Grip op je cijfers met Exact Online

Profiteer van de vele innovaties die we deze Autumn’21 Release hebben doorgevoerd. Zo ga je efficiënter te werk, bieden we je meer inzicht en krijg je grip op je cijfers. Klik in het menu op jouw Exact oplossing en ontdek welke verbeteringen en vernieuwingen we hebben doorgevoerd.

Boekhouden
No hands Accounting beschikbaar voor branche specifieke software van Exact Online

Werk je met Exact Online Handel, Productie, Project Management of Uren & Facturen? Profiteer dan vanaf nu van geautomatiseerde factuurverwerking en tot 73% tijd besparen op je administratieve taken. Met No hands Accounting worden facturen niet alleen automatisch gematched met je banktransacties, maar ook met je bestellingen! Zo houd je je inkoopproces pas echt onder controle.

Boekhouden
PSD2-bankkoppeling nu beschikbaar voor Triodos Bank en bunq

De PSD2-bankkoppeling is vanaf nu beschikbaar voor rekeninghouders van de Triodos Bank én bunq! Met deze nieuwe generatie bankkoppelingen van PSD2 heb je op ieder moment up-to-date inzicht in je geldstromen en altijd controle over wie er bij je bankgegevens kan. Later dit jaar volgen meerdere banken. Gebruik is gratis, maar het kan zijn dat er in de toekomst kosten worden gerekend.

Boekhouden
Efficiënter facturen goedkeuren met No hands Accounting

We hebben een aantal verbeteringen doorgevoerd in het goedkeuringsproces voor facturen. Zo zie je vanaf nu alleen de facturen die je zelf moet goedkeuren of al hebt goedgekeurd. Daarnaast is het nu ook mogelijk om je accountant te betrekken in het goedkeuringsproces. Als laatste verbetering hebben we ervoor gezorgd dat je goedkeuringsrechten eenvoudig kunt toekennen aan andere gebruikers.

Boekhouden
In Exact Online e-mails ontvangen van niet-gekoppelde e-mailadressen

Hoewel je in je digitale brievenbus alleen e-mails kunt ontvangen van emailadressen die zijn gekoppeld aan een relatie, kan het zijn dat je toch een belangrijke e-mail hebt ontvangen van een niet-gekoppeld e-mailadres. Om ervoor te zorgen dat je niks meer mist, is het nu mogelijk om zulke e-mails toch te bekijken en zelf te beslissen of je de mail wilt toelaten tot je digitale brievenbus. Deze functionaliteit komt binnenkort beschikbaar.

Boekhouden
Meer inzicht in de wijze waarop inkoopfacturen zijn herkend

Dankzij No hands Accounting worden inkoopfacturen automatisch verwerkt tot boekingsvoorstellen. Maar op basis waarvan heeft de herkenning eigenlijk plaatsgevonden? Dit staat vanaf nu netjes vermeld bij het boekingsvoorstel in kwestie. Je ziet bijvoorbeeld of de grootboekrekeningen of juist btw-codes leidend zijn geweest. Zo heb je meer inzicht in de toegepaste herkenningsmethode.

Boekhouden | Accountancy
Btw-bedragen registreren onder de One Stop Shop-regeling

Verkoop je via een webshop aan particulieren binnen de EU? Dan heb je sinds 1 juli te maken met nieuwe btw-regels voor e-commerce die bekend staan als de One Stop Shop-regeling. Het is nu mogelijk om de zogenaamde OSS btw-bedragen te registreren via een speciaal btw-vak en deze bedragen te verzamelen via een handig overzicht. Zo kun je voortaan makkelijk zien wat je moet invullen in je aangifte. Deze functionaliteit komt binnenkort beschikbaar.

Salaris
Integratie Exact Online Salaris en Exact bouw7

Voor een gestroomlijnde verwerking van de salarisadministratie voor bouwbedrijven hebben we Exact Online Salaris en Exact bouw7 aan elkaar gekoppeld. Vanaf nu bundelen we in Exact bouw7 per medewerker en per uurtype, op basis van verloningsfrequentie, de uren per periode. Deze uren worden vervolgens doorgestuurd naar EOL-verloning, waar de verloning voor de medewerker plaatsvindt.

Salaris
APG terugkoppelbericht

In het verloningsprocesmanagement wil je een mooi overzicht hebben van alle acties die je moet ondernemen in de huidige periode. Zo zie je direct welke periodes of administraties aandacht vragen. Daar komen ook de terugkoppelberichten van de Belastingdienst naar voren. Nu vind je hier ook de terugkoppelberichten pensioenuitvoerder APG terug. Zo maken we het verloningsprocesoverzicht compleet!

Abonnementenbeheer
Abonnementsperiode in factuuromschrijving

Een veelgevraagde wens was het weergeven van de factuurperiode in de omschrijving van de factuur. Zo weet de klant namelijk precies waarop de factuur betrekking heeft. Dit is nu mogelijk met behulp van een aantal variabelen. Met deze variabelen bepaal je eenvoudig hoe de omschrijving eruit moet zien en weet de klant altijd precies welke periode in rekening wordt gebracht.

Abonnementenbeheer
Snel het aantal of prijs van een gefactureerde abonnementsregel aanpassen

Abonnementen worden doorgaans over een langere periode vooruit gefactureerd. Alleen gedurende de looptijd van een abonnement kunnen er natuurlijk wijzigingen optreden, denk bijvoorbeeld aan een upgrade. Voorheen was het niet mogelijk om een dergelijke wijziging snel door te voeren. Maar op basis van jullie feedback kun je nu de prijs en/of hoeveelheid van een reeds gefactureerde abonnementsregel in één keer wijzigen. Na de wijziging wordt automatisch het voorstel voor de correctiefactuur aangemaakt waarbij de verandering pro-rato in rekening wordt gebracht.

