Maak slimme, strategische keuzes met financiële rapportages
Financiële rapportages zijn de drijvende kracht achter je organisatie. Ze helpen je om belangrijke beslissingen te nemen en geven beter zicht en meer grip op toekomstige ontwikkelingen. We leggen je uit waarom financiële rapportages zo belangrijk zijn voor je bedrijf en uit welke informatie ze bestaan. Tot slot geven we ook de belangrijkste soorten van financiële rapportage als voorbeeld.
Wat is een financiële rapportage?
Een financiële rapportage is een overzichtelijke weergave van cijfers en grafieken die samen een beeld geven van de financiële informatie en prestaties van je organisatie. Denk aan de winst- en verliesrekening en verschillende cashflowoverzichten. Je weet hierdoor precies hoe jouw organisatie er financieel voor staat. Ook kan je aan de hand van financiële rapporten gemakkelijk specifieke periodes in het jaar met elkaar vergelijken. Een financieel rapport is handig als je beslissing wil nemen, maar ook vaak nodig wanneer je in zee gaat met investeerders of een lening afsluit bij de bank. Zij vragen een financiële verslaggeving om te kunnen zien hoe je bedrijf het doet.
Betere sturing dankzij financiële overzichten
In elk bedrijf moeten regelmatig belangrijke strategische keuzes gemaakt worden. Je zou daarbij je buikgevoel kunnen volgen. Maar wil je écht slimme keuzes maken, dan is het toch beter om je te baseren op concrete data-inzichten. Financiële overzichten zijn je kompas die je de richting toont voor je strategie. Zo kun je:
- (financiële) strategische keuzes maken en onderbouwen;
- trends in je financiën opsporen en KPI's toetsen;
- Financiële verantwoording afleggen aan belangrijke stakeholders.
Strategische keuzes maken
Financiële rapporten geven zicht op hoe je organisatie presteert. Je kunt de uiteindelijke prestaties van je bedrijf structureel vergelijken met de doelen die je vooraf had gesteld. Met deze inzichten houd je een vinger aan de pols en stuur je tijdig bij. Zo maak je onderbouwde keuzes op vlak van kostenbeheer, prijsbepaling of eventuele financiering. Denk bijvoorbeeld aan het bepalen van de kostenpost waar je op korte termijn het beste op kunt besparen.
Prestaties van je organisatie beoordelen
Financiële overzichten zoals de winst- en verliesrekening, kasstromen en de liquiditeitsratio geven je altijd een goed beeld van de prestaties van je organisatie. Ze beantwoorden belangrijke vragen zoals: ‘Is die eenmalige tegenvaller misschien toch een langdurige trend?’ Dankzij inzichten uit data kom je minder snel voor verrassingen te staan. Zo kun je je met meer rust en focus richten op het ondernemen zelf.
Je financiën verantwoorden aan stakeholders
Als organisatie heb je te maken met verschillende stakeholders. Van je eigen CFO die de financiële richting bepaalt voor de organisatie tot een potentiële investeerder of bank die geld uitleent. Die laatsten lenen je natuurlijk pas geld als ze zeker zijn dat jouw organisatie financieel stabiel is. Daarom vragen stakeholders regelmatig naar een financiële verslaggeving — oftewel een overzicht van de financiële gezondheid van je organisatie. Met financiële rapporten kun je jouw financiën altijd verantwoorden.
Financiële rapportage: voorbeeld
Hoe financiële overzichten van de organisatie eruitzien hangt af van de situatie en het vraagstuk. Een manager in een groot bedrijf heeft bijvoorbeeld andere informatie nodig om keuzes te maken dan een eigenaar van een start-up. Je kan financiële rapportages maken voor specifieke periodes, bijvoorbeeld per maand, kwartaal of jaar. Er zijn een aantal rapportages die vaak terugkomen. We geven je de belangrijkste soorten van financiële rapportage als voorbeeld:
Jaarrekening
Een jaarverslag kan je helpen om financiële verantwoording af te leggen aan stakeholders. Het is een verslag van de financiële situatie over een boekjaar, op basis van (o.a.) de winst- en verliesrekening, de balans en een toelichting op de resultaten in de jaarrekening.De winst- en verliesrekening
Een ander voorbeeld van financiële rapportage is de winst- en verliesrekening. Dat is een periodiek overzicht van alle kosten en opbrengsten van je organisatie. Dit geeft je goed inzicht in het bedrijfsresultaat.Balans
Ook de balans kan dienen als financiële verslaggeving. Het is een momentopname van de financiële situatie van je organisatie, gebaseerd op onder andere het eigen vermogen, de schulden en alle bezittingen.Cashflowoverzicht
Een overzicht van de ontwikkeling van je bankrekeningen, vaak per maand getoond. Het toont aan of je (naar verwachting) in de nabije toekomst voldoende financiële middelen hebt in je onderneming.Hoe start je met financiële rapportages voor je onderneming?
Het opstellen van financiële rapportages kost tijd en aandacht. Een kompas waarmee je je organisatie stuurt, moet namelijk afgesteld zijn op juiste en actuele data, zich richten op een duidelijk doel en inzichten leveren om dit doel te bereiken.
Begin bij financiële rapportages daarom altijd met een doel. Stel prognoses op, gebaseerd op huidige resultaten en reële verwachtingen. Wil je bijvoorbeeld inzicht in de winstgevendheid, kasstromen of alleen toekomstige inkomsten? Breng in kaart welke informatie je hiervoor nodig hebt. Zijn eigen historische financiële gegevens voldoende? Of heb je aanvullend marktonderzoek nodig?
Vervolgens is het belangrijk om de prognoses regelmatig in de gaten te houden en eventueel aan te passen. Maandelijkse rapportage zorgt ervoor dat je de verwachtingen van interne stakeholders kunt beheren en snel anticipeert op veranderingen.
Een goede basis voor financiële verantwoording
Het opzetten van een structurele financiële verantwoording en rapportages voor je organisatie vraagt om een goede basis. Handmatig werken in Excel-bestanden is foutgevoelig, tijdrovend en omslachtig als je het moet delen met stakeholders.
Gelukkig zijn er tools waarmee je moeiteloos een rapport opmaakt. Steeds meer financiële software hebben een BI tool. Je zet hiermee moeiteloos grote hoeveelheden data om in trends en KPI’s. Aangezien de data digitaal beschikbaar is, selecteer je makkelijk de gewenste periode en de financiële informatie die je nodig hebt. Met één druk op de knop is je rapportage klaar. Werk met standaard templates of stel je eigen templates samen. Aantrekkelijke visuele weergaven maken de gegevens begrijpelijk voor je hele organisatie.
Altijd inzicht in cijfers met financiële software
Dankzij volledige integratie van al je financiële processen in één financieel systeem heb je alle informatie direct bij de hand. Slimme finance software geeft je inzicht in de forecast van morgen. Zo anticipeer je tijdig op risico's en houd je tijd over om de juiste strategische beslissingen te nemen.