Thuiswerkvergoeding: hoe zit dat belastingtechnisch?

Thuiswerken was nog niet eerder zo normaal als nu. Door de coronacrisis loggen we dagelijks massaal in vanaf onze thuiswerkplek. Veel bedrijven hebben aangekondigd dat hun medewerkers ook na deze periode zullen blijven thuiswerken. Mensen ervaren een betere werk-privébalans, hun reistijd is verdwenen en aan sommige taken werk je het liefst thuis zonder gestoord te worden door collega’s. Maar wat kost dat thuiswerken de werknemer eigenlijk? En mag of moet je als werkgever deze kosten vergoeden met een thuiswerkvergoeding? Hier lees je hoe de thuisvergoeding werkt en hoe het zit met de belasting.

Wat is een thuiswerkvergoeding?

Thuiswerken kost je medewerkers geld, dat is logisch. Denk aan hogere kosten voor gas, water en licht die jij normaalgesproken als werkgever betaalt als je medewerkers op kantoor werken. Daarnaast geven thuiswerkers ook meer geld uit aan koffie, thee en toiletpapier. En wat denk je van slijtage van bureaus en stoelen? Voor een voltijd thuiswerker lopen deze kosten al snel op tot gemiddeld 40 euro per maand. Je kunt deze kosten aan je medewerkers vergoeden in de vorm van een onbelaste thuiswerkvergoeding. Je werknemers zullen dit zeker waarderen en zien dat jij als werkgever hun situatie goed aanvoelt.

Is de thuiswerkvergoeding verplicht?

Nee, je bent niet verplicht om je werknemers een thuiswerkvergoeding te verstrekken. Je mag dit dus weigeren. Echter als je je medewerkers verplicht om thuis te werken, of als ze thuiswerken vanwege hun functie, moet je zorgen voor een thuiswerkplek die voldoet aan de arbonormen. Veel bedrijven zien op tegen de extra kosten die ze door het thuiswerken erbij krijgen. En dat in een periode die financieel al flink uitdagend is. Toch bestaat er een belastingtechnisch gunstige manier voor het verstrekken van thuiswerkvergoedingen, namelijk de Werkkostenregeling (WKR).

Belastingvoordeel met de Werkkostenregeling (WKR)

Met de Werkkostenregeling beschik je over een vrije ruimte voor het uitkeren van onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers. Normaal gesproken is deze vrije ruimte 1,7 procent van de totale fiscale loonsom (tot maximaal 400.000 euro). Vanwege de coronacrisis is deze vrije ruimte voor het jaar 2020 én 2021 verhoogd naar 3 procent. Als het totale bedrag onder de 3% van de eerste € 400.000 van de loonsom van alle medewerkers samen blijft, mag de werkgever dat onbelast als vergoeding geven. Dit betekent dat een werkgever € 12.000 onbelast beschikbaar kan stellen. Voor het bedrag boven € 400.000 geldt het percentage van 1,18%.

Thuiswerkvergoeding in plaats van reiskostenvergoeding?

Vanuit het perspectief van goed werkgeverschap is het redelijk om een bepaald bedrag voor thuiswerkkosten aan je medewerkers te vergoeden. In ieder geval tot 1 oktober 2021 kan de werkgever de bestaande vaste reiskostenvergoedingen nog onbelast vergoeden. Dit kan ook als de werknemer de reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) maakt. Het moeten wel vaste vergoedingen zijn die de werkgever al vóór 13 maart 2020 had toegekend.

De thuiswerkvergoeding uitbetalen, hoe pak je dat aan?

Bij het uitbetalen van de thuiswerkvergoeding krijg je aardig wat administratieve rompslomp erbij. Het moet financieel en belastingtechnisch natuurlijk tot in de puntjes kloppen. Wil je op een eenvoudige manier een thuiswerkvergoeding aan je medewerkers uitbetalen? Kijk dan eens naar de mogelijkheden van Exact voor Salaris.