Whitepaper:
ERP-selectie voor uw bedrijf in uitdagende tijden.

De productie sector

De productiesector is vrij terughoudend op IT-gebied. Productiebedrijven letten vaak scherp op kosten en voeren alleen de noodzakelijke innovaties voor de belangrijkste processen door. De meerderheid van de bedrijven gebruikt nog verouderde on-site productiesoftware.

Toch wordt automatisering steeds belangrijker bij allerlei processen. Dit komt onder andere vanwege de vraag naar unieke producten tegen schappelijke prijzen. Ook de schaarste aan personeel zorgt ervoor dat productiebedrijven hun processen herzien. Zo nemen robots steeds meer repetitief werk over zodat het personeel zich kan focussen op innovatie en serviceverbetering. Ook het sneller produceren en leveren van orders zijn belangrijke drivers voor modernisering.

46% van de productiebedrijven zegt dat technologische veranderingen binnen de volgende 3 jaar een grote impact zullen hebben op het concurrentielandschap. Dat staat in de KMO-Barometer, een onderzoek in opdracht van Exact. 38% geeft aan dat digitalisering inmiddels hoog op de agenda staat. Om concurrentieel te blijven, is het belangrijk dat u controle heeft op de productievloer. Kostenvermindering en kortere doorlooptijden zijn essentieel, net als fouten verminderen, zaken in één keer goed doen en flexibiliteit.

Dit iseen duidelijke vermindering in vergelijking met de 14% groei in 2018. Dit komt omdat de productiesector sterk afhankelijk is van export naar Duitsland, waar de groei uit is. Ook de Brexit en het Amerikaanse handelsbeleid leiden tot een lagere groeiverwachting. Bovendien zorgt het personeelstekort voor een afkoeling in de sector.

Behalve gewijzigde marktomstandigheden stellen de klanten nieuwe wensen en eisen. Een belangrijke trend is meer maatwerk en orders in kleinere series. Daar heeft 39% van de bedrijven al mee te maken terwijl 33% het die kant ziet opgaan. Voor 6% is deze manier van produceren zelfs al het nieuwe normaal. Die manier van produceren vereist snelheid, flexibiliteit en transparantie in het productieproces. Iets wat er vaak niet is - net zo min als goed technisch personeel.

46% van de productiebedrijven zegt dat technologische veranderingen binnen de volgende 3 jaar een grote impact zullen hebben op het concurrentielandschap.

Het is dus zaak voor productiebedrijven om hun processen flexibeler en transparanter te organiseren als ze succesvol willen blijven. Klanten willen namelijk niet alleen snel een offerte ontvangen, ze willen ook een snelle levering van de producten. En voor dat laatste moet alles altijd kloppen: van voorraadniveaus tot bewerkingstijd per product en de levertijd.

Basis op orde

Dat betekent dat de basis in orde moet zijn. Dat u inzicht hebt in de actuele voorraad, waar de producten liggen en dat u weet wanneer wat binnenkomt en uitgaat. Dit soort informatie moet u niet langer in spreadsheets bijhouden. Vertrek van het uitgangspunt dat er geen papier meer is in het magazijn maar dat alle processen digitaal verlopen. De vragen daarbij zijn: “Wat is de beste keuze: ERP of een verzameling losse systemen (best-of-breed)? Waar let u op bij de leveranciersselectie? En wat is de beste implementatieaanpak?”

Wat is ERP

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Dit systeem verbindt en automatiseert bedrijfsprocessen binnen uw organisatie. Of er nu één vestiging is of tientallen in verschillende landen, het ERP-systeem zorgt dat alle betrokkenen toegang hebben tot dezelfde informatie over bijvoorbeeld voorraadniveaus, levertijden, bestellingen, financiën en personeel. Dit kan omdat alle informatie in een centrale database terecht komt en vervolgens beschikbaar is voor iedereen met de nodige rechten daartoe. Een goed gekozen en ingericht ERP-systeem leidt tot hogere productiviteit binnen uw organisatie en zorgt ervoor dat u sneller kunt inspelen op veranderingen in uw sector.

