Choose a different country or region if you want to see the products and prices for your location. Click Continue to go to the selected country or region.

Ondernemen

Hoe maak je een offerte? [+ voorbeeld & tips]

hoe maak je een offerte
U hebt een positief gesprek gehad met een potentiële opdrachtgever. ‘Kunt u een offerte maken?’, vraagt hij. U duikt gelijk achter uw computer om aan de slag te gaan. Maar hoe maakt u eigenlijk een offerte? Wat zet u er precies in? En hoe hoort een offerte eruit te zien? In dit artikel lees u precies waar een goede offerte aan moet voldoen en hoe u makkelijk zelf een offerte maakt.

Wat is een offerte?

Een offerte is een document waarin u voor een potentiële opdrachtgever op een rij zet wat de kosten zijn voor een specifieke opdracht. Met andere woorden: met een offerte schetst u het kostenplaatje voor een klus. Heeft u bijvoorbeeld een schildersbedrijf, dan neemt u het aantal uren werk en de materiaalkosten in uw offerte op. Vaak wordt in een offerte ook een aantal voorwaarden vermeld, zoals de planning voor de klus.

Een offerte is altijd vrijblijvend. Dat betekent dat de ontvanger niet verplicht is om akkoord te gaan met de offerte; hij kan deze ook afwijzen. Vaak vraagt iemand namelijk meerdere offertes op, zodat hij deze met elkaar kan vergelijken. Het is dus belangrijk dat een offerte zo compleet en concreet mogelijk is en dat deze er professioneel uitziet, want dit kan de doorslag geven in de keuze van uw potentiële klant.

Wanneer maakt u een offerte?

Een offerte maakt u vaak bij grotere projecten, bijvoorbeeld wanneer u voor langere tijd aan de slag gaat voor een opdrachtgever. Dit is niet verplicht, maar het is wel erg handig, want daardoor weten u en uw opdrachtgever van tevoren precies waar jullie aan toe zijn. U kunt overigens ook een offerte maken voor kleine opdrachten; het is net waar u en uw opdrachtgever u prettig bij voelen.

Wat staat er in een offerte?

Anders dan bij een factuur heeft u bij een offerte niet te maken met wettelijke eisen, maar er zijn uiteraard wel wat voorschriften. Gaat u een offerte maken, zorg dan dat u in ieder geval het volgende in de offerte opneemt:
  • De NAW-gegevens van uw bedrijf
  • De NAW-gegevens van de klant
  • De datum van de offerte
  • Het offertenummer
  • Een duidelijke omschrijving van het product of de dienst die u gaat leveren
  • Het aantal producten of het aantal uren dat u gaat leveren en de bijbehorende kosten (let op: geef duidelijk aan of dit inclusief of exclusief btw is)
  • Hoe lang de offerte geldig is
  • Op welke termijn u het product of de dienst kan leveren
  • Een verwijzing naar uw algemene voorwaarden

Staat de btw altijd op de offerte?

In B2B (business-to-business) is het gebruikelijk om btw weg te laten op een offerte (let op: het moet wel op een factuur staan). Uiteindelijk betaalt alleen de consument btw, ondernemingen niet. Vandaar dat het wel gebruikelijk is om de btw te vermelden als u in B2C (business-to-consumer) werkzaam bent.

Dus stel, een schilder koopt materiaal in voor een klus en vraagt om een offerte bij een leverancier. Hier staat dan vaak geen btw op. Maar als een consument naar diezelfde schilder gaat om een voorgevel te laten schilderen, dan is het gebruikelijk dat de schilder wel het btw-bedrag op zijn offerte voor de consument zet.

Hoe ziet een offerte eruit? (+ voorbeeld offerte)

Ook qua lay-out en opmaak bent u bij het maken van een offerte veel vrijer dan bij het maken van een factuur. In principe zijn er geen richtlijnen voor hoe een offerte eruit moet zien. Wel raden we u aan om er altijd voor te zorgen dat een offerte duidelijk en overzichtelijk is. Op de website van de Kamer van Koophandel vindt u een voorbeeld offerte. Deze voorbeeld offerte kunt u gebruiken als basis voor het maken van uw eigen offertesjabloon.

Zorg er verder altijd voor dat een offerte een professionele uitstraling heeft. Dit doet u onder andere door uw logo toe te voegen en uw huisstijl door te voeren op de offerte. Zo springt uw offerte er op een positieve manier uit.

Tips voor het maken van een offerte

De basiselementen van een offerte zijn dus een overzichtelijke, professionele lay-out en het toevoegen van de juiste gegevens. Maar wilt u een echt goede offerte opstellen, maak dan ook gebruik van de tips hieronder.

Breng de wensen van de klant in kaart

Wanneer u precies weet wat de wensen van de klant zijn, kunt u een offerte maken die hier zo goed mogelijk op inspeelt. Dit komt professioneel over en zorgt ervoor dat de offerte niet nog drie keer heen en weer moet tussen u en de klant.

Vermijd vaktermen

U wilt natuurlijk dat uw klant de offerte begrijpt; niet dat deze vragen oproept. Probeer daarom om vaktermen zo veel mogelijk te vermijden en in plaats daarvan woorden te gebruiken die uw klant snapt.

Splits uw offerte zo veel mogelijk uit

Wanneer u een offerte zo veel mogelijk uitsplitst, kant uw klant er eventueel voor kiezen om bepaalde werkzaamheden niet te laten uitvoeren. Neem weer het voorbeeld van een schildersbedrijf: splits het schilderen van muren en plafonds uit, zodat de klant het verven van de plafonds bijvoorbeeld achterwege kan laten als de offerte te duur uit blijkt te vallen.

Zorg dat u niets vergeet

Het lijkt voor de hand liggend, maar zorg dat u niets vergeet op te nemen in uw offerte, bijvoorbeeld reiskosten. Geef ook heel duidelijk aan wanneer iets meerwerk is. Zo voorkomt u dat u en uw klant voor onverwachte verrassingen komen te staan.

Verwijs naar uw algemene voorwaarden

U bent niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen, maar dit is wel aan te raden. Hanteer u algemene voorwaarden, verwijs hier dan naar in uw offerte, geef aan dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn op het voorstel en stuur uw algemene voorwaarden altijd als PDF-bestand mee. Doet u dit alle drie, dan zijn uw algemene voorwaarden van toepassing.

Stuur een factuur die uw klant gelijk kan accepteren

Een opdracht wilt u natuurlijk zo snel mogelijk binnenhalen. Wanneer u een offerte stuurt die uw klant direct kan accepteren, maakt u het de klant makkelijk en haalt u sneller een klus binnen.

Hoe maakt u een offerte?

Veel (startende) ondernemers kiezen ervoor om offertes te maken met behulp van Excel of Word. In de praktijk zijn dit echter niet de meest geschikte programma’s, want het kost u veel tijd om hier een professionele offerte mee te maken.

Een andere manier om eenvoudig offertes te maken, is met behulp van een offertetool. Hiermee kant u makkelijk en snel een professionele offerte maken in uw eigen huisstijl. Verder stuurt u automatisch uw algemene voorwaarden en zet u een geaccepteerde offerte eenvoudig om naar een factuur.

BE Select your country