Scan Sys

ImageCapture van Scan Sys automatiseert documentverwerking vóór en rondom Exact Online. De oplossing richt zich op (inkoop)factuurverwerking, declaratieverwerking en het verwerken van klantopdrachten tot verkooporders.

Meer dan scan-en-herken
Met slimme herkenning en AI-ondersteuning worden documenten gekoppeld aan stamgegevens, boekingslogica en procesinformatie uit Exact Online. Zo helpt ImageCapture niet alleen bij digitaliseren en boeken, maar ook bij controle, matching en goedkeuring.

Inkoopfacturen controleren en matchen
Inkoopfacturen kunnen worden gematcht met bestellingen en ontvangsten in Exact Online. Afwijkingen in prijs, aantal, ontvangst of ordergegevens worden zichtbaar gemaakt, zodat alleen documenten die aandacht vragen beoordeeld worden. Bij volledige match of afwijkingen binnen grenswaarden kan robotfunctionaliteit of systeemakkoord worden ingezet.

Slimme workflow en fiattering
Documenten worden gerouteerd naar de juiste gebruiker, rol of afdeling. De workflow kan worden ingericht op basis van leverancier, bedrag, kostenplaats, project of procescontext. Met groepsfiattering kan een team of afdeling goedkeuren zonder afhankelijk te zijn van één vaste persoon. Opmerkingen, status en audit trail blijven vastgelegd.

Van klantopdracht naar verkooporder
Naast inkoopfacturen en declaraties kan ImageCapture klantopdrachten verwerken tot verkooporders in Exact Online.

Andere systemen
Staat procesinformatie buiten Exact Online, dan kan Scan Sys ook koppelen met ERP-, WMS-, TMS-, project- of branchesystemen. Zo verbindt ImageCapture het document, Exact Online en het operationele proces.

Voordelen:

- Minder handmatige invoer, controle en opvolging.
- Meer grip op goedkeuring, status en uitzonderingen.
- Matching met bestellingen, ontvangsten en ordergegevens.
- Snellere verwerking met AI, robotfunctionaliteit en systeemakkoord.
- Archivering en audit trail.

Scan Sys voegt een gespecialiseerde documentlaag toe voor organisaties die meer nodig hebben.