Ondernemen

Thuiszitten = tijd om je administratie door te spitten

administratie zzp’ers Excel belastingaangifte facturen digitaliseren boekhouder accountant bankkoppeling transacties debiteurenbeheer Ondernemend Nederland betalingsherinnering scan- en herkensoftware accountantskantoren betalingsbatch boekingsvoorstel
Inmiddels zitten we al een aantal weken thuis. Je hebt weinig opdrachten, dus niet veel omhanden. Grote kans dat je je tijd nu vult met het opruimen van de zolder, het uitmesten van de kasten en het entertainen van je thuiszittende kinderen. Maar waarom zou je deze tijd niet gebruiken om je administratie eens door te spitten? Misschien niet het leukste klusje, maar het zorgt er wel voor dat jij straks de mogelijkheid hebt om alle kansen aan te grijpen als de coronacrisis voorbij is!

Up-to-date cijfers zijn belangrijker dan ooit

“Hoe vervelend de hele situatie momenteel ook is; er is eigenlijk geen beter moment om je administratie op orde te krijgen dan nu”, zegt Robert Boutkan van MRVO. Daar is vaak namelijk behoorlijk wat werk aan de winkel. “Veel zzp’ers werken nog met Excel en een schoenendoos vol bonnetjes. Zonde, want dat kost veel tijd om te verwerken en het zorgt voor een gebrek aan inzicht. Terwijl up-to-date cijfers nu juist belangrijker zijn dan ooit! Je hebt nu de tijd om daar verandering in te brengen, dus pak die tijd ook en zorg dat je je proces op orde brengt en bijhoudt.”

Quick wins

Robert noemt een aantal quick wins waar je mee kan starten. Die helpen je niet alleen nu, maar maken het je vooral ook een stuk makkelijker als het normale werkleven straks weer begint.

Digitaliseer je administratie

Het voordeel van het digitaliseren van je administratie is dat je alles digitaal en op een plek bewaart: van je verstuurde facturen tot je tankbonnetjes. Hierdoor raak je geen documenten meer kwijt en het scheelt je een hoop gedoe bij de belastingaangifte, want je hoeft niet alles zelf bij elkaar te zoeken – alles staat digitaal. Verder deel je een digitale administratie veel makkelijker met je boekhouder of accountant, waardoor je dit vaker kunt doen. Dat heeft als voordeel dat hij meer inzicht heeft en je dus beter kan adviseren. Vooral in deze tijd is dat heel belangrijk. Biedt je accountant de mogelijkheid om mee te kijken in de administratie, maak daar dan ook gebruik van, zodat je goed op de hoogte bent.

Koppel je bank aan je administratie

Door je bank aan je administratie te koppelen, kost het je minder tijd om je betalingen te verwerken. Een bankkoppeling importeert namelijk de transacties op je zakelijke rekening en koppelt die aan de betaalde facturen in de digitale tool die je gebruikt. Hierdoor hoef je je transacties niet meer zelf over te typen en laat je de computer het werk voor je doen. 

Automatiseer je debiteurenbeheer

Ondernemend Nederland laat veel geld liggen doordat debiteuren te laat – en soms zelfs helemaal niet – betalen. Als je handmatig moet bijhouden of je facturen betaald zijn, is de kans groot dat er een factuur tussendoor glipt. Dat is normaal gesproken al niet gewenst, maar in deze tijd wil je dat zeker voorkomen. Door je debiteurenbeheer te automatiseren met behulp van een online tool, ontvangen je klanten automatisch een betalingsherinnering als ze een factuur niet op tijd betaald hebben. Dat scheelt je veel handmatig werk, waardoor de kans op fouten kleiner is. 

Zorg er trouwens wel voor dat je klantenbestand up-to-date is voordat je begint met automatiseren. Check of het e-mailadres nog klopt, zodat je zeker weet dat je digitale facturen aankomen. Het actualiseren van je klantenbestand is sowieso handig, want zo kun je na de crisis je netwerk inzetten om nieuwe opdrachten binnen te halen.

Stop met zelf boekhouden

Laat je boekhouder of accountant je facturen verwerken. Je bespaart een hoop tijd en verlaagt direct de foutmarge. Steeds meer accountantskantoren werken met scan- en herkensoftware die verwerking bijna realtime maakt. Wanneer je je facturen digitaal naar je accountant stuurt, komen ze automatisch in het systeem, inclusief boekingsvoorstel en betalingsbatch. Het enige wat je boekhouder dan nog hoeft te doen, is waar nodig te controleren en te verwerken. Dat is voor hem ook een stuk makkelijker en sneller (en dus goedkoper) dan werken met een schoenendoos vol bonnetjes. 

Houd contact met je accountant

Naast het op orde brengen van hun administratie, wil Robert zzp’ers ook op het hart drukken om contact te houden met hun accountant. “Het is bij ieder kantoor momenteel enorm druk. Logisch, want ondernemers hebben allerlei vragen over hun financiële situatie. Je kan rustig afwachten totdat je accountant contact met jou opneemt, maar ik raad aan om zelf van je te laten horen. Je accountant kan vaak gelijk met je meekijken en weet precies of je recht hebt op bepaalde vergoedingen. Ook daarbij is het weer heel belangrijk dat je administratie up-to-date is. Is dit maar tot december bijgewerkt, dan is het heel lastig om vandaag een goed advies te kunnen geven. Zorg dus voor recente data. En mocht er ruimte voor zijn, kijk dan ook gelijk samen met je accountant hoe je je proces verder kan optimaliseren. Er is bijna altijd ruimte om je administratie nog een klein beetje meer te digitaliseren”, vervolgt Robert. “Zo zorg je dat je ook in de toekomst weet waar je aan toe bent. Bespreek samen hoe je je administratie beter kan inrichten, hoe je op marges kan sturen en hoe jullie slimmer kunnen samenwerken.” 

Trek aan de bel

Uiteraard zijn er ook zzp’ers die niet samenwerken met een accountant. Toch is dat juist in deze tijd essentieel, benadrukt Robert. Een financieel adviseur kan namelijk op basis van jouw financiën een prognose voor je maken, zodat je precies weet hoe lang je het nog kan uitzingen. Robert: “Een goede adviseur maakt ook nu tijd en ruimte om je te helpen. Je hoeft ook niet gelijk langlopende verplichtingen aan te gaan; misschien is in jouw situatie alleen een telefoongesprek al voldoende.”
NL Select your country