Ondernemen

Efficiënter werken? Gebruik deze 4 handige tools

Als zzp'er moet je heel wat ballen hoog zien te houden. Marketing, sales, je administratie én natuurlijk het leveren van je product of dienst: het komt allemaal op jouw schouders terecht. Als je niet oppast, loop je over in het werk. Gelukkig zijn er verschillende tools die jou helpen om efficiënter te werken, zodat je meer tijd overhoudt. Ik licht er een aantal voor je uit.

Tool tip #1: Trello & Todoist

Efficiënter werken begint met een goed overzicht in je projecten, taken en planning. Daarom is het fijn om met een takenmanager te werken. Er zijn allerlei takenmanagers beschikbaar, maar zelf vind ik Trello en Todoist de fijnste tools. Zowel in Trello als in Todoist kun je werken met projecten. Dit zijn een soort mappen waarin je je taken kunt opdelen, bijvoorbeeld per klant of per onderwerp. Onder welk project kan je taken hangen. Die kun je op hun beurt weer labelen, zodat je precies ziet dat de status van een bepaalde taak is. En moet een bepaalde taak op een specifieke datum afgerond zijn? Koppel er dan een deadline aan, zodat je weet welke taken er prioriteit hebben.

Werk je met anderen aan een project, dan biedt zowel Trello als Todoist de mogelijkheid om samen te werken. Door een ‘owner’ aan een taak te hangen, zie je in een oogopslag wie verantwoordelijk is voor welke taak. Zo houd je met elkaar overzicht wat er moet gebeuren, wanneer het moet gebeuren en door wie het gedaan moet worden. Verder kan je opmerkingen en bestanden toevoegen aan iedere taak, zodat je snel kan communiceren en heel makkelijk bestanden met elkaar deelt. Dat maakt samenwerken een stuk eenvoudiger. En eenvoudig samenwerken is efficiënter werken!

Trello en Todoist kennen allebei een basisversie en een betaalde versie. De basisversies van allebei de tools kennen behoorlijk veel mogelijkheden, waardoor jij waarschijnlijk met de gratis versie goed uit de voeten kan. Wel zo prettig, want dan zit je niet aan een abonnement vast. 

Tool tip #2: Zoom

Online calls zijn inmiddels helemaal ingeburgerd. Fijn, want dat helpt bij het efficiënter werken. Geen half uur in de auto voor een intakegesprek, maar gewoon even videobellen. Mijn favoriete tool voor online meetings is Zoom. En ik ben niet de enige, want het is misschien wel een van de meest gebruikte tools. Wat prettig is aan Zoom, is dat de beeld- en geluidskwaliteit heel hoog is. Je hebt weinig last van ruis en vertraging, waardoor het net is alsof je echt met iemand aan tafel zit. Verder kan je tijdens een meeting niet alleen met elkaar praten, maar je hebt ook de mogelijkheid om je scherm te delen, met elkaar te chatten en om dingen uit te tekenen op een whiteboard. 

Het enige wat je nodig hebt om Zoom te kunnen gebruiken, is een computer met microfoon en camera, of een smartphone. Zodra je een account hebt aangemaakt, krijg je een persoonlijke meeting-ID. Vervolgens kan je je eerste meeting starten of inplannen, zowel 1-op-1 als met meerdere personen in een Zoom Room (tot een maximum van 100 personen met de gratis versie). Ook kunnen anderen jouw uitnodigen voor een Zoom meeting. In zo’n uitnodiging staat een code. Het enige wat je hoeft te doen, is deze code invullen, en je bent klaar om aan te schuiven bij jouw digitale vergadering.

Tool tip #3: LastPass

Niks is zo irritant als je wachtwoord vergeten zijn, toch? Want voordat je een nieuw wachtwoord hebt aangemaakt, ben je zo weer 5 minuten verder. Zonde van je tijd en het draagt niet bepaald bij aan efficiënter werken! Maar met al die online tools die je nodig hebt om op afstand te kunnen werken, krijg je steeds meer wachtwoorden die je moet onthouden. Gelukkig is ook daar een handige tool voor: LastPass. Dit is een wachtwoordmanager die sterke wachtwoorden voor jou bedenkt én ze ook nog eens voor je onthoudt. Hoe het werkt? Installeer LastPass op jouw computer of telefoon en maak een koppeling via Google Chrome. Verzin vervolgens één ijzersterk wachtwoord om jouw LastPass account te beveiligen en te beheren, en de tool doet de rest voor je. 

Elke keer als je ergens een wachtwoord moet aanmaken, genereer je deze met LastPass. De tool slaat het wachtwoord op in jouw persoonlijke kluis en de volgende keer als je wilt inloggen, worden je gegevens vanzelf ingevuld. En log je met jouw LastPass account in op je computer en je mobiele telefoon, dan worden de wachtwoorden in jouw kluis gesynchroniseerd. Hierdoor heb je op beide apparaten toegang tot je wachtwoorden. Handig, want zo hoef je nooit meer een wachtwoord te onthouden; alleen die van je LastPass account. 

Kijk wat werkt voor jou

Dit zijn dus mijn favoriete tools als het gaat om efficiënter werken. Maar: zo veel mensen, zo veel meningen. Wat voor de één heel fijn werkt, vindt de ander misschien helemaal niks. Daarom is mijn advies: kijk wat werkt voor jou. Probeer de verschillende tools uit, ontdek of je dit handig vindt en kom erachter of het ook jou helpt om efficiënter te werken. En geef dit natuurlijk wel even de tijd, want in het begin is een andere werkwijze altijd even wennen!
Author image
Evelien Bolat

Deze gastblog is geschreven door Evelien Bolat. Als eigenaresse van Eefs Online Office én moeder van vijf kinderen, weet Evelien alles over efficiënt werken, plannen en organiseren. Vanuit haar rol als virtual assistent ondersteunt ze ondernemers dan ook bij hun administratie, social media, copy en andere zaken die komen kijken bij een eigen onderneming. Hiermee neemt ze hen veel werk uit handen, waardoor zij tijd overhouden om te doen waar hun hart ligt: ondernemen.

NL Select your country