Vrij van papieren orders

Een modern ERP-systeem voor productiebedrijven bestaat in wezen uit ondersteuning voor productie-, logistieke, administratieve en relatiebeheerprocessen. Daarmee digitaliseert u het magazijn en de werkvloer. En raakt u verlost van papieren werkorders en pakbonnen. Uw foutkans wordt geminimaliseerd en uw leverbetrouwbaarheid gaat met grote sprongen vooruit. Uiteindelijk wilt u machines aan uw ERP koppelen voor een verdere automatisering van uw productieproces. Daardoor produceert u niet alleen efficiënt in massa maar kunt u ook producten maken in kleinere series of zelfs één exemplaar van een product. Razendsnel en foutloos. Bovendien krijgt u gedetailleerd inzicht in de kosten en het productieproces.

De kracht van ERP is dat u eenmalig gegevens moet invoeren die vervolgens overal in het systeem te vinden en te bewerken zijn. Een verandering in een werkorder in het systeem komt automatisch terecht op de werkvloer zodat het productieproces direct aangepast kan worden, waardoor het productproces niet onderbroken moet worden en de kans op faalkosten vermindert.

Dat klinkt vanzelfsprekend maar dat is het niet. Veel productiebedrijven werken met verouderde systemen die slechts een deel van het proces automatiseren. Bovendien zijn proces en praktijk niet op elkaar afgestemd. Pas als er overeenstemming is over het proces, kunt u automatiseren.

Hoe werkvloerautomatisering bij DOCO leidt tot minder fouten

DOCO maakte de overstap van leverancier van componenten voor sectionale garagedeuren naar assembleur van volledige systemen. In plaats van enkel losse componenten te leveren, assembleert DOCO nu deurensets, geheel op maat van de wens van de klant. Het samenstellen van dat wensenpakket gaat via een slimme productconfigurator die gekoppeld is met het ERP-systeem.

Monier Ouled Elhani, operations manager bij DOCO zegt: 

“De klant wil maatwerk maar wel met de snelheid van massaproductie”, zegt Monier Ouled Elhani, operations manager bij DOCO. “Door een volledige automatisering van de werkvloer kunnen we aan die eis gehoor geven. De automatisering is overal terug te vinden: van een order aanmaken in onze configurator over het inkorten van profielen tot het verpakken van de railsets."

Volledig productieproces versneld

DOCO produceerde vroeger drie deuren per dag. Werkorders werden geprint en kwamen op de productievloer terecht.

 “Maar toen we honderd deuren per dag gingen produceren, lagen er zoveel papieren werkorders dat het overzicht verdween. Met koppelingen tussen machines en de software hebben we het volledige productieproces versneld waardoor de foutmarge drastisch verlaagde.

Beter bijsturen

DOCO maakte hiervoor gebruik van Shop Floor Control, een module van het ERP-systeem van Exact. Het productiepersoneel krijgt werkinstructies via tv-schermen op de werkvloer en kan iedere bewerking of taak digitaal registreren. Komt er een tussentijdse wijziging, dan is die direct zichtbaar voor alle betrokkenen. Daardoor is de kans op fouten tijdens het productieproces flink afgenomen. Medewerkers krijgen nu realtime inzicht in de status van de order, de productietijd en alle activiteiten. Hierdoor is ook betere en tijdige bijsturing mogelijk. Bovendien investeerde DOCO in eigen technische ondersteuning. De opgebouwde expertise betaalt zich terug in een perfecte ondersteuning van de complexe productconfigurator en een optimale afstemming van de functionaliteit met de processen op de werkvloer.

ERP of best-of-breed

Er zijn bedrijven die liever kiezen voor een best-of-breed benadering. Daarbij gebruiken ze voor elk proces het ‘beste’ systeem. Maar dit is niet altijd de beste oplossing. De kracht zit in informatie-uitwisseling tussen systemen en met de keten. Losse systemen zijn te koppelen maar die moeten telkens worden aangepast als de leverancier van een systeem een update doet. Anders loopt de gegevensuitwisseling vast. Bovendien verschilt het uitzicht per toepassing. Daardoor moeten uw medewerkers met diverse systemen leren werken. En wat te denken van al die verschillende aanspreekpunten bij alle leveranciers. En bij wie ligt het probleem als de informatie-uitwisseling tussen systemen niet goed loopt? Wilt u optimaal werken met een best-of-breed automatisering, dan heeft u een IT-afdeling nodig met expertise in al die verschillende systemen. Ook een goed vendor managementproces en aankoopproces zijn dan essentieel. Daarin staan tot in detail de gemaakte afspraken over het contract, voorwaarden, ondersteuning, verantwoordelijkheden, prijzen. Kiest u voor ERP, dan heeft u één aanspreekpunt voor alle ERP-gerelateerde zaken, uw ERP-leverancier. Die heeft een hele organisatie op poten gezet om u snel en adequaat te helpen.

