velen onder hen een dure bedrijfsadviseur onder de arm. Maar wie heeft er een beter inzicht en diepere kennis van de financiën van het bedrijf dan de boekhouder? Met Exact Online aan uw zijde kunt u uw knowhow nog meer kracht bijzetten. Zo hebben uw klanten met u niet alleen een goeie accountant maar ook een sterke adviseur.
Real-time inzichten in de dagelijkse business flows, adviesdashboards met cijfers om in de toekomst te kijken, de robot van No hands accounting die facturen scant in uw plaats,… : het zijn allemaal elementen die u het leven makkelijker maken én tijd besparen. U kunt zich meer focussen op het geven van proactief advies en u helemaal profileren als een echte cijferheld. Door uw gericht advies, de kwaliteit die u voor de dag legt en de snelheid waarmee uw kantoor werkt, creëert u een meerwaarde voor klanten.
Samenvatting
U moet geen extra personeel aanwerven om klanten beter te kunnen bedienen. Uw interne processen op punt zetten door te standaardiseren en automatiseren, geeft u en uw medewerkers de mogelijkheid om sneller en efficiënter te werken. Exact ondersteunt u hierbij én doet er nog een schepje boven op: onze tools geven meer inzichten en duidelijke overzichten zodat u met actuele en juiste cijfers adviezen kunt geven aan uw klanten. Een meerwaarde voor u én voor uw klanten.