Whitepaper:
ERP-selectie voor jouw bedrijf in uitdagende tijden.
Het juiste softwarepakket kiezen kan een grote uitdaging zijn, vooral omdat het selecteren van een ERP- of CRM-systeem geen dagelijkse bezigheid is. Toch ontkom je niet aan de nood om jouw bedrijfssystemen te evalueren en te beslissen of je je huidige systemen moderniseert of gaat voor een nieuw ERP-systeem. Want een systeem dat je ondersteunt in je bedrijfsvoering is de motor van iedere succesvolle organisatie.
Het is tijd voor een ERP dat je deze periode moeiteloos ondersteunt.
ERP systemen zijn onmisbaar voor moderne gestroomlijnde bedrijven. Vooral nu, in een uitdagende situatie waarin veel vanuit huis gewerkt wordt, wil je dat iedere medewerker zijn werk kan blijven doen zodat het bedrijf door kan blijven draaien. Een ERP systeem helpt hierbij, en zorgt ervoor dat alle medewerkers toegang hebben tot up-to-date informatie. In dit whitepaper vind je kritische vragen die je stelt aan je nieuwe ERP leverancier waardoor je het systeem krijgt dat je, ook in uitdagende tijden, optimaal ondersteunt.
Zakelijke dienstverlening
Al enkele jaren op rij zit zakelijke dienstverlening in de lift. Er wordt meer omzet en meer winst behaald. Toch blijkt telkens opnieuw dat dienstverlenende bedrijven ook veel geld laten liggen. Een deel daarvan komt op rekening van niet-factureerbare uren. In 2017 ging dit in Nederland bijvoorbeeld om een geschatte 5,6 miljard euro bij kmo’s tot 250 medewerkers. Er staan dan teveel uren overhead tegenover de uiteindelijke factuur naar de klant. Een ander probleem is dat projecten vaak niet op tijd afgerond of opgeleverd worden, wat de winst verder drukt.
Van analyse naar concrete uitvoering
Een belangrijke ontwikkeling is de verschuiving van een pure levering van kennis naar samenwerken om een resultaat te bereiken. Niet alleen tussen verschillende interne afdelingen maar ook met externe partners. De klant wil concrete resultaten – een verandering, een nieuw systeem of een creatieve oplossing – en niet alleen een strategisch plan of analyserapport. Samenwerken vraagt bovenal een goede administratie. Wie neemt welk deel van de uitvoering op zich, intern en extern? Wie zorgt voor de ‘regie’ van het geheel?
Projectadministratie
Het komt er dus vooral op aan om projecten goed in kaart te brengen en op te volgen. Dat lukt niet met een kladblaadje of, erger, uit het hoofd. En het lukt ook niet met Excel, ook al maken veel dienstverleners daar nog volop gebruik bij hun projectbeheer. Je hebt een systeem nodig dat niet alleen je organisatie helpt maar het ook mogelijk maakt om externe partners en toeleveranciers te laten aanhaken. Geen verzameling losse applicaties of documenten, dus, maar een geïntegreerd systeem.
Basis van een project
Geloof het of niet, veel projectmatig werkende bedrijven gebruiken een simpele spreadsheet om de vorderingen bij te houden. Waarom is dat een slecht idee? Het zoeken naar fouten in een spreadsheet is complex. Cellen en formules verwijzen naar elkaar en het kost veel tijd om dat te ontrafelen. Spreadsheets worden ook vaak nog gedeeld door ze heen en weer te mailen, waardoor op een bepaald ogenblik meerdere versies in omloop raken. En welke was dan de juiste? Vaak is dat niet eens de meest recente.
Een goede projectadministratie staat of valt bovendien met een efficiënte koppeling aan financiële systemen. Alles draait uiteindelijk om het factureren van uren en kosten. Met een goed systeem is het mogelijk om het aantal niet-factureerbare uren te doen dalen. Een goed ERP-systeem vormt dus de basis van een project, met koppelingen naar partners, interne afdelingen én de financiële administratie.
ERP of best-of-breed
Er zijn bedrijven die liever kiezen voor een best-of-breed benadering. Daarbij gebruiken ze voor elk apart proces het beste systeem. Maar dit is niet altijd de beste oplossing. De echte kracht zit in informatie-uitwisseling tussen systemen en met de keten. Losse systemen kunnen wel gekoppeld worden maar die moeten telkens worden aangepast als de leverancier van een systeem een update doet. Anders loopt de gegevensuitwisseling vast. Bovendien verschilt het uitzicht per toepassing en moeten uw medewerkers met verschillende systemen leren werken. En wat met al die verschillende aanspreekpunten bij alle leveranciers? En bij wie ligt het probleem als de informatie-uitwisseling tussen systemen niet vlot verloopt? Wil je optimaal werken met een best-of-breed automatisering, dan heb je een IT-afdeling nodig met expertise van al die verschillende systemen. Ook een goed vendor management proces en aankoopproces zijn dan essentieel. Die vermelden in detail de gemaakte afspraken over contractduur, voorwaarden, ondersteuning, verantwoordelijkheden, prijzen. Kies je voor een ERP, dan heb je één aanspreekpunt voor alle ERP-gerelateerde zaken, jouw ERP-leverancier. Hij zette een hele organisatie op poten die je snel en adequaat zal helpen.