Abonnementenbeheer
Signaleer fouten bij automatische facturatie van abonnementen

Een verkeerd ingevuld veld, een ontbrekend e-mailadres, een verkeerde instelling – een fout kan onopgemerkt blijven en pas op het moment van facturatie naar voren komen. Dergelijke fouten in abonnementen die automatisch worden gefactureerd, verhinderen dat een factuur wordt verstuurd. Daarom hebben we de signalering in Abonnementenbeheer verbeterd. Dagelijks worden fouten in het facturatieproces gesignaleerd en kun je hier direct actie op ondernemen.

Abonnementenbeheer
Maak een nulfactuur bij tussentijdse wijzigingen in een abonnement

Abonnementen worden doorgaans over een langere periode vooruit gefactureerd, bijvoorbeeld een jaar of kwartaal. Gedurende de looptijd van een abonnement kan een klant vragen om zijn abonnement uit te breiden (upgrade) of vragen om een deelopzegging (downgrade). Vindt deze wijziging plaats in de laatst gefactureerde abonnementsperiode dan wordt altijd een voorstel voor een correctiefactuur aangemaakt. Hierbij wordt het factuurbedrag pro-rato op basis van het aantal nog resterende dagen berekend. Als bedrijf wil je zelf bepalen of dergelijke wijzigingen zijn toegestaan en of deze in rekening worden gebracht. Ook kan de berekening van het factuurbedrag afwijken per sector.

Het is daarom nu mogelijk om een nulfactuur te laten aanmaken bij een tussentijdse wijziging. Dit geeft je meer flexibiliteit. Je kunt bedrag op nul laten of aanpassen naar eigen wens.

Accountancy
Eenvoudig je klant verwijzen naar Exact Online én optimale onboarding

Wil je je (nieuwe) klant in mum van tijd wijzen op de Exact Online ondernemersoplossingen? We hebben een nieuwe manier om dat super eenvoudig te doen. Zo stuur je je klant vanuit Exact Online een bericht. Gaat je klant hierop in? Dan nemen wij contact op om te adviseren bij de abonnementskeuze. Na akkoord koppelen we direct de nieuwe Exact Online klantomgeving met jouw Exact Online Accountancy omgeving zodat jullie samen een vliegende start maken en jij met je klant online meewerkt, meekijkt, communiceert en signaleert.

Weet je al welke oplossing je klant nodig heeft? Gebruik dan de bestaande uitnodigingswizard waarmee je nu ook bijlagen kunt meesturen (denk aan promotie materiaal uit ons resource center) en je eigen uitnodigingstekst default kan opslaan. Alle uitnodigingen – ook voor Mijn[Kantoor] blijven 7 dagen geldig.

Accountancy
Offertes versturen met Mijn[Kantoor]

Naast verkoopfacturen en herinneringen is het nu ook mogelijk om in Mijn[Kantoor] offertes te versturen. Je klant stelt eenvoudig offertes op met een eigen lay-out, verstuurt ze en volgt ze op. Na akkoord op de offerte staat direct de bijhorende verkoopfactuur klaar ter verzending. Gecombineerd met de aanwezige CRM mogelijkheden in Mijn[Kantoor] zijn jouw klanten optimaal in staat om succesvol te ondernemen.

Sharepoint integratie in CRM voor Exact Online Accountancy

Accountancy
Sharepoint integratie in CRM voor Exact Online Accountancy

Steeds meer accountants- en administratiekantoren gebruiken voor ‘intern’ MS Sharepoint Online of willen dit in de nabije toekomst gaan gebruiken. Met de laatste uitbreiding van CRM voor Exact Online Accountancy is er nu een naadloze integratie gekomen tussen de ‘dossiervorming’ en MS Sharepoint online. Zo zijn mappen en documenten nu met elkaar gelinkt, waardoor je complete organisatie continu de laatste versie van het document heeft en desgewenst kan bewerken. Voor je cliënten hebben we de Mijn[Kantoor] inlog of app. Hierdoor hebben zij, in de door jou geselecteerde mappen en documenten, wel inzage, zonder dat zij in je MS Sharepoint Online omgeving zitten.

Accountancy
Verbeteringen Prepare-by-client (PBC) vragenlijsten

Vanaf nu is het mogelijk om een vragenlijst (Prepare-by-client) aan meerdere gebruikers tegelijk te sturen. Perfect om een groep klanten dezelfde vragenlijst toe te sturen en te monitoren. Bij het versturen in bulk worden alle bestanden op de reguliere wijze opgeslagen. Per vragenlijst wordt een aparte dossierfolder aangemaakt. Daarbij kun je nu een bijlage meesturen, zoals algemene voorwaarden of een voorbeeldbestand dat je klant moet invullen weer uploaden. De vragenlijst wordt zo nog meer een tweerichtingsverkeer. De Mijn[Kantoor] gebruiker kan dit bestand eenvoudig inzien en downloaden.

Accountancy
Mobiele Mijn[Kantoor] app verder verbeterd

De nieuwe Mijn[Kantoor] app is nu verder verbeterd en uitgebreid. Zowel ten aanzien van het verkoopproces bij je klant als hoe jij je klant kunt voorzien van relevante realtime inzichten. Vanuit de cockpit kun je nu weer verder doorklikken naar onderliggende cijfers en ook is het foto maken van een bonnetje om te uploaden aanzienlijk verbeterd. Daarnaast kun je - net als in de webomgeving - behalve verkoopfacturen nu ook herinneringen versturen, beiden inclusief betaallinks (iDEAL), en artikelen aanmaken en beheren. De komende tijd komen verschillende andere functies, zoals offertes ook beschikbaar via de mobiele app.