Tip

Modern produceren verloopt papierloos. Inventariseer daarom bij de voorbereiding waar in uw bedrijf u papier gebruikt. Vraag na welke functie het papier heeft, hoe nodig het nog is, wie nog allemaal papier gebruikt en wat erop staat? Als u dat in kaart heeft gebracht, gaat u automatiseren.

De selectie van het ERP-systeem in 7+2 stappen

1. Definieer uw bedrijf

Wie bent u en waar wilt u naartoe als organisatie? Wilt u internationaal uitbreiden, dan heeft u een systeem nodig dat de wet- en regelgeving van meerdere landen ondersteunt. Of misschien is het uw ambitie om klantspecifieke producten aan de tarieven van massaproductie te produceren. Dan zoekt u ondersteuning voor het koppelen van machines aan uw ERP. Mogelijk wilt u extra diensten leveren zoals service en onderhoud. Dan heeft u een ERP nodig dat eenvoudig te koppelen is met servicemanagementsoftware. Of u wilt de basis goed krijgen: productieprocessen papierloos maken. Uw ERP-systeem is de kern en de toegevoegde waarde ontstaat als het makkelijk aan te passen is aan wijzigingen in de toekomst.

2. Breng de huidige situatie in kaart

Beschrijf nauwkeurig uw huidige bedrijfsprocessen. Hoe is uw voorraadbeheer geregeld, hoe verloopt de facturering, boekhouding, verzending etc. Bepaal bij elk proces wat u wil verbeteren. Denk aan kortere levertijden, digitalisering van het facturatieproces, meer maar kleinere orders snel verzenden, het terugzendingsproces verbeteren, meer doen met minder mensen etc. Kortom: schets uw ideale proces, formuleer heldere doelstellingen en voorzie ze van een kostenbatenanalyse. Betrek hierbij uw medewerkers, niet alleen om een draagvlak te creëren maar ook omdat ze hun situatie het best kennen. De moeilijkheid hierbij ligt niet bij de techniek maar bij de vertaling van de praktijk naar een proces. Pas als er overeenstemming is over het proces, kunt u automatiseren.

Tip

Gebruikt u nog veel papier in uw bedrijf? Inventariseer waar jullie allemaal nog papier gebruiken en wat erop staat. Wat is de functie? Hoe nodig is het? Als u dat in kaart heeft gebracht, gaat u automatiseren.

3. Kies een deployment methode

Wilt u de software op uw eigen servers laten draaien, in de private of publieke cloud of via een hybride model? De verschillende opties hebben voor- en nadelen. Draait de software op eigen servers, dan heeft u er volledige controle over en kunt u flexibel maatwerk toevoegen. U kunt dan snel inspelen op veranderingen. Nadeel is dat u alle expertise en hardware in eigen huis moet hebben. In de private cloud hoeft u geen hardware in eigen huis te hebben en kunt u toch het systeem laten inrichten zoals u wilt. U bent dan wel zelf verantwoordelijk voor het onderhoud en beheer van de toepassing. Draait uw ERP in de publieke cloud, dan verzorgt de leverancier het onderhoud en beheer van de toepassing maar u bent dan wel afhankelijk van de innovatie- en aanpassingssnelheid van de leverancier.

Tip

Wilt u in de toekomst kunnen wisselen van deployment methode, kies dan een leverancier die die keuzevrijheid en de dienstverlening bij de switch biedt.

