Waarom is een goede urenregistratie zo belangrijk?

Zorgvuldige urenregistratie en facturatie vanuit 1 systeem

Urenregistratie voor dienstverleners

Dienstverleners, waarom laten jullie geld liggen?

Projectorganisaties profiteren volop van de aantrekkende economie. Toch zijn er ook zaken die beter kunnen. Maar liefst 5% van de omzet van adviesbureaus en consultancy organisaties gaat verloren voordat die gerealiseerd is. Oorzaken variëren van fouten in facturen, niet-declarabele uren door uit de hand lopende projecten tot fouten in urenregistratie. Zo blijkt volgens de MKB Barometer 2016 dat 26% van de zakelijke dienstverleners het een uitdaging te vinden om facturen op tijd betaald te krijgen.

Niet alleen de afwerking van het project maar ook een gebrekkige tijdregistratie kan discussie opleveren waardoor de betaling van de factuur op zich laat wachten. Zonde toch? Als projectorganisatie verkoop je een ontastbaar product. Je slaat het niet op in een magazijn, showt het niet in een etalage en verkoopt geen overtollige voorraad in de uitverkoop. Jouw handel wordt gemeten in tijd. Daarom moet de urenregistratie goed gaan. Het is de levensader van je bedrijf.

Hoe krijg je de urenregistratie op de rit?

Nu zou je kunnen denken dat je logistieke proces uitbesteden een ingewikkelde administratie met zich meebrengt, maar niets is minder waar. Met Exact voor Handel automatiseer je het complete logistieke proces en kun je perfect online samenwerken met je 3PL partner. Zo heb je niet eens door dat een deel van het proces zich buiten jouw bedrijf afspeelt. Werk je al met 3PL, of overweeg je de stap te maken? Ontdek dan vandaag alle mogelijkheden van Exact.

Exact MKB Barometer 2016

Uit de Exact MKB Barometer 2016 blijkt dat gemiddeld 40% van de omzet van dienstverleners is gebaseerd op inkomsten uit uren. 36% komt uit een vaste prijs, 12% komt uit abonnementen en de rest van de omzet heeft een andere herkomst. Wat je inkomstenmodel ook is, je wil zo’n hoog mogelijke marge. Dat betekent dat een zorgvuldige tijdregistratie noodzakelijk is. Als je zeker bent van de verhouding van je declarabele ten opzichte van je niet-declarabele medewerkers, en inzicht hebt in je bezettingsgraad, dan is de kans op succes aanzienlijk. Winststijging ligt voor de hand. Je hoeft de inkomsten van declarabele medewerkers niet hoeft te gebruiken om de lonen betalen van degenen die niks binnenbrengen.

Wil jij jouw tijdregistratie verbeteren en zo de winstgevendheid van je projecten vergroten? Volg onderstaande drie simpele stappen te volgen ter voorbereiding op meer marge op je projecten.

In drie stappen meer grip op je urenregistratie

Stap 1: Werk gestructureerd

Splits je project in ‘deelprojecten’. Je geeft aan hoeveel tijd je per activiteit begroot, hoeveel tijd je er daadwerkelijk aan kwijt bent geweest en alle andere factoren die van invloed kunnen zijn op je project. Je hebt inzicht in de voortgang, kosten en risico’s, waardoor je tussentijds kunt bijsturen.

Stap 2: Doe de urenregistratie dagelijks

Laat medewerkers dagelijks hun uren invullen op het juiste (deel)project. Hierdoor voorkom je dat ze werkzaamheden over het hoofd zien. Hoe langer je wacht, hoe meer ruimte er is voor speculatie in de tijdregistratie. Als je dan je facturen nog op tijd betaald krijgt, dan mag dit de boeken in als puur geluk.

Stap 3: Kies passende software

Het is verstandig om urenregistratie software in te zetten. Het is nog beter om je tijdregistratie te koppelen aan je financiële software waarmee je ook je facturen maakt. Gebruik een urenregistratie App om direct via mobiel of tablet de gemaakte uren vast te leggen. Na registratie van de uren komt er automatisch een factuur uit die gaat naar de opdrachtgever.

Exact voor Uren en Facturen

34% van de zakelijke dienstverleners werkt inmiddels met een geïntegreerd systeem voor project management en financiële administratie. Het grootste voordeel is eenmalige invoer van gegevens die meervoudig te gebruiken is. Registreer de gemaakte uren middels een App op je smartphone of tablet. Het is eenvoudig en altijd bij de hand, waardoor je voorkomt dat er uren niet gefactureerd worden. De factuur wordt door de integratie van systemen automatisch gegenereerd. De factuur is dus correct, want die is gebaseerd op de tijdregistratie. Werk je met een ander afrekenmodel, ook dan krijg je perfect inzicht in alle aspecten van je projecten. Zo ontstaat inzicht in de productiviteit per medewerker en neemt het aantal niet declarabele werkzaamheden af. Eventueel kan je op basis van het inzicht dat dit oplevert je tarieven aanpassen.

Wil jij dat ook? Bekijk de verschillende mogelijkheden en probeer Exact voor Uren & Facturen.

Onze oplossing

Selecteer het juiste pakket voor je bedrijf of start de keuzehulp.

  • Uren & Facturen

    € 125 per maand

    Voor dienstverleners die hun urenregistratie en facturatie willen optimaliseren.

    • Inclusief 1 gebruiker i
    • Inclusief 2 tijdschrijf gebruikers i
    • Inclusief 2 administraties i
    • Urenregistratie via web & app
    • Facturatie
    • CRM
    • Boekhouding
    • Koppel je favoriete apps

    Veilige en snelle cloud oplossing die meegroeit met je bedrijf.
    Exact Online vormt de basis.

    Gratis op proefBestel direct

Alle prijzen zijn exclusief BTW. Bekijk alle features

  • MKB Servicedesk
  • Avetica

KlantverhalenMKB Servicedesk

De dashboards geven mij overzicht in bijvoorbeeld de bezettingsgraad van de verschillende afdelingen.

KlantverhalenAvetica

Ik heb nu in 1 cockpit alle relevante informatie van klanten, projecten, abonnementen en omzet bij elkaar staan. Daar profiteren we enorm van.

NL Select your country