Accountancy
Efficiëntie monitor

Wil je weten voor welke (interne) klantadministraties meer efficiëntie te behalen valt? Resulterend in tijdwinst, minder fouten en tijdig bij zijn van de administratie? Dit nieuwe overzicht geeft jou en je collega’s relevante aanknopingspunten. Het laat zien hoe actueel een administratie is, het geeft een beeld hoe de verwerking van inkoop- en bankboeking nu is ingeregeld en met welke klanten je een gezonde dialoog zou kunnen voeren over de huidige wijze van samenwerking.

Nieuwe apps beschikbaar in het Exact Online App Center

App Center
Nieuwe apps beschikbaar in het Exact Online App Center

Er zijn weer nieuwe apps toegevoegd aan het Exact Online App Center. Deze apps zijn direct te koppelen met Exact Online of Exact bouw7. Je vindt ze allemaal in het Exact Online App Center.

App Center
Maak gebruik van correcte API filters om de prestatie van je app te verbeteren

Een API zorgt voor het uitwisselen van data en het communiceren met verschillende applicaties. Met een uitgebreid aanbod van verschillende API’s verwerkt Exact Online dagelijks miljoenen API calls. In de praktijk zien we dat de uitwisseling van data tussen Exact Online en andere apps niet efficiënt verloopt. Inefficiënte uitwisseling kost extra tijd, met een slechtere gebruikservaring en mindere prestatie van je app als gevolg. Door filters te gebruiken voorkom je dat onnodige gegevens worden uitgewisseld. Om APIs calls sneller te verwerken is het vanaf nu alleen mogelijk om bepaalde filters te gebruiken bij een aantal endpoints. Deze zijn per endpoint gedocumenteerd. Hiervoor is een extra kolom ‘filters’ toegevoegd. Bekijk bijvoorbeeld het endpoint voor relaties. In de komende maanden werken we aan de gefaseerde uitrol om het gebruik van correcte filters te verplichten. Meer informatie, bekijk REST API reference documentation.

Veel verbeteringen in Exact Online Handel en Productie op basis van productsuggesties

Handel | Productie
Veel verbeteringen in Exact Online Handel en Productie op basis van productsuggesties

Van idee naar oplossing in Exact Online Handel en Exact Online Productie. Als klant van Exact Online kun je ideeën aandragen of jouw stem uitbrengen op productsuggesties. Jouw feedback is belangrijk in het blijvend verbeteren van bijvoorbeeld het order- en bestelproces. Meer dan 400 klanten hebben hun stem uitgebracht op de productsuggesties die in deze release tot leven zijn gekomen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om order direct na het picken te leveren, heb je meer zicht op je marge en introduceren we een algemene prijslijst. Zo maken we samen Exact Online nog beter.

Productie
Plattere werkorders maken met phantom stuklijsten

Een veelvoorkomende uitdaging bij het vertalen van engineering stuklijsten in productiestuklijsten is het voorkomen dat ze resulteren in werkorders met (te) veel suborders. Waar ontwerpers en tekenaars geneigd zijn om complexe producten op te delen in lagen, zijn productieplanners nu juist gecharmeerd van plattere structuren die het werk op een enkel bewerkingsstation samenvatten in een enkele werkorder of suborder. Phantom stuklijsten zijn het perfecte gereedschap om dit voor elkaar te krijgen. Deze zijn vanaf nu beschikbaar in Exact Online Productie Premium.

Handel | Productie
Nu ook goederenontvangst en locatieverplaatsingen in de Voorraadbeheer app

Het was al mogelijk om tellingen uit te voeren en orders te picken in de Voorraadbeheer app. Sinds kort is het in de premium edities van Exact Online Handel en Productie ook mogelijk om goederen te ontvangen. Deze kun je eventueel meteen wegzetten met de put-away functie en je voert nu ook magazijnverplaatsingen uit via de Voorraadbeheer app. Door de handige barcode scanner in de app te gebruiken, minimaliseer je fouten en bespaar je waardevolle tijd.

Handel | Productie
Prijslijsten aanmaken voor algemeen gebruik

Het was al mogelijk om prijslijsten aan te maken per klant, bijvoorbeeld om prijsafspraken door te voeren. Met deze verbetering is het nu ook mogelijk om prijslijsten aan te maken die niet aan een klant gekoppeld zijn. Zo zijn de prijslijsten algemeen inzetbaar. Handig als je een algemene staffelkorting door wilt voeren of voor promotieverkoop.

Handel | Productie
Meer grip op je marge bij het opstellen van offertes en verkooporders

Bij het opstellen van offertes en verkooporders wil je snel inzicht in je marge. Je wilt immers een competitieve prijs rekenen maar ook een gezonde marge hanteren. Door naast de kolommen Kostprijs en Marge% ook de kolom “Marge” toe te voegen, kun je nu snel en efficiënt je totale margebedrag controleren bij het aanmaken van een offerte. Dit betekent dat je je klanten een scherpe prijs kunt bieden met voldoende marge. Uiteraard wordt de marge niet op de offerte of verkooporder layout afgedrukt.

Handel | Productie
Meer controle op afhandelen van verkooporders en bestellingen

Voorkom fouten door het afhandelen van orders te beperken met een nieuwe rol. Sommige backorders hoeven niet meer geleverd te worden en sommige bestellingen worden nooit geleverd. Deze verbetering helpt je voorkomen dat orders die nog wel (deels) geleverd of gefactureerd moeten worden per ongeluk worden afgehandeld. Met deze nieuwe rol bepaal jij wie verkooporders of bestellingen af mag handelen.

Handel | Productie
Nu ook een pop-up bij invoer van bestellingen

Het was al mogelijk om een opmerking te tonen voor specifieke klanten bij de orderinvoer, maar het is nu ook mogelijk om een pop-up te laten tonen bij de invoer van bestellingen bij een specifieke leverancier. Handig om bijvoorbeeld instructies, voorwaarden of afspraken te benadrukken bij bepaalde leveranciers. Dit scheelt tijdrovende en kostbare correcties achteraf.

