Wat is de bewaarplicht en hoe voldoe je hieraan?

In Nederland geldt voor alle ondernemers een fiscale bewaarplicht. Dit is een wettelijke verplichting die van jou als ondernemer eist dat je je administratie bewaart, zodat de Belastingdienst hier controle op kan uitvoeren. Om aan de bewaarplicht te voldoen, moet je rekening houden met een aantal zaken. In dit artikel zetten we alles op een rij wat je moet weten over de bewaarplicht.

Wat is de bewaarplicht?

De bewaarplicht is een eis vanuit de Belastingdienst die stelt dat iedere ondernemer zijn complete boekhouding minimaal 7 jaar moet bewaren. Dit mag zowel op papier als digitaal. De Belastingdienst stelt deze eis, zodat zij tot 7 jaar terug controles kunnen uitvoeren op een administratie. Er zijn twee onderdelen van je administratie die je verplicht moet bewaren: de basisgegevens en de gegevens over onroerende zaken. Wat hier precies onder valt, lees je op de website van de Belastingdienst.

De bewaartermijn gaat pas van start na afloop van het boekjaar. Een factuur die je in maart 2019 hebt verstuurt, mag je dus pas in januari 2027 verwijderen of weggooien. De termijn van 7 jaar geldt dus niet tot 7 jaar na versturen of ontvangen, maar tot na afloop van 7 complete boekjaren.

Hoe lang moet je je boekhouding bewaren?

Zoals hierboven genoemd, moet iedere ondernemer verplicht 7 jaar lang zijn boekhouding bewaren. Er zijn echter ook een aantal uitzonderingen waarbij je je administratie juist langer moet bewaren. Zo geldt voor de gegevens van onroerende zaken zelfs een bewaarplicht van 10 jaar. Een andere uitzondering geldt wanneer je elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert. In dat geval val je onder de Wet Bewaarplicht Telecommunicatie en dien je je administratie zelfs 10 jaar te bewaren.

Let op: ook nadat je je onderneming hebt beëindigd, moet je je boekhouding bewaren. Pas nadat de bewaarplicht is verstreken of nadat de Belastingdienst een eindcontrole heeft gedaan, mag je dit wissen of weggooien.

Kortere bewaartermijn

In sommige gevallen is het mogelijk om afspraken te maken met de Belastingdienst over een kortere bewaartermijn. Zorg altijd dat deze afspraken vastgelegd worden, zodat je hier achteraf geen problemen mee kan krijgen.

Wat gebeurt er als je niet voldoet aan de bewaarplicht?

Voldoe je niet aan de bewaarplicht, bijvoorbeeld omdat je een deel van je administratie niet lang genoeg hebt bewaard, dan riskeer je een fikse boete. In het ergste geval kan je zelfs strafrechtelijk vervolgd worden. Zorg dus dat je je houdt aan de bewaarplicht. 

Zorg ook dat je altijd een back-up of kopie van je administratie hebt. De bewaarplicht wordt namelijk niet kwijtgescholden wanneer je je administratie kwijt bent als gevolg van bijvoorbeeld brand, diefstal of een gecrashte computer; dit is je eigen verantwoordelijkheid.

Hoe kan je aan de bewaarplicht voldoen?

De makkelijkste manier om aan de bewaarplicht te voldoen, is door je administratie bij te houden met behulp van online boekhoudsoftware. Met een cloudoplossing als Exact voor Boekhouden kun je je facturen, bonnen en urenregistratie eenvoudig bijhouden en opslaan. Zo voldoe je aan de bewaarplicht en worden er automatisch back-ups gemaakt van je complete administratie.