Is e-facturatie verplicht?

Ja. Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht voor alle btw-plichtige bedrijven in België die B2B-transacties doen. De overgangsperiode, die ondernemingen nog wat tijd gaf om zich aan te passen, is ondertussen voorbij. Sinds 1 april 2026 worden er effectief controles uitgevoerd. Bovendien kan de FOD Financiën boetes opleggen aan bedrijven die nog niet via Peppol e-facturen versturen én ontvangen.

Toch merken we dat veel kmo’s, accountants en ondernemers nog niet zijn aangesloten en vragen hebben. Wat houdt de verplichting nu precies in? Voor wie geldt ze? En wat zijn de gevolgen als je nog altijd niet in orde bent? In deze blog zetten we alles duidelijk op een rij.

E-facturatie: de verplichting geldt volledig en wordt actief opgevolgd

Sinds 1 april 2026 worden bedrijven gecontroleerd op het correct gebruik van gestructureerde e-facturen via Peppol. Wie nog altijd pdf’s via email verstuurt of papieren facturen gebruikt, voldoet niet aan de wet en riskeert een administratieve boete.

De boetes lopen trapsgewijs op:

• €1.500 bij een eerste overtreding
• €3.000 bij een tweede
• €5.000 voor elke daaropvolgende overtreding

Aangezien elke niet‑conforme factuur afzonderlijk bestraft kan worden, kan de financiële impact voor organisaties met veel facturen bijzonder snel oplopen.

Voor wie is e-facturatie verplicht sinds 2026?

Zoals gezegd is vanaf 1 januari 2026 het gebruik van e-facturatie verplicht voor bijna alle transacties. Hieronder zie je precies in welke gevallen dit moet, en welke uitzonderingen gelden. 

Het gebruik van e-facturatie is verplicht voor:

• Alle B2B-transacties, ofwel alle facturatie tussen bedrijven onderling.
• Alle B2G-transacties, ofwel alle facturatie tussen bedrijven en overheidsinstanties. Sinds 1 maart 2024 moeten bedrijven die factureren aan de Vlaamse en federale overheid (B2G) al verplicht elektronische facturatie gebruiken. Dit is voorlopig enkel van toepassing voor bedragen boven 3000 euro. Vanaf 1 januari 2026 is deze verplichting dus uitgebreid naar alle btw-plichtige bedrijven die (B2B-transacties uitvoeren. Dit is van toepassing op alle overeenkomsten tussen bedrijven en overheden die na 1 maart 2024 openbaar zijn gemaakt. 

Het gebruik van e-facturatie is (nog) niet verplicht voor:

• B2C-transacties, ofwel de levering van producten of diensten aan consumenten. 
• Wanneer je activiteit vrijgesteld is van btw volgens artikel 44 van het btw-Wetboek, dat bepaalde diensten en sectoren zoals gezondheidszorg, onderwijs en cultuur vrijstelt.  

Waarom een verplichting voor e-facturatie?

Dat e‑facturatie in steeds meer landen verplicht wordt, heeft alles te maken met de duidelijke voordelen. Een van de belangrijkste is dat het de kans op fraude fors verkleint. Doordat alle facturen in een gestructureerd formaat worden uitgewisseld, worden transacties tussen partijen nauwkeurig vastgelegd en correct gerapporteerd. Met andere woorden: e‑facturatie versterkt de fiscale transparantie en zorgt ervoor dat de belastingregels beter worden nageleefd.

Daarnaast is e-facturatie efficiënter en eenvoudiger voor alle betrokken partijen. Het maakt handmatige gegevensinvoer en -verwerking vrijwel overbodig. Hierdoor verlies je als bedrijf minder tijd en maken jij en jouw collega’s minder fouten in het facturatieproces. En wie wil dat nou niet? Ontdek hier alle voordelen.

Wat moet jouw onderneming vandaag verplicht kunnen?

1. E-facturen versturen via Peppol
Authentieke, gestructureerde elektronische facturen. Niet toegestaan: pdf’s via e-mail, papieren facturen of nietgestructureerde bestanden.
2. E-facturen ontvangen via Peppol
Je moet inkomende facturen kunnen verwerken.
Alleen “uitgaand” in orde zijn is dus onvoldoende.
3. Belgische transactie
De verplichting geldt wanneer de handeling in België gelokaliseerd is volgens de btw-regels.
4. B2C blijft onveranderd
Voor particulieren mag je nog steeds papier of pdf gebruiken, al is digitaliseren natuurlijk wel efficiënter.

Nog niet in orde? Dan loop je risico’s

Hoewel de wet nu volledig van kracht is, zijn er nog steeds ondernemingen die niet op Peppol aangesloten zijn. Dit brengt verschillende problemen met zich mee:

• Hoge boetes, tot €5.000 per overtreding;
• Facturen die geweigerd worden door klanten of partners;
• Trage betalingen en administratieve fouten;
• Complianceproblemen die ook gevolgen kunnen hebben voor je boekhouder of accountant.

De overstap hoeft niet ingewikkeld te zijn — zolang je werkt met software die Peppol volledig ondersteunt.

Beginnen met e-facturatie

Met Exact Online is e-factureren een fluitje van een cent. Kijk hier voor meer informatie over e-factureren en onze specifieke Exact Online oplossingen en ga direct aan de slag met e-facturatie.