Handel | Productie
Efficiënter orders leveren na picken

Dankzij de nieuwe knop op de pagina ‘Te picken’ verwerk je meteen de goederenleveringen voor je verkooporders. Uit ons onderzoek naar gebruiksvriendelijkheid is gebleken dat veel gebruikers dit proces volgen: een verkooporder invoeren, de artikelen picken en de artikelen leveren. Door deze verbetering verloopt dit proces soepeler en hoef je niet meer de pagina ‘Te picken’ te verlaten om je levering aan te maken.

Handel | Productie
Ontkoppel opslaglocaties van artikelen

Soms moet je je opslaglocaties herinrichten of nieuwe of vervangende artikelen aan je voorraad toevoegen. Hiervoor moet je wellicht artikelen ontkoppelen en verplaatsen, wat tot nu toe niet mogelijk was in Exact Online. Dankzij deze nieuwe functionaliteit is het mogelijk om gemakkelijk ongebruikte locaties te ontkoppelen van artikelen.

Handel | Productie
Stamgegevens voor artikeltoeslagen aanmaken met CSV-bestanden

Wil je in één keer een groot aantal artikeltoeslagen uit een Excelbestand toevoegen? Exact Online ondersteunt nu het importeren en exporteren van artikeltoeslagen naar en uit je stamgegevens door middel van een CSV-bestand.

Handel | Productie
Serienummers genereren bij assemblage order

Bij assemblageorders kunnen nieuwe producten worden samengesteld die elke een eigen serienummer hebben. Om het toekennen van de serienummer bij gereed melden te vergemakkelijken, is het vanaf nu mogelijk om een reeks serienummers te genereren bij het toekennen. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor gebruikers van Exact Online Handel en Exact Online Productie Geavanceerd en Premium. Lees meer over je Exact Online pakket upgraden.

Handel | Productie
Artikeltoeslag totalen op lay-outs

Het is nu mogelijk om, behalve op regelniveau, ook de totalen aan artikeltoeslagen te tonen op lay-outs. Handig voor je klanten zodat ze snel kunnen zien hoeveel statiegeld op een factuur is gerekend. De totaalvelden zijn beschikbaar op de factuur, order en offerte lay-outs in de geavanceerd en premium edities van Exact Online Handel en Productie.

Handel | Productie
Artikeltoeslagen alleen toepassen bij binnenlandse verkoop

Vanaf nu is het mogelijk om artikeltoeslagen, zoals verwijderingsbijdragen of milieubelastingen, uit te sluiten bij internationale verkoop. Op deze manier weet je zeker dat je niet per ongeluk land specifieke toeslagen doorbelast aan buitenlandse klanten. Je kunt met artikeltoeslagen werken in Exact Online Handel Geavanceerd en Premium en in Exact Online Productie Geavanceerd en Premium.

Handel | Productie | Project Management
Nu nog makkelijker inkoopfacturen invoeren

We hebben de pagina's voor inkoopfactuurboekingen verbeterd, zodat je nu een voorbeeld van pdf-documenten kunt zien voordat je deze als bijlage voor facturen gebruikt. Dankzij deze veelgevraagde verbetering is het makkelijker om een inkoopfactuur te registreren wanneer de informatie is gebaseerd op een pdf-bestand. Steeds tussen verschillende tabbladen bladeren behoort vanaf nu tot het verleden!

Uren & Facturen | Project Management
Meer dan 20 verbeteringen in Exact Online Uren & Facturen

Van idee naar oplossing in Exact Online Uren & Facturen. Als klant van Exact Online kun je ideeën aandragen of jouw stem uitbrengen op productsuggesties. Jouw feedback is belangrijk in het blijvend verbeteren van bijvoorbeeld de urenregistratie, facturatie, of projectbewaking. Meer dan 400 klanten hebben hun stem uitgebracht op de meer dan 20 productsuggesties die in deze release tot leven zijn gekomen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de omzet uit abonnementen te koppelen aan een project of hebben we het nog makkelijker gemaakt om snel in één keer ingevoerde uren te corrigeren. Zo maken we samen Exact Online nog beter.

Uren & Facturen | Project Management
Bespaar tijd door het snel in één keer wijzigen van goed te keuren uren

Al je medewerkers hebben de uren van de afgelopen week of maand verantwoord. Je kunt aan de slag met de facturatie. Maar voordat je de uren in een factuur hebt omgezet, blijkt dat een medewerker de afgelopen maand uren op een verkeerd project of uursoort heeft geboekt. Of een klant belt met de vraag of de uren van de afgelopen maand toch op een ander project kunnen worden gefactureerd. Het maken van dergelijke correcties kan tijdrovend zijn. Je moest dit voorheen per ureninvoer wijzigen. Nu kan dit in één keer bij het goedkeuren van de uren. Zo bespaar je veel tijd.

Uren & Facturen | Project Management
Voeg een bijlage toe in de urenverantwoording

Je wilt de urenverantwoording het liefst zo compleet mogelijk hebben. Het koppelen van een bijlage aan de ureninvoer, zoals bijvoorbeeld een gespreksverslag of een foto, kan de urenregistratie compleet maken. Voorheen was dit alleen mogelijk voor volledige gebruikers. Nu kan ook de medewerker met een rol als tijdschrijfgebruiker een bijlage koppelen aan de urenregistratie.

Uren & Facturen | Project Management
Wanneer zijn de uren goedgekeurd en door wie?

Het overzicht ‘Ingevoerde tijd en kosten’ geeft een volledig inzicht in de urenverantwoording in een bepaalde periode. Op basis van klantfeedback hebben we nu twee extra kolommen toegevoegd. Deze kolommen geven inzicht in wie en wanneer het laatst de ingevoerde uren heeft goedgekeurd. Je kunt deze ook gebruiken in de rapportage naar derden en deze exporten naar Excel.

