Choose a different country or region if you want to see the products and prices for your location. Click Continue to go to the selected country or region.

Ondernemen

Algemene voorwaarden opstellen: waar moet je op letten?

algemene voorwaarden
Wanneer je aan de slag gaat als ondernemer, is het verstandig om algemene voorwaarden op te stellen. Dit zijn de kleine lettertjes die bij jouw product of dienst horen en die je aan je klant verstrekt op het moment dat je een offerte uitbrengt. Ga je algemene voorwaarden opstellen, dan zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden. In dit artikel lees je er meer over.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Je algemene voorwaarden vormen een document waarin je vastlegt welke regels je standaard hanteert wanneer je een product of een dienst verkoopt. In dit document zet je op een rij wat de voorwaarden zijn voor onder andere de levering, betaling, retouren, garantie en aansprakelijkheid.

Waarom is het verstandig om algemene voorwaarden op te stellen?

Als ondernemer ben je niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen, maar we raden het wel sterk aan. Dit heeft namelijk twee voordelen. Ten eerste scheelt het je een hoop tijd, omdat je niet met iedere nieuwe klant aparte afspraken hoeft te maken. Je kan eenvoudig verwijzen naar je algemene voorwaarden, waarin je deze afspraken duidelijk op een rij hebt gezet.

Daarnaast beschermen algemene voorwaarden je tegen bepaalde risico’s en behoeden ze je voor allerlei eventuele problemen met je klant. Doet een klant bijvoorbeeld na een jaar een beroep op de garantietermijn, terwijl je in de algemene voorwaarden hebt aangegeven dat er een jaar garantie geldt, dan kan je hierop terugvallen. Zo dek je je dus juridisch in.

Wat moet er in de algemene voorwaarden staan?

In principe bepaal je zelf wat je in je algemene voorwaarden zet; hier zijn geen regels voor. In de praktijk zie je dat de volgende zaken er vrijwel altijd in opgenomen zijn:
  • De toepasselijkheid van je algemene voorwaarden
  • Betalings- en incassovoorwaarden
  • Leveringsvoorwaarden
  • Garantiebepaling en -termijn
  • Overmacht
  • Beëindiging van de overeenkomst
  • Klachtenprocedure
  • Aansprakelijkheid
  • Verlenging en opzeggen van de overeenkomst

Wat je in je algemene voorwaarden zet, is echter afhankelijk van verschillende factoren, zoals het product of de dienst die je verkoopt en de branche waarin je actief bent. Dat is logisch, want een timmerman maakt andere afspraken met zijn klanten dan een yoga-instructeur. Niet alles uit bovenstaand lijstje hoeft dan ook van toepassing te zijn voor jouw bedrijf. 

Verder mag je geen onredelijke bepalingen opnemen in je algemene voorwaarden. Er bestaan een zwarte en een grijze lijst met onredelijke bepalingen. Bij overeenkomsten tussen twee bedrijven zijn deze lijsten niet dwingend (maar soms wel leidend); bij overeenkomsten met consumenten is dat wel het geval. Consumenten worden wettelijk namelijk meer in bescherming genomen dan bedrijven.

Zelf opstellen of laten opstellen?

Je kan ervoor kiezen om je algemene voorwaarden zelf op te stellen, of om ze op te laten stellen door een jurist. Kies je ervoor om ze zelf op te stellen, kijk dan eerst eens bij jouw branche- of beroepsvereniging of zij een voorbeelddocument beschikbaar hebben. Vaak vormt dit een goede basis. In sommige gevallen ben je zelfs verplicht om deze te gebruiken. Kan je geen voorbeelddocument vinden, kopieer dan niet zomaar de algemene voorwaarden van een vergelijkbaar bedrijf!

Een andere mogelijkheid is om je algemene voorwaarden op te laten stellen door een jurist. Hier moet je uiteraard voor betalen, maar het biedt je ook een stuk zekerheid. Een jurist weet namelijk precies hoe hij dit document moet opstellen én welke punten er relevant zijn voor jouw business.

Wanneer zijn je algemene voorwaarden geldig?

Je algemene voorwaarden opstellen is stap een, maar om dit document rechtsgeldig te maken zijn er nog twee belangrijke voorwaarden waar je aan moet voldoen. Ten eerste moet je je algemene voorwaarden openlijk beschikbaar maken voor je klant. Dat betekent dat je je klant de mogelijkheid moet geven om dit document in te zien voordat jullie een overeenkomst aangaan. Voeg je algemene voorwaarden daarom altijd bij je offerte (en dus niet bij je factuur, want dan ben je al te laat). Let op: het is niet genoeg om het document alleen op je website te plaatsen, je moet dit echt naar je klant opsturen.

De tweede voorwaarde is dat je klant de algemene voorwaarden officieel moet aanvaarden. Dit gaat in principe automatisch wanneer je het document beschikbaar hebt gesteld aan je klant en jullie vervolgens een overeenkomst gaan. In sommige gevallen, bijvoorbeeld bij grote transacties, is het echter verstandig om je klant de algemene voorwaarden te laten ondertekenen. Zo heb je achteraf altijd bewijs.

In bepaalde situaties is het ook aan te raden om je algemene voorwaarden te deponeren bij de KvK of de rechtbank, bijvoorbeeld wanneer je veel doet aan telefonische verkoop. Zo kunnen je klanten ze altijd opvragen en inzien.

Automatisch meesturen met je offertes

Wil je zeker weten dat je algemene voorwaarden rechtsgeldig zijn, dan moet je het document dus altijd meesturen met je offertes. Dit kan je handmatig doen, maar om fouten te voorkomen kan je er ook voor kiezen om dit te automatiseren. Dit kan je doen door gebruik te maken van een factuurprogramma. Hierin upload je je algemene voorwaarden als PDF, waarna het document standaard wordt meegestuurd met iedere offerte.

Ontdek onze factuurprogramma's

Exact biedt verschillende factuurprogramma's aan die aansluiten op jouw behoeften. Ben jij zzp'er en ben je op zoek naar een eenvoudige administratietool, dan is Exact Go een interessant product voor jou. Heb jij meer uitgebreide boekhoudsoftware nodig, kijk dan eens naar de mogelijkheden van Exact voor Boekhouden.

NL Select your country