Whitepaper:
Het belang van een ERP voor jouw handelsbedrijf in uitdagende tijden.
ERP systemen zijn onmisbaar voor moderne gestroomlijnde bedrijven. Vooral nu, in een uitdagende situatie waarin veel vanuit huis gewerkt wordt, wil je dat iedere medewerker zijn werk kan blijven doen. Een ERP systeem helpt hierbij, en zorgt ervoor dat alle medewerkers toegang hebben tot up-to-date informatie. In dit whitepaper vind je kritische vragen die beantwoord worden door uw nieuwe ERP leverancier. Zo werk je met een systeem die je, ook in uitdagende tijden, optimaal ondersteunt.
Het is tijd voor een ERP dat je moeiteloos ondersteunt
Dit whitepaper informeert je over de mogelijkheden voor jouw sector en geeft tips voor een vlot selectie- en implementatietraject. Na het lezen ervan krijg je ongetwijfeld inspiratie voor een succesvol traject met een positieve impact op je organisatie.
Voorbeeld dubbele invoer
Sandra Arends van Sanifix, groothandel en reparateur van sanitair, werkte met drie verschillende systemen voor de orderinvoer, planning en boekhouding.
“Dat lukte in het begin nog wel maar naarmate we groeiden zorgde het voor steeds meer ongemakken en kosten. We krijgen gemiddeld 15 orders per dag, dus moest ik in totaal 45 keer een order invoeren. Dit zorgde vaak voor overwerk en stress. Bovendien ging er wel eens wat fout, vooral met de leveringen.”
Een ERP-systeem lost dit op en is bovendien uit te breiden met modules zoals een Warehouse managementsysteem, barcodescanners en e-commerceplatforms. Een ERP kan ook verbonden worden met systemen van transporteurs en fabrikanten maar ook met hardware zoals barcodescanners zodat je de hele keten integreert. Zo wissel je orders, voorraadberichten, productgegevens, pakbonnen en facturen digitaal uit met je ketenpartners. Daardoor onderscheid je je van tragere concurrenten.
ERP of best-of-breed
Er zijn bedrijven die liever kiezen voor een best-of-breed benadering. Daarbij gebruiken ze voor elk proces het ‘beste’ systeem. Maar dit is niet altijd de beste oplossing. De kracht zit in informatie-uitwisseling tussen systemen en met de keten. Losse systemen zijn te koppelen maar die moeten telkens worden aangepast als de leverancier van een systeem een update doet. Anders loopt de gegevensuitwisseling vast. Bovendien verschilt het uitzicht per toepassing. Daardoor moeten je medewerkers met verschillende systemen leren werken. En wat te denken van al die verschillende aanspreekpunten bij alle leveranciers. En bij wie ligt het probleem als de informatie-uitwisseling tussen systemen niet goed loopt? Wil je optimaal werken met een best-of-breed automatisering, dan heb je een IT-afdeling nodig met expertise in al die verschillende systemen. Ook een goed vendor managementproces en aankoopproces zijn dan essentieel. Daarin staan tot in detail de gemaakte afspraken over het contract, voorwaarden, ondersteuning, verantwoordelijkheden, prijzen. Kies je voor ERP, dan heb je één aanspreekpunt voor alle ERP-gerelateerde zaken, je ERP-leverancier. Die heeft een hele organisatie op poten gezet om je snel en adequaat te kunnen helpen.
De selectie van het ERP-systeem in 6+2 stappen
De selectie van een ERP-systeem is een omvangrijke maar zeer belangrijke activiteit. Een ERP-systeem schaf je voor 8 à 10 jaar aan. Je wilt dus niet dat het systeem na een paar jaar niet meer voldoet.
Het onderstaande stappenplan geeft richting.
1. Definieer je bedrijf
Wie ben je en waar wil je naartoe als organisatie? Wil je internationaal uitbreiden, dan heb je een systeem nodig dat de wet- en regelgeving van meerdere landen ondersteunt. Of misschien is het je ambitie om steeds meer online te gaan handelen via klantspecifieke webshops en of grote e-commerce platforms terwijl je je voorraad wilt verkleinen. Mogelijk wil je extra diensten leveren zoals service en onderhoud. Dan heb je een ERP nodig dat eenvoudig te koppelen is met servicemanagementsoftware. Je ERP-systeem is de kern en de toegevoegde waarde ontstaat als het makkelijk aan te passen is aan wijzigingen in de toekomst.
2. Breng de huidige situatie in kaart
Beschrijf nauwkeurig je huidige bedrijfsprocessen. Hoe is je voorraadbeheer geregeld, hoe verloopt de facturering, boekhouding, verzending etc. Bepaal bij elk proces wat je wilt verbeteren. Denk aan kortere levertijden, digitalisering van het facturatieproces, meer maar kleinere orders snel verzenden, het terugzendingsproces verbeteren, meer doen met minder mensen etc. Kortom: schets je ideale proces, formuleer heldere doelstellingen en voorzie ze van een kostenbatenanalyse. Betrek hierbij je medewerkers, niet alleen om een draagvlak te creëren maar ook omdat ze hun situatie het best kennen.
