Zakelijke kosten
Wat zijn zakelijke kosten?
Zakelijke kosten zijn kosten die je maakt voor je onderneming of kosten die direct met je onderneming te maken hebben. Denk aan kosten voor de hosting van je website, belkosten, boekhouding of reizen. Je kunt zakelijke kosten maken als je in loondienst bent bij een werkgever of als zzp’er.
Zijn zakelijke kosten aftrekbaar?
Gelukkig hoef je deze kosten niet allemaal zelf op te hoesten. Een deel van deze zakelijke kosten zijn aftrekbaar van de omzet van je onderneming als je belastingaangifte doet. Zo betaal je minder belasting. Dat worden ook wel aftrekbare zakelijke kosten genoemd. Maar welke zakelijke kosten zijn precies aftrekbaar?
De Belastingdienst heeft de kosten die wél en niet onder aftrekbare zakelijke kosten vallen op een rijtje gezet in een handig overzicht. Dat bespaart je een hoop uitzoekwerk! Bekijk hier het overzicht van de Belastingdienst van aftrekbare zakelijke kosten.
Zakelijke kosten voor zzp’ers
Van de aanschaf van je laptop tot kosten voor je auto en zelfstudie: net als kleine of grote bedrijven maakt ook een zzp’er een hoop zakelijke kosten voor zijn onderneming. Gelukkig zijn de zakelijke kosten van een zzp’er ook aftrekbaar. Alleen niet allemaal. Het is dus belangrijk dat je dit goed uitzoekt, want zo kun je als zzp’er een hoop zakelijke kosten besparen.
Zakelijke reiskosten
Eén van de aftrekbare zakelijke kosten zijn zakelijke reiskosten. Zakelijke reiskosten zijn de zakelijke kilometers die mensen in loondienst of zzp’ers afleggen voor zakelijke doeleinden. Bijvoorbeeld wanneer je op bezoek gaat bij een klant. Of je nou reist met een privé auto, het openbaar vervoer, de taxi of het vliegtuig: je hebt altijd recht op een reiskostenvergoeding voor de gemaakte zakelijke reiskosten.
Kun je zakelijke kilometers van een privéauto declareren?
Een veelgestelde vraag is of je zakelijke kilometers van je privéauto ook mag declareren. Het antwoord is: ja. Veel mensen declareren zakelijke kilometers met hun privéauto voor het reizen van hun huis naar kantoor en weer terug, ook wel woon-werkverkeer genoemd. Hiervoor verstrekken werkgevers veelal een vaste woon-werkvergoeding.
Maar je kunt natuurlijk ook met je privéauto een zakelijke event bezoeken of op bezoek gaan bij een klant. In dat geval kun je de zakelijke kilometers van je privé auto declareren door middel van een kilometerdeclaratie. Je hebt als werknemer recht op een vaste kilometervergoeding van € 0,23 per kilometer (let op: dit is onlangs aangepast, in 2023 was dit bedrag € 0,21.)
Bonnetjes declareren:
hoe doe je dat?
Als je in dienst bent bij een bedrijf, mag je als werknemer dus verschillende onkosten declareren bij je werkgever. Denk aan het kopen van een broodje bij een tankstation onderweg naar een klant of de kosten van een taxi of hotel op een zakenreis. Er is alleen één voorwaarde: de onkosten mag je declareren bij je werkgever, mits je kunt aantonen dat die kosten ook daadwerkelijk zijn gemaakt. Dat is waarom het, naast je onkosten, ook nodig is om de bijbehorende bonnetjes bij je werkgever te declareren.
Voorheen was het declareren van bonnetjes niet eenvoudig: de bonnetjes verdwenen vaak in een broekzak of waren simpelweg al vervaagd wanneer deze werden ingeleverd bij de administratie. Gelukkig is het declareren van bonnetjes tegenwoordig heel makkelijk: je maakt simpelweg een foto van de bon met een declaratie app op je telefoon en stuurt deze direct online naar je manager. Klaar is kees!
Zakelijke kosten digitaal bijhouden?
Het bijhouden van zakelijke kosten of onkosten declareren via papier, Excel of verschillende tools is een tijdrovende klus voor de financiële administratie.Tegenwoordig is het mogelijk om je boekhouding te integreren met een online declaratie app.
De medewerker dient onkosten in en de manager keurt het op zijn beurt goed via de app. Als laatste ontvangt de administratie de declaraties in een digitaal overzicht en exporteert deze met één klik naar de boekhouding. Benieuwd hoe dit werkt? Lees meer over declareren met de declaratie app Exact SRXP.