PolySto centraliseert ERP‑software

Van versnipperde systemen naar één databron voor meer efficiëntie

PolySto Group groeide uit tot een groep van zes bedrijven, elk met eigen systemen en werkwijzen. Dat zorgde voor versnippering en beperkte samenhang, en zette tegelijk extra druk op de marges. De organisatie stond voor een duidelijke uitdaging: hoe creëer je structuur wanneer de basis verspreid is? Daarom koos PolySto voor één centrale ERP-omgeving en een uniforme manier van werken.

PolySto is gespecialiseerd in hygiënische afwerking van ruimtes in de voedingsindustrie. De producten zijn ontworpen voor intensief gebruik en strenge hygiëne-eisen. Kwaliteit staat centraal, ook intern.

Toch werkte de organisatie lange tijd met zes afzonderlijke entiteiten. “Ze zaten onder één dak, maar werkten volledig los van elkaar, met verschillende systemen en werkwijzen”, zegt Christiaan De Page.

Die versnippering zorgde voor inefficiëntie en maakte het moeilijk om cijfers te vergelijken. Rapportering gebeurde onregelmatig, waardoor afwijkingen laat zichtbaar werden. Voor het management werd bijsturen steeds moeilijker — net wanneer snelheid en inzicht nodig zijn om marges te beschermen.

“Je verliest niet alleen tijd, maar ook inzicht. En dat voel je uiteindelijk in je rendement”, zegt Christiaan De Page.

PolySto pakte het grondig aan. Samen met het management werden alle processen en systemen in kaart gebracht. Op basis daarvan werd beslist om alle entiteiten samen te brengen in één ERP systeem.

“Je hebt één betrouwbare bron van data nodig. Pas dan kun je rapporteren, analyseren en bijsturen”, zegt Christiaan De Page. “Zonder consistente data zie je te laat waar je marge verloren gaat.”

Die keuze zorgde voor een uniforme financiële basis over de volledige groep en meer grip op kosten en prestaties.

Tegelijk werd ook de rapporteringsfrequentie verhoogd. Waar cijfers vroeger sporadisch werden bekeken, gebeurt dat nu maandelijks. “Die regelmaat maakt een groot verschil. Je zit korter op de bal en kan sneller ingrijpen waar nodig.”

De conclusie was duidelijk: zonder eenduidige data ontbreekt de basis om duurzaam te groeien en marges onder controle te houden.

Met de Exact ERP software stroomlijnde PolySto zijn volledige werking. Van aankoop en verkoop tot productie, voorraad en facturatie: alles verloopt in één geïntegreerde flow.

“Offertes, orders en facturatie lopen in één cyclus. Die eenvoud helpt ons om sneller te schakelen”, zegt Christiaan De Page.

Automatisering speelt daarbij een belangrijke rol. Banktransacties worden automatisch gekoppeld en verwerkt in de boekhouding, wat zorgt voor minder manueel werk en meer nauwkeurigheid.

Daarnaast kan PolySto sneller inspelen op veranderingen. Nieuwe processen of optimalisaties worden eenvoudiger doorgevoerd omdat alles in één systeem zit.

De impact is duidelijk. Door processen te centraliseren en automatiseren werkt PolySto efficiënter en consistenter. Dankzij beter inzicht in werkuren, kosten en tarieven kon het bedrijf zijn calculatie verfijnen en facturatie beter afstemmen op de realiteit. “Door werkuren en tarieven nauwkeurig te volgen, konden we onze marges opnieuw gezond maken”, zegt Christiaan De Page. Daarnaast werkt iedereen met dezelfde data. Dat verbetert de samenwerking en vermindert fouten.

PolySto blijft ambitieus en zet stappen richting internationale uitbreiding. Nieuwe samenwerkingen en mogelijke acquisities vragen om een schaalbare aanpak.

Eén geïntegreerd systeem maakt het eenvoudiger om nieuwe entiteiten te integreren en processen op elkaar af te stemmen. “De basisstructuur staat er. Daardoor kunnen we verder bouwen en nieuwe bedrijven vlot integreren”, zegt Christiaan De Page.

Met de ERP-software van Exact voor productiebedrijven heeft PolySto een sterke basis voor de toekomst. Processen zijn gestroomlijnd, informatie is centraal beschikbaar en manueel werk wordt beperkt. Expertise ligt vast in systemen en workflows, waardoor kennis toegankelijk is voor de hele organisatie.

“Zorg voor één betrouwbare bron van cijfers en data. Alleen zo kun je duurzaam groeien en je marges onder controle houden”, besluit Christiaan De Page.

Werk jij nog met verschillende systemen en beperkte samenhang? Dan mis je mogelijk het inzicht om tijdig bij te sturen op kosten en marges. Met ERP-software centraliseer je je processen, verhoog je je efficiëntie en krijg je beter grip op je rendement.

Benieuwd wat ERP‑software voor jouw bedrijf kan betekenen?