De selectie van het ERP-systeem in 6+2 stappen
De selectie van een ERP-systeem is een omvangrijke maar zeer belangrijke activiteit. Een ERP-systeem schaft je voor 8 à 10 jaar aan. Je wilt dus niet dat het systeem na een paar jaar niet meer voldoet.
Het onderstaande stappenplan geeft richting.
1. Definieer uw bedrijf
Wie ben je en waar wil je naartoe als organisatie? Wil je internationaal uitbreiden, dan heb je een systeem nodig dat de wet- en regelgeving van meerdere landen ondersteunt. Of misschien is het je ambitie om steeds meer online te gaan handelen via klantspecifieke webshops en of grote e-commerce platforms terwijl je jouw voorraad wilt verkleinen. Mogelijk wil je extra diensten leveren zoals service en onderhoud. Dan heb je een ERP nodig dat eenvoudig te koppelen is met servicemanagementsoftware. Je ERP-systeem is de kern en de toegevoegde waarde ontstaat als het makkelijk aan te passen is aan wijzigingen in de toekomst.
2. Breng de huidige situatie in kaart
Beschrijf nauwkeurig je huidige bedrijfsprocessen. Hoe is je voorraadbeheer geregeld, hoe verloopt de facturering, boekhouding, verzending etc. Bepaal bij elk proces wat je wil verbeteren. Denk aan kortere levertijden, digitalisering van het facturatieproces, meer maar kleinere orders snel verzenden, het terugzendingsproces verbeteren, meer doen met minder mensen etc. Kortom: schets je ideale proces, formuleer heldere doelstellingen en voorzie ze van een kostenbatenanalyse. Betrek hierbij je medewerkers, niet alleen om een draagvlak te creëren maar ook omdat ze hun situatie het best kennen.
5. Stel vragen
Een aantal vertegenwoordigers van leveranciers komen een presentatie houden. Je kunt daarvan onder de indruk zijn maar laat je niet afleiden door allerlei innovatieve functies die je in eerste instantie niet op het oog had. Stel liever gerichte vragen zoals hoelang de vertegenwoordiger al werkt bij het bedrijf en in de groothandelssector. Wat is hun aanpak voor de implementatie? Kan hij wat meer vertellen over het implementatieproces bij een vergelijkbaar bedrijf zoals dat van jou? Hoe kun je veranderingen in het systeem doorvoeren bijvoorbeeld bij een reorganisatie, nieuwe wet- en regelgeving of een aankoop van nieuwe bedrijven: zelf of via een consultant? Hoe ziet de ontwikkelingsroadmap van het ERP-systeem eruit? Hoe snel zijn die ontwikkelingen door te voeren in het ERP en hoeveel kost dat? Vergt het aanpassingen van je afdelingen om het ERP-systeem draaiend te houden, en zo ja, welke?
6. De implementatie
Die hoort eigenlijk niet bij de selectie zelf maar toch geven we het even mee. Is er een systeem geselecteerd, vorm dan een werkgroep van vertegenwoordigers van de leverancier en van collega’s uit alle afdelingen die met het ERP-systeem te maken krijgen. Zo bekom je een draagvlak. Bovendien kunnen de vertegenwoordigers hun directe collega’s informeren over de voortgang. En stel, zoals aangegeven in punt 5, bij een complexe implementatie een onafhankelijke projectleider aan. Hij zorgt ervoor dat de klant en leverancier de afspraken nakomen.
7. Pak de implementatie stapsgewijs aan
Begin met het eenvoudigste onderdeel, bijvoorbeeld de digitalisering van post- en factuurverwerking. Zo kun je dingen leren en ontdekken wat je verlangt van digitalisering. Vervolgens bouw je het steeds verder uit.
8. Betrek alle gebruikers
Hoe succesvol een systeem wordt, is afhankelijk van de gebruikers. Informeer hen over de voordelen die het biedt, train ze in de werking van de software en neem verbetersuggesties serieus.
Samenvatting
Deze whitepaper geeft tips en aandachtspunten bij het kiezen van een ERP-oplossing voor zakelijke dienstverlening. Er zijn nog veel mogelijkheden om kosten te verlagen en de winstmarge te verhogen. Steeds vaker werken dienstverleners samen met externe partners, wat nieuwe uitdagingen biedt bij het beheren van projecten. Een duidelijke, centrale projectadministratie is daarbij een must.
Na een definitie van ERP volgen de voordelen van het gebruik van een ERP-systeem in vergelijking met een verzameling van losse systemen (best-of-breed). Vervolgens krijg je 6 aandachtspunten voor het kiezen van het juiste ERP-systeem voor jouw bedrijf en 2 bonustips voor een vlotte implementatie. Cruciaal is dat je weet wie je bent als bedrijf en waar je naar toe wilt om mee te evolueren met de wensen van klanten.
Als zakelijke dienstverlener wil je een ERP-systeem dat een korte implementatietijd heeft, dat makkelijk aanpasbaar is aan nieuwe eisen en dat uitgebreid kan worden met modules zonder dat een herimplementatie van uw systeem noodzakelijk is.