Uren & Facturen | Project Management
Offerte voor meerwerk aan bestaand project koppelen

Gedurende een project kan het voorkomen dat je een offerte voor meerwerk of extra werkzaamheden uitbrengt. Je kunt nu bij het accepteren van een dergelijke meerwerkofferte het bestaande projectbudget verhogen en de aanvullende werkzaamheden in de scope (WBS) van het lopende project opnemen. Zo heb je alles bij elkaar! Nu beschikbaar in Exact Online Project Management.

Uren & Facturen | Project Management
Koppel terugkerende omzet uit een abonnement aan een project

Wanneer je diensten op abonnementsbasis en tegen vast terugkerend tarief levert, dan wil je natuurlijk een goed beeld hebben van welke kosten er zijn gemaakt om deze diensten te leveren. Dit kan vanaf nu heel eenvoudig door het koppelen van een abonnement aan een project. Bij facturatie van het abonnement wordt dan automatisch het project in de factuurregel meegenomen. Vanuit het projectoverzicht zie je vervolgens de terugkerende omzet. Je ziet direct de marge op basis van deze omzet en de kosten van op het project ingevoerde uren of inkopen. Deze functie is vanaf nu beschikbaar wanneer je abonnementenbeheer in combinatie met Exact Online Uren & Facturen of Project Management gebruikt.

Uren & Facturen | Project Management
Geen losse eindjes meer bij het afronden van een project

Bij het afronden en afsluiten van een project in Exact Online Uren & Facturen wil je geen losse eindjes overhouden. Je wilt bijvoorbeeld voorkomen dat ingediende uren nog goedgekeurd moeten worden of dat er nog uren in rekening moeten worden gebracht. Je wordt vanaf nu bij het afsluiten van een project direct geattendeerd of er nog openstaande zaken zijn en zo kun je deze losse eindjes meteen oppakken. Ook voorkom je dat er mogelijke losse eindjes in de toekomst ontstaan. Met het afsluiten van een project wordt ook het project dichtgezet voor toekomstige uren- of inkoopboekingen.

Uren & Facturen | Project Management
Grip op kosten door blokkeren van nieuwe inkopen

Als projectmanager ben je veelal verantwoordelijk voor het binnen budget opleveren van een project. Je kunt nu de grip op kosten en uitgaven versterken door het blokkeren van inkoopfacturen en bestellingen op een specifiek project. Met deze veelgevraagde functie voorkom je dat nieuwe uitgaven op het project worden geboekt.

Uren & Facturen | Project Management
Urenspecificatie factuur verrijkt met akkoord van de klant

Met de digitale urenstaat maak je gewerkte uren inzichtelijk voor je klant. Je kunt deze urenstaat met nog te factureren uren nu ook online laten goedkeuren door je klant. Dit voorkomt vragen achteraf en gedoe met de facturatie. Daarnaast is het nu mogelijk om relevante informatie zoals de naam van de goedkeurder en datum van goedkeuring op de urenspecificatie te vermelden. Deze urenspecificatie stuur je mee met de factuur. Zo weet de ontvangende afdeling precies wie akkoord heeft gegeven voor de gewerkte uren. Dit geeft minder vragen en een meer transparante factuur versneld de betaling van de factuur. Het is verder nu ook mogelijk om, i.v.m. privacy, alleen de voornaam of medewerkersnummer in plaats van de volledige naam op de specificatie weer te geven.

Uren & Facturen | Project Management
Urenstaten voor meerdere medewerkers aanmaken

Met de urenstaat maak je gewerkte en factureerbare uren inzichtelijk voordat je de factuur verstuurd naar je klant. Het is nu mogelijk om de uren van meerdere medewerkers werkzaam op één project op één urenstaat presenteren. Je hoeft dus niet meer per medewerker een aparte urenstaat op te maken en te versturen naar je klant. Zo geef je je klant een helder overzicht van de werkzaamheden, ongeacht of deze door 1 of meerdere medewerkers zijn verricht.

Uren & Facturen | Project Management
Extra velden maken urenstaat nog overzichtelijker

Met de urenstaat maak je gewerkte en factureerbare uren inzichtelijk voor je klant. Je kunt de uren online laten goedkeuren door je klant. Je geeft je klanten voorafgaand aan het versturen van de factuur inzicht in de gewerkte uren. Daarmee voorkom je vragen en gedoe achteraf. We hebben op basis van je feedback drie extra velden toegevoegd. Zo kun je nu het projectnummer, de projectomschrijving en het klantbestelnummer meenemen in de kopregel van de urenstaat. Met name handig wanneer je urenstaat betrekking heeft op één project. Je hoeft deze informatie dan niet meer in elke kolom te dupliceren. Zo wordt de urenstaat nog overzichtelijker.

Uren & Facturen | Project Management
Velden voor kostenplaatsen en -dragers toegevoegd aan projectclassificaties

In Exact Online Uren & Facturen kun je naast projecten ook werken met kostenplaatsen en -dragers. Deze analytische dimensies geven je extra financiële rapportagemogelijkheden. Zo kun je bijvoorbeeld een kostenplaats gebruiken om de kosten en opbrengsten per afdeling te volgen. Vanaf nu is het ook mogelijk om een kostenplaats of -drager aan een projectclassificatie toe te voegen. Op basis van de projectclassificatie wordt dan automatisch de gekoppelde kostenplaats in de factuurregel gezet. Zo zie je precies welke omzet uit gefactureerde uren of termijnen toe te wijzen is aan een specifieke kostenplaats- of drager.