4. Selecteer uw leverancier

De bevindingen uit stap 1 en 2 vormen de basis voor uw leveranciersselectie en dus voor het opstellen van een RFI, een request of verzoek om informatie. Formuleer ‘knock-out’ criteria en hang daar scores aan vast. Dus als een leverancier iets niet kan wat u als essentieel definieerde in uw selectie (een zogenaamd knock-out criterium), beëindig dan het selectieproces. Doe aanvragen bij leveranciers die uw groothandelssector goed kennen en er bewezen ervaring in hebben. Zij snappen de uitdagingen en leveren een ERP dat daar goed mee om kan. Bovendien hebben dit soort leveranciers een ecosysteem van IT-partners die extra tools ontwikkelden, specifiek voor hun ERP. Een leverancier van een generiek systeem heeft die kennis niet en zal u doorverwijzen naar dienstverleners. Het is een feit dat dit soort bedrijven meestal uren willen factureren en minder gefocust zijn op het tijdig opleveren van een werkend systeem.

Tip

U heeft een goede leverancier te pakken als die adviseert om een extern projectleider in de arm te nemen die de regie voert. Die zorgt dat zowel de leverancier als u als klant zich aan de afspraken houdt. Maak die persoon ook verantwoordelijk voor tijdige oplevering binnen het budget.

5. Stel vragen

Een aantal vertegenwoordigers van leveranciers komen een presentatie houden. U kunt daarvan onder de indruk zijn maar laat u niet afleiden door allerlei innovatieve functies die u in eerste instantie niet op het oog had. Stel liever gerichte vragen zoals hoelang de vertegenwoordiger al werkt bij het bedrijf en in de groothandelssector? Wat is hun aanpak voor de implementatie? Kan hij wat meer vertellen over het implementatieproces bij een vergelijkbaar bedrijf zoals dat van u? Hoe kunt u veranderingen in het systeem doorvoeren bijvoorbeeld bij een reorganisatie, nieuwe wet- en regelgeving of een aankoop van nieuwe bedrijven: zelf of via een consultant? Hoe ziet de ontwikkelingsroadmap van het ERP-systeem eruit? Hoe snel zijn die ontwikkelingen door te voeren in het ERP en hoeveel kost dat? Vergt het aanpassingen van uw afdelingen om het ERP-systeem draaiend te houden, en zo ja, welke?

6. Vermijd maatwerk

Trap niet in de valkuil die maatwerk heet. Dat is echt niet nodig. Als u gaat digitaliseren kunt u prima met een standaard werken met behulp van een specialist die kennis heeft van uw sector. Hij hielp soortgelijke productiebedrijven als dat van u al automatiseren. Die processen zijn gelijkaardig en dus goed op te vangen met standaardsoftware. U zult wellicht hier of daar een toegeving moeten doen maar dat is nog altijd veel beter dan uitzonderingen met maatwerk te automatiseren. Dan wordt u gegijzeld door uw systeem want veranderingen kunt u niet gemakkelijk doorvoeren in maatwerk. Dat kost bovendien veel geld. Vraag uzelf daarom af: welk probleem lost het maatwerk echt op? Misschien is het nu wel maatwerk maar leeft de wens ook bij veel andere bedrijven. Dan stopt de leverancier het wellicht in de standaard en daar gaat uw investering... Dus kunt u niet alles honderd procent automatiseren met een standaardsysteem, los het dan (tijdelijk) anders op. U heeft het tenslotte jarenlang met papier gedaan. Aarzel vooral niet om de leverancier of implementatiepartner te informeren over uw wensen. Wie weet komen ze er wel in bij een volgende update van het systeem.

7. De implementatie

Die hoort eigenlijk niet bij de selectie zelf maar toch geven we het even mee. Is er een systeem geselecteerd, vorm dan een werkgroep van vertegenwoordigers van de leverancier en van collega’s uit alle afdelingen die met het ERP-systeem te maken krijgen. Zo bekomt u een draagvlak. Bovendien kunnen de vertegenwoordigers hun directe collega’s informeren over de voortgang. En stel, zoals aangegeven in punt 5, bij een complexe implementatie een onafhankelijke projectleider aan. Hij zorgt ervoor dat de klant en leverancier de afspraken nakomen.

8. Pak de implementatie stapsgewijs aan

Begin met het eenvoudigste onderdeel, bijvoorbeeld de digitalisering van post- en factuurverwerking. Zo kunt u dingen leren en ontdekken wat u verlangt van digitalisering. Vervolgens bouwt u het steeds verder uit.

