Zo maak je een financiële planning
Als ondernemer wil je natuurlijk graag weten hoe jouw bedrijf er financieel voor staat. Niet alleen op dit moment, maar ook in de toekomst. Een financiële planning geeft je inzicht in je huidige en toekomstige bedrijfsresultaten. Maar wat is een financiële planning precies? En hoe kan je zelf een financiële planning maken? Aan de hand van een checklist voor een financiële planning en een voorbeeld leggen we uit hoe je dat doet.
Een financiële planning: wat is de betekenis?
Je hebt misschien al gehoord over een financiële planning, maar we geven je de betekenis nog eens mee: een financiële planning is een overzicht van je bedrijfsfinanciën, zowel op korte als lange termijn. Alle inkomsten en uitgaven staan erin, net als de vermogens- en schuldkapitaalstructuren en kasstromen. Specifieke toekomstscenario’s (3 – 7 jaar) geven je inzicht in mogelijke financiële ontwikkelingen. Het is dus een manier om een vinger aan de pols te houden en tijdig bij te sturen. Onderaan de pagina vind je een financiële planning als voorbeeld.
Vroeger gebruikten veel bedrijven vooral een periodieke financiële planning, maar tegenwoordig is het vaak een continu proces. Interne en externe factoren kunnen de financiële planning namelijk op elk moment beïnvloeden. Denk aan economische ontwikkelingen of de komst van nieuw personeel.
Wanneer maak je een financiële planning?
Wanneer maak je nu zo’n planning? Een financiële planning is eigenlijk altijd relevant, maar in de volgende drie situaties is het extra waardevol:
- tijdens het opstarten van je bedrijf, om bijvoorbeeld de haalbaarheid van je ondernemingsplan te beoordelen;
- als gevestigd bedrijf, om zicht te houden op huidige en toekomstige bedrijfsresultaten en om financieringstekorten te voorkomen;
- om banken, kredietverstrekkers of kapitaalverschaffers inzicht te geven in de financiële gezondheid van je organisatie.
Enkel een winst- en verliesrekening is te beperkt
Het is simpelweg te riskant om alleen op de winst- en verliesrekening te sturen. Dat is vaak erg geïsoleerd en geeft je geen overkoepelend beeld van je organisatie. Het geeft ook geen zicht op de manier waarop bijvoorbeeld de cashflow of andere financiële zaken zich mogelijk ontwikkelen in de toekomst.
Zelf een financiële planning maken met Excel? Let op de nadelen!
Veel ondernemers beslissen om zelf een financiële planning te maken en gebruiken daarvoor spreadsheets zoals Excel. Ze maken de financiële planning periodiek op en bespreken die dan bijvoorbeeld tijdens kwartaalsessies. Maar zelf een financiële planning maken in Excel brengt een aantal grote nadelen met zich mee.
Weinig controle en beveiliging
Spreadsheets zijn moeilijker om goed te beveiligen. Er ontstaan bovendien al snel meerdere versies naast elkaar. Als je dit niet goed beheert, verlies je de controle over de spreadsheet en wordt de kans op miscommunicatie groter.Verouderde informatie
Het zorgvuldig verzamelen en verwerken van gegevens in spreadsheets kost vaak meer tijd en moeite. Data is hierdoor al vaak verouderd voordat het wordt gebruikt.Losgekoppelde bestanden
Bestanden zijn vaak losgekoppeld en gesegmenteerd door de verschillende bedrijfsafdelingen. Dat maakt het lastig om een overzichtelijk beeld te krijgen van de complete financiële planning.Lastig forecasten
Programma’s zoals Excel zijn niet specifiek ontwikkeld voor het maken van financiële planningen. Verschillende scenario’s uitwerken, voorspellingen doen en rapportages opmaken in Excel zijn complex, foutgevoelig en tijdrovend.
Een financiële planning staat centraal in je organisatie
Financiële planningen worden vaak gebaseerd op drivers uit verschillende databronnen in je organisatie, zoals je ERP-, boekhoud-, HR- of CRM-systemen. Belangrijke drivers kunnen bijvoorbeeld zijn: de gemiddelde verkoopkosten van je omzet, de gemiddelde kosten van een consultant of het aantal gewerkte uren. Op basis van PxQ, seizoenspatronen of onderlinge afhankelijkheden (meer omzet = meer kosten) kun je zo geautomatiseerd, sneller en nauwkeuriger te werk gaan. Door verschillende databronnen samen te leggen krijg je een holistisch en up-to-date beeld van de huidige en toekomstige situatie en kan je sneller (bij)sturen.
Een financiële planning maken: gebruik ons voorbeeld als checklist
Het ontwerp van een financiële planning verschilt vaak sterk per bedrijf. De planning moet namelijk goed passen in de specifieke organisatie en bijdragen aan de doelstellingen. Toch zijn er een aantal terugkerende stappen in het opstellen van een financiële planning. Wil je een financiële planning opmaken, dan kan je onderstaand voorbeeld als checklist gebruiken.
Start met een gedeeltelijke planning
Een succesvolle integratie van een financiële planning lukt alleen met een zorgvuldige aanpak. Voer daarom eerst een gedeeltelijke planning uit door je algemene planning op te splitsen in specifieke deelplannen. Dit kan bijvoorbeeld per bedrijfssegment of productlijn. Je vergroot hiermee de traceerbaarheid en zorgt voor beter begrip van verschillende bedrijfsgebieden en specifieke factoren die de waarde ervan verhogen.Bepaal verantwoordelijkheden
Wijs vervolgens verantwoordelijke medewerkers aan per deelplan met relevante functies. Je stimuleert hiermee motivatie en betrokkenheid voor de uitvoering van de plannen.Kies het detailniveau
Wat is het gewenste detailniveau voor je financiële planning? Zo kun je ervoor kiezen om je financiële planning uit te voeren op groepsniveau, business-unit niveau, individueel bedrijfs- of kostenplaatsniveau.Kies een geschikte planningsperiode
Onderzoek welke planningsperiode geschikt is voor je financiële planning door zowel korte- als langetermijnperspectieven in kaart te brengen. Bepaal ook hoe gedetailleerd de data moeten zijn om de seizoensgebonden schommelingen en andere effecten door het jaar heen vast te leggen.
Ontdek software voor financiële planningen als de totale oplossing
Met slimme software heb je digitaal overzicht van je financiële planning. Interne of externe factoren die invloed hebben op je financiële planning pas je zelf eenvoudig aan. Je kunt voorspellingen doen voor de toekomst op basis van data en hebt altijd het juiste inzicht om bij te sturen. Krijg een 360-graden beeld van de financiële gezondheid van je organisatie door alle financiële data op één centrale plek.