Uren & Facturen | Project Management
Extra inzicht in productiviteit medewerkers door netto factureerbaarheid

Voor een gezonde bedrijfsvoering is het veelal noodzakelijk dat consultants gemiddeld 70% tot 80% van hun beschikbare uren declarabel of factureerbaar zijn. Voor de beschikbaarheid neemt Exact Online standaard het aantal uren in het werkrooster als uitgangspunt, ongeacht of de medewerker bijvoorbeeld op vakantie of ziek is. Om beter zicht te krijgen op de daadwerkelijke beschikbaarheid en factureerbaarheid, hebben we de kolom “Netto factureerbaarheid” in het rapport factureerbaarheid toegevoegd. Deze berekent het percentage factureerbare uren op basis van de netto beschikbare uren. Dit zijn de roosteruren minus verlof- en absentie uren in die periode. Zo heb je nog scherper zicht op de daadwerkelijke productiviteit van je medewerkers. Nu beschikbaar in Exact Online Project Management.

Uren & Facturen | Project Management
Gebruik de correcte kostprijs in projectvoortgangsrapportages

Met Exact Online Uren & Facturen kun je geboekte onkosten, zoals bijvoorbeeld het aantal verreden kilometers, doorbelasten aan je opdrachtgever. Je voert dergelijke factureerbare kosten in via het ureninvoerscherm en deze worden dan vervolgens bij de klant in rekening gebracht tegen de actuele verkoopprijs. Tot op heden werd alleen de historische verkoopprijs en niet de op dat moment geldende kostprijs bewaard. De projectrapportages waren gebaseerd op de actuele artikelkostprijs. Bij een kostprijswijziging leidde dit tot afwijkingen in de diverse projectoverzichten. Het is nu mogelijk om bij een kostprijswijziging van een kostensoort een ingangsdatum vast te leggen. Op basis van deze datum wordt vervolgens in de projectrapportage de juiste kostprijs bepaald en heb je een correcte weergave van de bestede kosten op een project.

Uren & Facturen | Project Management
Bekijk meerdere projecten in het rapport Projectsamenvatting

Met onze nieuwste verbetering aan het rapport Projectsamenvatting krijg je inzicht in meerdere projecten tegelijkertijd. Als je nu een rapportperiode selecteert zonder een specifiek project te selecteren, worden alle projecten met transacties in die periode in het rapport inbegrepen. Zo krijg je een overzicht van alle projecten en boekingen tijdens die periode.

Uren & Facturen | Project Management
Altijd de juiste vormgeving van je factuur of factuurspecificatie

Met Exact Online Uren & Facturen breng je eenvoudig gewerkte uren of geplande termijnen in rekening bij je klant. Het is nu mogelijk om de vormgeving en opmaak van de factuur af te stemmen op het type dienst. Op basis van de projectclassificatie kun je instellen welke lay-out voor de factuur of factuurspecificatie moet worden gebruikt. Dit voorkomt fouten en draagt bij aan het correct factureren van je diensten.

Uren & Facturen | Project Management
Factuurspecificatie toegevoegd aan afdrukvoorbeeld factuurvoorstel

Met Exact Online Uren & Facturen zie je direct welke bestede uren en geplande factuurtermijnen klaar staan om gefactureerd te worden. Deze staan namelijk klaar in een factuurvoorstel, waarin alle nog te factureren werkzaamheden per project of per relatie worden verzameld. Vanuit dit factuurvoorstel kun je de nacalculatie projectfactuur aanmaken, waarbij de bestede uren in een factuur worden omgezet. Je kunt ook vanuit een factuurvoorstel een afdrukvoorbeeld van de factuur maken. Dit laatste hebben we verbeterd. Het is nu mogelijk om ook een factuurspecificatie aan dit afdrukvoorbeeld toe te voegen. Zo zie je precies hoe ook de uiteindelijke factuur inclusief de gedetailleerde urenspecificatie eruit zal zien.

Uren & Facturen | Project Management
Klantbestelnummer automatisch ‘uw ref.’ op gegenereerde facturen

Het klantbestelnummer wordt op een project of abonnement gebruikt om aan te geven onder welke referentie of PO-nummer een klant een opdracht heeft geplaatst. Staat deze niet op de verkoopfactuur, dan wordt deze factuur veelal niet betaald. Met name bij e-facturatie is het niet voldoende om dit nummer op de lay-out af te drukken. Vanaf nu wordt het klantbestelnummer bij facturatie van één project of abonnement per factuur automatisch overgenomen op de factuur in het ‘uw ref.’ veld. Zo voorkom je dat bij e-facturatie de factuur wordt afgewezen en krijg je tijdig betaald. Ook bij het aanmaken van een project vanuit een offerte wordt het klantbestelnummer overgenomen vanuit het ‘uw ref’ veld van de offerte. Zo is het van offerte tot factuur altijd helder onder welke referentie de klant de opdracht heeft geplaatst.

Uren & Facturen | Project Management
Projectleider toevoegen aan je lay-outs voor verkoopfacturen

Een heldere factuur voorkomt vragen bij je klant en wordt sneller betaald. Het is daarom nu mogelijk om de projectleider aan de lay-out van de verkoopfactuur toe te voegen. Dit kan zowel op factuurregelniveau als op de kopregel van de factuur.

Uren & Facturen | Project Management
Bepaal per project of je een factuurspecificatie wilt gebruiken

Een transparante factuur met heldere urenspecificatie geeft minder vragen en wordt sneller betaald. Maar niet elke projectfactuur vereist een specificatie van de gewerkte uren. Bijvoorbeeld, je wilt een specificatie alleen toevoegen bij projecten die op nacalculatie worden gefactureerd. Je hebt daarom nu de flexibiliteit om per project te kiezen of je wel of niet een factuurspecificatie aan de factuur wilt toevoegen.

