Volledig grip op je documentbeheer
Ons documentmanagementsysteem is dé plek om documenten veilig en compliant online te beheren en uit te wisselen en is speciaal ontwikkeld voor accountancykantoren. Ontdek de uitgebreide mogelijkheden.
Documentbeheer in Exact Online
Alle belangrijke informatie op één centrale plek én naadloos geïntegreerd met Microsoft SharePoint. Dat is het documentmanagementsysteem dat hoort bij de Kantoorbeheer-oplossing van Exact Online. Zo ingericht dat je per klant snel de juiste gegevens vindt, bijwerkt of uitwisselt. Met aan elkaar gelinkte mappen en documenten, waardoor je complete organisatie continu over de laatste versie van het document beschikt en deze desgewenst kan bewerken.
Profiteer van Microsoft SharePoint
Maak je als kantoor gebruik van Microsoft Sharepoint? Dan zorgen wij ervoor dat je dossiers met SharePoint worden gesynchroniseerd. Dankzij deze koppeling profiteer je automatisch van diverse voordelen. Want in tegenstelling tot wat andere aanbieders kunnen leveren, wordt onze koppeling met SharePoint automatisch geconfigureerd. Zo voorkom je onder meer het onnodig inrichten en configureren van de SharePoint-omgeving, en kan je meteen aan de slag.
Onderdeel van Exact Online Kantoorbeheer
Het documentmanagementsysteem is onderdeel van Exact Online Kantoorbeheer. Met deze oplossing ben je volledig in controle over jouw bedrijfsvoering. Kantoorbeheer helpt je om activiteiten en taken slimmer te organiseren, tijd te besparen op handmatige werkzaamheden en efficiënter te werken. Door alle werkzaamheden op een centrale landingspagina te organiseren, ondersteunt Kantoorbeheer je activiteitenplanning, werkverdeling en voortgangsbewaking.
De voordelen van documentbeheer
Als belangrijke pijler van Exact Online Kantoorbeheer, levert het documentmanagementsysteem gebruikers een reeks aan voordelen op:
- Eén centrale gestandaardiseerde documentopslag met een vaste structuur per cliënt
- Kantoren profiteren van een documentmanagementsysteem speciaal voor accountancy, gebouwd op het meest gebruikte systeem ter wereld
- Ondersteuning voor documenten die vanuit Kantoorbeheer, Jaarrekening en Fiscaal worden opgeslagen
- Kantoren kunnen makkelijk documenten laten aanleveren, ontvangen en delen
- Dankzij het Microsoft 365 Compliance Center zijn kantoren beschermd tegen ransomware en virussen
- Documenten zijn eenvoudig te gebruiken in combinatie met applicaties van derden
- Overal en vanaf elk device toegang tot documenten
- Rechten en rollen zijn altijd goed geregeld
Wil je meer weten over de verschillende functionaliteiten en voordelen van documentbeheer? Download dan onze whitepaper.
F.A.Q.
Heb je vragen over onze pakketten en/of specifieke functionaliteiten van Exact?
Onze lijst met veelgestelde vragen helpt je op weg!
De documentbeheer mogelijkheden zijn onderdeel van Exact Online Kantoorbeheer Essentials. Naast Exact Online Kantoorbeheer Essentials heb je een Microsoft 365 Business licentie nodig. MS SharePoint maakt hier onderdeel van uit. Dit dien je zelf aan te schaffen, mits je die niet al hebt. Voor meer informatie over Microsoft 365 licenties kunt u contact opnemen met een Microsoft partner.
Voor de ingebruikname is het afnemen van Exact consultancy sterk aanbevolen. De Exact consultant zal u begeleiden bij het leggen van de koppeling en ervoor zorgen dat het functioneel goed werkt. Het zelfstandig leggen van de koppeling, zonder Exact consultancy, wordt afgeraden gezien het belang van een juiste technische- en functionele inrichting afgestemd op de werkprocessen van het kantoor. Op de inrichting wordt daarom ook geen support verleend.
Alle relevante documenten zoals abonnementen, facturen en specificaties worden met de juiste metadata opgeslagen. Welke documenten dit zijn hangt af van de pakketten die je al afneemt. Bij Exact Online Boekhouden zijn dat bijvoorbeeld facturen. Werk je al met Exact Online Jaarrekening, dan sla je o.a. je jaarrekeningen hierin op en vanuit Exact Online Fiscaal zijn dat aangiftes.
In principe is er een getting started pakket met een vaste prijs waarmee je tot een goede standaard inrichting voor jouw kantoor kan komen. Bij complexere inrichtingen, bijvoorbeeld bij bestaande installaties kan je accountmanager je wijzen op de mogelijkheden die van toepassing zijn op jouw situatie en de eventueel bijbehorende kosten.
Ja op dit moment kan SharePoint alleen worden afgenomen voor klanten met een Exact Online Fiscaal en Exact Online Jaarrekening abonnement. De (technische) reden hiervoor is dat SharePoint wordt geactiveerd in het contract systeem van Exact Online terwijl voor Fiscaal Gemak nog gebruik wordt gemaakt van een contract systeem van het voormalige Unit4 Bedrijfssoftware.
Komend jaar gaan we zoveel mogelijk klanten migreren naar Exact Online Fiscaal en Jaarrekening abonnement. Nadat je als kantoor bent overgezet kun je direct Exact Online Kantoorbeheer Essentials afnemen en komen de SharePoint mogelijkheden ook voor jou beschikbaar. Tot die tijd is de SharePoint functionaliteit helaas nog niet voor jou beschikbaar.
Alle documenten die na het activeren van de SharePoint koppeling worden toegevoegd aan Exact Online Jaarrekening en/of Exact Online Fiscaal zullen in SharePoint worden opgeslagen. Alle documenten die voor het activeren van de SharePoint koppeling aan Exact Online Jaarrekening en/of Exact Online Fiscaal zijn toegevoegd blijven in de Exact Online Jaarrekening en/of Exact Online Fiscaal database staan. Documenten worden niet automatisch gemigreerd naar SharePoint, dit kan handmatig door in de Samenwerkingsmodule een document te selecteren, op de drie puntjes te klikken en te kiezen voor ‘Verzenden naar DMS’.
We hebben gekozen voor de meest gangbare inrichting in de markt en dat is één SharePoint site per cliënt. Exact levert uiteraard een standaard template mee bij de inrichting.
Jouw historie blijft bestaan, als je gaat werken met deze nieuwe documentkoppeling gaan we geen data migreren, maar start je met een schone omgeving. Het is belangrijk zo’n traject met jouw systeembeheerder en eventueel andere betrokken partijen goed door te spreken.
De consultants van Exact kunnen je hierbij niet ondersteunen, je kan hiervoor het beste zelf een partij zoeken die dit doet. Er zijn in de markt diverse gecertifieerde MS SharePoint partners die jouw kantoor hierbij kunnen ondersteunen.