Salaris

De thuiswerkvergoeding: hoe zit dat belastingtechnisch?

De thuiswerkvergoeding: hoe zit dat belastingtechnisch?
Thuiswerken was nog niet eerder zo normaal als nu. Door de coronacrisis loggen we dagelijks massaal in vanaf onze thuiswerkplek. Veel bedrijven hebben aangekondigd dat hun medewerkers ook na deze periode zullen blijven thuiswerken. Mensen ervaren een betere werk-privébalans, hun reistijd is verdwenen en aan sommige taken werk je het liefst thuis zonder gestoord te worden door collega’s. Maar wat kost dat thuiswerken de werknemer eigenlijk? En mag of moet je als werkgever deze kosten vergoeden met een thuiswerkvergoeding? Hier lees je hoe de thuisvergoeding werkt en hoe het zit met de belasting.

Wat is een thuiswerkvergoeding?

Thuiswerken kost je medewerkers geld, dat is logisch. Denk aan hogere kosten voor gas, water en licht die jij normaalgesproken als werkgever betaalt als je medewerkers op kantoor werken. Daarnaast geven thuiswerkers ook meer geld uit aan koffie, thee en toiletpapier. En wat denk je van slijtage van bureaus en stoelen? Voor een voltijd thuiswerker lopen deze kosten al snel op tot gemiddeld 40 euro per maand. Je kunt deze kosten aan je medewerkers vergoeden in de vorm van een onbelaste thuiswerkvergoeding. Je werknemers zullen dit zeker waarderen en zien dat jij als werkgever hun situatie goed aanvoelt.

Is de thuiswerkvergoeding verplicht?

Nee, je bent niet verplicht om je werknemers een thuiswerkvergoeding te verstrekken. Je mag dit dus weigeren. Echter als je je medewerkers verplicht om thuis te werken, of als ze thuiswerken vanwege hun functie, moet je zorgen voor een thuiswerkplek die voldoet aan de arbonormen. Veel bedrijven zien op tegen de extra kosten die ze door het thuiswerken erbij krijgen. En dat in een periode die financieel al flink uitdagend is. Toch bestaat er een belastingtechnisch gunstige manier voor het verstrekken van thuiswerkvergoedingen, namelijk de Werkkostenregeling (WKR).
Meer informatie over Exact voor Salaris

Belastingvoordeel met de Werkkostenregeling (WKR)

Met de Werkkostenregeling beschik je over een vrije ruimte voor het uitkeren van onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers. Normaal gesproken is deze vrije ruimte 1,7 procent van de totale fiscale loonsom (tot maximaal 400.000 euro). Vanwege de coronacrisis is deze vrije ruimte voor het jaar 2020 én 2021 verhoogd naar 3 procent. Over dit gedeelte betaal je dus geen loonbelasting. Je mag deze vrije ruimte gebruiken voor het verstrekken van de thuiswerkvergoeding en voor de kosten die je maakt voor het inrichten van de verplichte arboverantwoorde thuiswerkplek. Maar let op: zit je aan het maximum van die 3 procent, dan betaal je maar liefst 80 procent belasting over alle andere vergoedingen die je aan je werknemer verstrekt en waarvoor geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering geldt.

Thuiswerkvergoeding in plaats van reiskostenvergoeding?

Vanuit het perspectief van goed werkgeverschap is het redelijk om een bepaald bedrag voor thuiswerkkosten aan je medewerkers te vergoeden. Bovendien vervalt per 1 april 2021 de vaste onbelaste reiskostenvergoeding. Hierdoor verliezen je medewerkers een belangrijk gedeelte van hun inkomen. Door het uitkeren van een thuiswerkvergoeding kom je je medewerkers hierin tegemoet. Daarnaast is het een mooie manier om je te onderscheiden als werkgever.

De thuiswerkvergoeding uitbetalen, hoe pak je dat aan?

Bij het uitbetalen van de thuiswerkvergoeding krijg je aardig wat administratieve rompslomp erbij. Het moet financieel en belastingtechnisch natuurlijk tot in de puntjes kloppen. Wil je op een eenvoudige manier een thuiswerkvergoeding aan je medewerkers uitbetalen? Kijk dan eens naar de mogelijkheden van Exact voor Salaris.
Author image
Vera Lenaerts

Vera is solution marketeer bij Exact. In die rol is ze verantwoordelijk voor de propositie van de HR en Payroll software.

NL Select your country