Uren & Facturen | Project Management
Betaalstatus factuur volgen vanuit project

Je wilt als projectmanager niet elke keer de boekhouding induiken om te zien of een factuur betaald is. Gelukkig kun je nu heel gemakkelijk via de projectkaart de betaalstatus of verwachte betaaldatum van een projectfactuur bekijken.

Exact Online
Nieuwe login pagina

We hebben de login pagina van Exact Online geüpdatet. Vanaf nu voer je eerst je gebruikersnaam in en op de volgende pagina pas je wachtwoord. Met deze update kunnen we straks alle Exact producten vanuit één beveiligde omgeving benaderen. Deze update heeft verder geen impact op je bestaande logingegvens.

Exact Online
Nieuwe lay-outs beschikbaar

We hebben nieuwe lay-outs toegevoegd en bestaande lay-outs verbeterd in Exact Online. Zo zijn ze makkelijker te bewerken en completer. Je kunt deze lay-outs als basis gebruiken om snel je eigen verkoopfactuur, orderbevestiging of offerte te ontwerpen en aan te passen naar je eigen wensen. Je vindt de lay-outs in de galerij. Je hebt geen briefpapier nodig, voeg alleen je eigen logo toe. Volg de online lay-out training en ga direct aan de slag!

Exact Online
Laatst gebruikte artikelcode voorgesteld bij artikel aanmaken

Het aanmaken van een reeks opeenvolgende artikelen kan frustrerend zijn omdat je moet onthouden wat de laatst gebruikte code is.

Daarom wordt de laatst aangemaakte itemcode nu getoond bij het aanmaken van nieuwe artikelen. Zo wordt het invoeren van een reeks opvolgende artikelen een stuk simpeler en verminder je de kans op fouten.

Exact bouw7
Mogelijkheid om vorderingsstaat aan te maken

In Exact bouw7 is het nu mogelijk om een vorderingsstaat (afrekenstaat) aan te maken. De vorderingsstaat kun je naar je opdrachtgever sturen ter goedkeuring. Na goedkeuring heb je de mogelijkheid om termijnen gedeeltelijk te factureren. Ook is het mogelijk om een vorderingsstaat aan te maken door middel van een import en kun je regels makkelijk verplaatsen. De verstuurde vorderingsstaat kun je gemakkelijk bewerken en nogmaals versturen. Daarnaast is het mogelijk om een eerder gemaakte vorderingsstaat te dupliceren.

Exact bouw7
Materialen module verbeterd

Het boeken en organiseren van materialen in Exact bouw7 is geoptimaliseerd. Zo heb je nu de mogelijkheid om materialen te groeperen en is de gebruiksvriendelijkheid verbeterd. Zo kun je door de administratie te koppelen aan je materiaal automatisch een grootboeknummer koppelen aan je verkoopfacturatie. Benieuwd naar alle features? Bekijk dan de release note.

Exact bouw7
Voeg bladwijzers toe in Exact bouw7

We hebben bladwijzers toegevoegd aan Exact bouw7, hierdoor kun je als gebruiker gemakkelijk pagina’s opslaan die vaak worden bezocht. Voorheen moest je hiervoor de browser gebruiken, maar met deze functionaliteit kunnen we dit nu ook in de software faciliteren. Je slaat hiermee alle pagina's gemakkelijk op en opent ze opnieuw met de filterinstelling die jij als gebruiker wilt zien. Zo heb je met 1 druk op de knop direct de informatie die voor jou als gebruiker belangrijk is. De bladwijzers zijn ondergebracht in verschillende hoofdstukken per module.

De opgeslagen bladwijzers kun je ook gemakkelijk delen met je collega’s of afdeling. Zo heb je altijd dezelfde informatie tot je beschikking.

Exact bouw7
Voeg je handtekening toe aan de offerte

In Exact bouw7 is het nu de mogelijk om een handtekening van de adviseur onder een offerte te plaatsen. Dit doe je door eerst een handtekening onder de medewerker te uploaden en vervolgens een offerte op te stellen met de medewerker als adviseur.

Exact bouw7
Nog meer notificatiemogelijkheden toegevoegd

Naast de bestaande notificatie mogelijkheden in Exact bouw7 kun je nu nog beter op de hoogte blijven. Zo kun je onder andere notificaties ontvangen wanneer er vanuit de mobiele app een tussentijdse oplevering wordt gedaan, er een dagboek wordt ingevuld, een planitem aanvangt of wordt aangepast en wanneer er bestanden worden aangemaakt op een project. Bovendien kun je nu ook notificaties aanmaken op custom attributen.

Exact bouw7
Pdf meegestuurd met inkooporder

Wanneer je in Exact bouw7 een inkooporder of een onderaannemerscontract aanmaakt, heb je de mogelijkheid om deze per mail te versturen. Vanaf nu wordt er naast de mail ook een pdf met het contract aangemaakt en meegestuurd.

Efficiënter werken en meer inzicht

Deze Autumn’21 Release zit boordevol innovaties die jou helpen efficiënter te werken en je nog meer inzicht bieden. Zo ben je klaar voor de toekomst. Klik in het menu op jouw Exact oplossing en ontdek welke verbeteringen en vernieuwingen we hebben doorgevoerd.

Exact Globe+
Verdere uitrol van Exact Globe+ van start

Meer dan 2 jaar en met meer dan 90 ontwikkelaars is er aan de vernieuwde software oplossing Exact Globe+ gewerkt. Zes miljoen regels code en 3300 applicaties zijn vernieuwd. En het resultaat van deze innovatieslag mag er zijn. De eerste bedrijven werken al kosteloos met Exact Globe+ in Controlled Release, die kosteloos is voor gebruikers met een contract. De komende periode wordt dit nog eens uitgerold naar ongeveer 13.000 bedrijven die de software gebruiken. Lees wat dit betekent voor jouw bedrijf.

Lokalisaties: wat is er nieuw?

Exact Globe
Lokalisaties: wat is er nieuw?