5. Stel vragen
Een aantal vertegenwoordigers van leveranciers komen een presentatie houden. Je kunt daarvan onder de indruk zijn maar laat je niet afleiden door allerlei innovatieve functies die je in eerste instantie niet op het oog had. Stel liever gerichte vragen zoals hoelang de vertegenwoordiger al werkt bij het bedrijf en in de groothandelssector. Wat is hun aanpak voor de implementatie? Kan hij wat meer vertellen over het implementatieproces bij een vergelijkbaar bedrijf zoals dat van jou? Hoe kan je veranderingen in het systeem doorvoeren bijvoorbeeld bij een reorganisatie, nieuwe wet- en regelgeving of een aankoop van nieuwe bedrijven: zelf of via een consultant? Hoe ziet de ontwikkelingsroadmap van het ERP-systeem eruit? Hoe snel zijn die ontwikkelingen door te voeren in het ERP en hoeveel kost dat? Vergt het aanpassingen van je afdelingen om het ERP-systeem draaiend te houden, en zo ja, welke?
6. De implementatie
Die hoort eigenlijk niet bij de selectie zelf maar toch geven we het even mee. Is er een systeem geselecteerd, vorm dan een werkgroep van vertegenwoordigers van de leverancier en van collega’s uit alle afdelingen die met het ERP-systeem te maken krijgen. Zo bekom je een draagvlak. Bovendien kunnen de vertegenwoordigers hun directe collega’s informeren over de voortgang. En stel, zoals aangegeven in punt 5, bij een complexe implementatie een onafhankelijke projectleider aan. Hij zorgt ervoor dat de klant en leverancier de afspraken nakomen.
7. Pak de implementatie stapsgewijs aan
Begin met het eenvoudigste onderdeel, bijvoorbeeld de digitalisering van post- en factuurverwerking. Zo kan je dingen leren en ontdekken wat je verlangt van digitalisering. Vervolgens bouw je het steeds verder uit.
8. Betrek alle gebruikers
Hoe succesvol een systeem wordt, is afhankelijk van de gebruikers. Informeer hen over de voordelen die het biedt, train ze in de werking van de software en neem verbetersuggesties serieus.
Samenvatting
Dit whitepaper geeft tips en aandachtspunten bij het kiezen van het juiste ERP-systeem voor groothandels. Eerst wordt - aan de hand van uitgebreid onderzoek in opdracht van Exact - ingezoomd op de algemene uitdaging voor groothandels. Dat is: waarde blijven toevoegen aan hun diensten door extra dienstverlening aan te bieden. De redenen hiervoor zijn de toegenomen transparantie door online platforms, de mondigheid van klanten en fabrikanten die rechtstreeks aan eindklanten leveren.
Wil je waarde kunnen toevoegen, dan moet de basis in orde zijn. Dat betekent: duidelijke processen, inzicht in voorraden en een papierloos magazijn.
De definitie van ERP wordt uitgelegd, gevolgd door de voordelen van het gebruik van een ERP-systeem tegenover een verzameling van losse systemen (best-of-breed). Vervolgens krijg je 6 aandachtspunten voor het kiezen van het juiste ERP-systeem voor jouw bedrijf en 2 bonustips voor een vlotte implementatie. Cruciaal is dat je weet wie je bent als bedrijf en waar je naar toe wilt om mee te evolueren met de wensen van klanten.
Als groothandel wil je een ERP-systeem dat een korte implementatietijd heeft, gemakkelijk aan te passen is aan nieuwe eisen en uitgebreid kan worden met modules zonder dat een herimplementatie van je systeem noodzakelijk is.
Wil je waarde kunnen toevoegen, dan moet de basis in orde zijn. Dat betekent: duidelijke processen, inzicht in voorraden en een papierloos magazijn.
De definitie van ERP wordt uitgelegd, gevolgd door de voordelen van het gebruik van een ERP-systeem tegenover een verzameling van losse systemen (best-of-breed). Vervolgens krijg je 6 aandachtspunten voor het kiezen van het juiste ERP-systeem voor jouw bedrijf en 2 bonustips voor een vlotte implementatie. Cruciaal is dat je weet wie je bent als bedrijf en waar je naar toe wilt om mee te evolueren met de wensen van klanten.
Als groothandel wil je een ERP-systeem dat een korte implementatietijd heeft, gemakkelijk aan te passen is aan nieuwe eisen en uitgebreid kan worden met modules zonder dat een herimplementatie van je systeem noodzakelijk is.