Choose a different country or region if you want to see the products and prices for your location. Click Continue to go to the selected country or region.

Ondernemen

Wat is de bewaarplicht en hoe voldoe je hier als ondernemer aan?

bewaarplicht
In Nederland geldt voor alle ondernemers een fiscale bewaarplicht. Dit is een wettelijke verplichting die van jou als ondernemer eist dat je je administratie bewaart, zodat de Belastingdienst hier controle op kan uitvoeren. Om aan de bewaarplicht te voldoen, moet je rekening houden met een aantal zaken. In dit artikel zetten we alles op een rij wat je moet weten over de bewaarplicht.

Wat is de bewaarplicht?

De bewaarplicht is een eis vanuit de Belastingdienst die stelt dat iedere ondernemer zijn complete administratie minimaal 7 jaar moet bewaren. Dit mag zowel op papier als digitaal. De Belastingdienst stelt deze eis, zodat zij tot 7 jaar terug controles kunnen uitvoeren op een administratie.

De bewaartermijn gaat pas van start na afloop van het boekjaar. Een factuur die je in maart 2019 hebt verstuurt, mag je dus pas in januari 2027 verwijderen of weggooien. De termijn van 7 jaar geldt dus niet tot 7 jaar na versturen of ontvangen, maar tot na afloop van 7 complete boekjaren.

Hoe lang heb je bewaarplicht?

Zoals hierboven genoemd, moet iedere ondernemer verplicht 7 jaar lang zijn boekhouding bewaren. Er zijn echter ook een aantal uitzonderingen waarbij je je administratie juist langer moet bewaren. Zo geldt voor de gegevens van onroerende zaken zelfs een bewaarplicht van 10 jaar. Een andere uitzondering geldt wanneer je elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert. In dat geval val je onder de Wet Bewaarplicht Telecommunicatie en dien je je complete administratie 10 jaar te bewaren.

Let op: ook nadat je je onderneming hebt beëindigd, moet je je administratie blijven bewaren. Pas nadat de bewaarplicht is verstreken of nadat de Belastingdienst een eindcontrole heeft gedaan, mag je je administratie wissen of weggooien.

Kortere bewaartermijn

In sommige gevallen is het mogelijk om afspraken te maken met de Belastingdienst over kortere bewaartermijnen. Zorg altijd dat deze afspraken vastgelegd worden, zodat je hier achteraf geen problemen mee kan krijgen.

Wat gebeurt er als je niet voldoet aan de bewaarplicht?

Voldoe je niet aan de bewaarplicht, bijvoorbeeld omdat je een deel van je administratie niet lang genoeg hebt bewaard, dan riskeer je een fikse boete. In het ergste geval kan je zelfs strafrechtelijk vervolgd worden. Zorg dus dat je je houdt aan de bewaarplicht.

Zorg ook dat je altijd een back-up of kopie van je administratie hebt. De bewaarplicht wordt namelijk niet kwijtgescholden wanneer je je administratie kwijt bent als gevolg van bijvoorbeeld brand, diefstal of een gecrashte computer; dit is je eigen verantwoordelijkheid.

Hoe kan je aan de bewaarplicht voldoen?

De makkelijkste manier om aan de bewaarplicht te voldoen, is door je administratie bij te houden met behulp van online administratie- of boekhoudsoftware, denk bijvoorbeeld aan Exact Go of Exact voor Boekhouden. Dit zijn cloudoplossingen waarmee je je facturen, bonnen en urenregistratie eenvoudig bijhoudt en opslaat. Zo voldoe je aan de bewaarplicht en worden er automatisch back-ups gemaakt van je complete administratie.

Ontdek onze oplossingen

Wil jij er zeker van zijn dat je voldoet aan de bewaarplicht? Kies dan voor de software van Exact. Ben jij zzp'er en ben je op zoek naar een eenvoudige administratietool, dan is Exact Go een interessant product voor jou. Heb jij meer uitgebreide boekhoudsoftware nodig, kijk dan eens naar de mogelijkheden van Exact voor Boekhouden.
NL Select your country