Met Exact Globe kun je rekenen op continue updates van aankomende wettelijke vereisten in een groot aantal landen. Elke maand krijg je verbeteringen en wijzigingen via productupdates. Zo voldoe je aan de wetgeving in de landen waar je actief bent. De afgelopen maanden hebben we wijzigingen doorgevoerd voor o.a. Nederland, België, Duitsland, Spanje en Italië.

Exact Globe
Nieuwe btw-regels voor e-commerce in de EU: OSS-ondersteuning

Een belangrijke wijziging voor onze B2C-klanten is dat er vanaf 1 juli een nieuwe EU-btw-richtlijn voor e-commerce geldt waarmee er een lager drempelbedrag is voor afstandsverkopen en er een nieuwe vereenvoudigde btw-aangifte mogelijk is via het OSS (One Stop Shop) systeem. Zo hoef je niet in elk EU-land afzonderlijk btw af te dragen. Exact Globe ondersteunt sinds deze zomer OSS.

Verbind, krijg inzicht en automatiseer met Exact RPA

Exact Synergy
Verbind, krijg inzicht en automatiseer met Exact RPA

In de nieuwe versie van Exact RPA bieden we meer integratiemogelijkheden door introductie van nieuwe integratie providers en vele kleine verbeteringen. Een voorbeeld is de integratie met DocuSign voor gevalideerde digitale handtekeningen. Daarnaast is de menustructuur gewijzigd en hernoemd naar RPA. Benieuwd naar alle verbeteringen?

Exact WMS: BarTender 2021 R6

Exact Warehouse Management
BarTender 2021 R6

Met Exact Warehouse Management (Exact WMS) automatiseer je fysieke goederenstromen en zorgt voor een foutloos logistiek proces, middels barcode scanning. In het proces kunnen automatisch labels met barcodes afgedrukt worden. Denk aan palletlabels of productlabels met barcodes, die afgedrukt worden bij ontvangsten of uit productie. BarTender is een professionele tool om zulke labels mee te printen en is geïntegreerd met Exact WMS. Vanaf deze release ondersteunt Exact WMS de meest recente versie van BarTender, te weten release 2021R6.

 

Exact Service Management
Vernieuwde app voor zowel online als offline werken

Met Exact Service Management digitaliseer je je serviceproces. In deze release lanceren we één vernieuwde app, die de bestaande apps vervangt. Met deze handige app ziet de monteur eenvoudig welke opdrachten zijn ingepland, waar en wat het probleem is. De uren en materialen worden erop genoteerd en ook het aftekenen door de klant gaat gemakkelijk met de app.

De app is beschikbaar voor zowel Android, Apple als Windows. De laatst genoemde app kan je ook eenvoudig installeren op je Windows laptop die veel service engineers toch al bij zich hebben. Zo hebben ze alles bij de hand op een apparaat. Daarnaast bieden de apps zowel online als offline functionaliteit. Zo heb je geen aparte app meer nodig voor offline werken.

Ook heeft feedback uit het veld geleid tot verschillende verbeteringen in de app. Zo hebben we de zoekfunctie en de leesbaarheid verbeterd. Maar ook een rating optie. Hiermee kan de opdrachtgever eenvoudig aangeven hoe de opdracht is uitgevoerd.

Nieuwe mogelijkheden binnen Exact Insights

Exact Insights
Nieuwe mogelijkheden binnen Exact Insights

Ook deze release zijn er verschillende innovaties doorgevoerd binnen Exact Insights zodat je nog sneller inzicht hebt. We hebben verbeteringen in de Insight Adivsor Chat aangebracht. Ook zijn er verbeteringen aan de zoekopdrachten gebaseerde analyse binnen de Exact Insight app doorgevoerd. Tot slot zijn de visualisaties op verschillende manieren aangepast.

Exact Purchase 2 Pay
Nieuwe gebruikersinterface binnen Purchase 2 Pay

We hebben de gebruikersinterface van Purchase to Pay een nieuwe look-and-feel gegeven. In de nieuwe interface zijn o.a. de menustructuur, de weergave van tabellen aangepast en daarnaast is het mogelijk om de standaard stijlsheet van Purchase to Pay te verrijken met eigen huisstijlkleuren en het ProQuro/Exact logo te vervangen door het eigen klantlogo.

Nieuwe mogelijkheden binnen Expense Management

Exact Expense Management
Nieuwe mogelijkheden binnen Expense Management

Ook deze release hebben we innovaties doorgevoerd binnen Expense Management. Zo hebben we ons de afgelopen tijd gefocust op het verbeteren en versterken van de business rules. Ook de beveiliging is verbeterd en de nieuwe Expense Management Admin Dashboard is beschikbaar. Maar we hebben nog meer innovaties doorgevoerd. Benieuwd?

De nieuwste versie van Exact AEC is beschikbaar

Exact AEC
De nieuwste versie van Exact AEC is beschikbaar

In deze release komt de nieuwste versie van Exact AEC beschikbaar; versie 1.50. Hierin zijn weer innovaties opgenomen om het gebruiksgemak verder te verhogen. Zo zijn in de inkoopmodule diverse verbeteringen aangebracht. Denk daarbij aan de mogelijkheid om direct vanuit de regels van het inkoopcontract een pakbon aan te maken. Belangrijk voor verdere digitale integratie wordt nu ook het UBL-formaat ondersteund in inkoop- en verkoopfacturering, naast de XML-formaten van de Ketenstandaard.

Wil je meer weten over deze nieuwe release en wat er nog meer is toegevoegd?

Exact Seasonal Releases

De wereld verandert snel, dus Exact verandert mee. In de lente, herfst en winter brengen we je op de hoogte van de nieuwste innovaties en ontwikkelingen in onze producten, zodat jij altijd het maximale uit je Exact software kunt halen.

NL Select your country