9. Betrek alle gebruikers

Hoe succesvol een systeem wordt, is afhankelijk van de gebruikers. Informeer hen over de voordelen die het biedt, train ze in de werking van de software en neem verbetersuggesties serieus.

Samenvatting

Dit whitepaper geeft tips en aandachtspunten bij het kiezen van het juiste ERP-systeem voor productiebedrijven. Eerst wordt - aan de hand van uitgebreid onderzoek in opdracht van Exact - ingezoomd op de algemene uitdaging voor productiebedrijven.

De definitie van ERP wordt uitgelegd, gevolgd door de voordelen van het gebruik van een ERP-systeem tegenover een verzameling van losse systemen (best-of-breed). Vervolgens krijgt u 6 aandachtspunten voor het kiezen van het juiste ERP-systeem voor uw bedrijf en 3 bonustips voor een vlotte implementatie. Cruciaal is dat u weet wie u bent als bedrijf en waar u naar toe wilt om mee te evolueren met de wensen van klanten.

Als productiebedrijf wilt u een ERP-systeem dat een korte implementatietijd heeft, gemakkelijk aan te passen is aan nieuwe eisen en uitgebreid kan worden met modules zonder dat een herimplementatie van uw systeem noodzakelijk is. Zo kunt u machines koppelen aan uw ERP, zodat de gegevens die de machines produceren automatisch worden verwerkt. Die gebruikt u dan weer om processen verder te verbeteren.

Wat kan Exact voor u doen?

Exact ondersteunt sinds 1984 de behoeften van ondernemers en kmo's. Van kleine bedrijven tot gevestigde middelgrote bedrijven met internationale activiteiten. Wij hebben een duidelijke focus op het ontwerpen van een geïntegreerde productsuite die specifiek is afgestemd op de behoeften van uw organisatie. U krijgt alleen de functies die u nodig heeft voor een bedrijf als het uwe, waardoor de implementatie van de software gemakkelijker kan gaan. Er is geen herimplementatie nodig wanneer u het ERP-systeem wilt uitbreiden met geavanceerde modules voor bijvoorbeeld WMS, P2P, expense management, Salaris, HR, CRM, Process Modelling/Automation, Business Intelligence. Uitbreiden kan ook via ons App Center waar u één van de meer dan 370 zakelijke softwareprogramma's eenvoudig kunt koppelen aan uw software. Een groot aantal programma's is in minder dan vijf minuten te koppelen. Geen ander softwarebedrijf levert koppelmogelijkheden op dit niveau. Het ERP-systeem ondersteunt de wetgeving van ruim veertig landen en kent flexibele implementatieopties: volledig beheerde cloudservice, private cloud en on premise.

Hoe ziet een ERP implementatie traject van Exact eruit?

Kenmerkend voor het implementatietraject van ERP-oplossingen van Exact is de korte implementatietijd ten opzichte van de gemiddelde implementatietijd van andere aanbieders in de markt. Hieronder vindt u een overzicht van de onderdelen en de duur ervan.

1. Analyse (1-6 weken)

Krijg inzicht in uw bedrijf met een grondige analyse. Daardoor heeft u zicht op uw zakelijke uitdagingen en behoeften.

2. Advies (1-4 weken)

  • De vertaling van oplossingsconcepten of advies naar praktische tips.
  • Opstellingsplan voor de uitrol van oplossingen: definiëring implementatieproject en te leveren prestaties.
  • Advies over het niveau van onderhoud en ondersteuning dat nodig is.

3. Implementatie (1-16 weken):

  • Technische installatie en setup
  • Uitrol van het ERP-systeem
  • Kennisdeling
  • Ondersteuning van gegevensmigratie
  • Ondersteuning voor gebruikersacceptatietests
  • Go-live-ondersteuning
  • Customer onboarding/ consultancy om overdracht te ondersteunen

4. Support (on going)

Na de implementatie ondersteunen onze supportspecialisten u via de telefoon, het klantportaal of op locatie. Er zijn ook een uitgebreide kennisbank en lijst met antwoorden op veelgestelde vragen beschikbaar.

Benieuwd welke ERP oplossing het beste bij uw bedrijf past?

BE Select your country