De gevaren van gratis urenregistratie
Iedereen is het liefst zo goedkoop mogelijk uit. Een gratis urenregistratie app is voor bedrijven die op projectbasis werken dan ook erg aantrekkelijk, maar er zitten ook nadelen aan verbonden. De urenstaten worden verzameld, gecontroleerd en verwerkt in de projectadministratie. Een vervelende en tijdrovende, maar belangrijke klus. Ga maar na, zonder uren schrijven, kan de factuur naar de klant er niet uit. Heb je geen zicht op wat je collega’s de hele dag doen, dan verlies je de grip op je projecten. In dit artikel leggen we je uit wat de gevaren zijn van de urenregistratie doen in Excel of met een gratis urenregistratie app. Ook geven we je tips hoe je de urenregistratie goed bijhoudt.
Urenregistratie gratis doen in Excel of app?
Gratis urenregistratie doen in Excel of een gratis urenregistratie app: het klinkt aantrekkelijk, maar het brengt veel risico's met zich mee. Een foutje tijdens het uren registreren is zo gemaakt in een gratis urenregistratie Excel template. En dan gaat het je geld kosten. Een gratis urenregistratie app lijkt dan een upgrade, maar heeft vaak niet alle functionaliteiten of is niet goed beveiligd. Veel mensen staan er niet bij stil hoeveel uren er worden verbrand met foutieve tijdregistratie. Hoog tijd dus om deze verborgen gevaren in kaart te brengen.
Niet-facturabele uren met gratis urenregistratie in Excel
Of je nu als zzp'er werkt, of met een team bezig bent: de focus ligt vooral op een goede oplevering voor de klant. Elke dag uren schrijven in een gratis Excel urenregistratie template heeft dan vaak geen prioriteit. Schrijf je per week of maand? Dan heeft niet iedereen precies meer voor ogen wat de gewerkte uren zijn. Een verloren kwartiertje hier of uurtje daar tellen al snel op tot een fikse niet-facturabele urenberg per medewerker.
Geen realtime inzicht
Een groot probleem met gratis urenregistratie in Excel is dat er geen realtime inzicht is voor alle stakeholders. Zelfs als je een online Excel-bestand gebruikt, dan nog moeten projectmanagers in alle afzonderlijke urenstaten graven om rapportages te maken. De geregistreerde uren boek je tenslotte op het juiste project in (naar alle waarschijnlijkheid) Excel. Voor elk project is er dan een apart Excelsheet. Inzicht in je marge en de projectvoortgang? Dat vergt vaardigheden van een Excelacrobaat.
Spreadsheets zijn foutgevoelig
Uit verschillende onderzoeken blijkt dat 88% van alle spreadsheets fouten bevatten. Bij een gratis urenregistratie formulier is hier ook een grote kans op. Dat terwijl je op basis van deze urenstaten facturen uitstuurt naar klanten. En een foute factuur naar je klant voel je direct in de portemonnee. Je klant betaalt laat omdat er een te hoog bedrag op de factuur staat. Die moet dus gecorrigeerd worden en de betaling laat een paar weken op zich wachten. Dat heeft niet alleen een negatieve invloed op je cashflow, maar ook op de relatie met je klant.
Die facturen worden ook gebruikt voor cashflowprognoses of berekening van beschikbaar werkkapitaal voor investeringen. Dat betekent dat jij, je accountant, je bank, eventuele investeerders en de Belastingdienst allemaal met gegevens werken die misschien niet kloppen. Weet je zeker dat je op zo'n instabiele basis wilt werken?
Gratis urenregistratie is slecht voor winstgevendheid
Uren schrijven met spreadsheets is een ramp voor je winstgevendheid per project of klant. Zoals eerder aangehaald, zorgt deze uitgestelde manier van uren registreren namelijk voor veel niet-facturabele uren. Alleen betaal jij je personeel of freelancers wel voor die gewerkte uren. Ook al is het project een succes en komt de klant terug, dan verlies je relatief gezien omdat je de facturatie van het project niet hebt gemaximaliseerd. Urenregistratie in Excel of gratis urenregistratie software is dan niet meer zo gratis als het lijkt. Zonde!
Tips voor een zorgvuldige urenregistratie
Is bovenstaande voor jou herkenbaar? Dan is het tijd voor verbetering. Hierbij geven we je tips om winstgevendheid te verhogen door een nauwkeurige urenregistratie:
Kies passende software
Laat Excel en gratis urenregistratie software varen en kies voor een totaaloplossing voor uren schrijven en projectadministratie. Dit kost misschien iets meer, maar betaalt zich later dubbel en dwars terug. Door gebruik te maken van een goede app voor de tijdregistratie voorkom je dat personeel hun uren opsparen tot het eind van de maand. Uren verantwoorden via een app gaat namelijk snel en zonder problemen. Kortom: met de juiste urenregistratie software zijn uren makkelijker te registreren, heb je meer inzicht en wordt je bedrijf dus winstgevender.Train je medewerkers
Geef je personeel instructies of een training voor het gebruik van de gekozen software. Het komt best vaak voor dat bedrijven nieuwe tools aanschaffen en vervolgens verzuimen om medewerkers goede instructies te geven.Koppel je urenregistratie aan je financiële software
Breng de financiële administratie en de abonnementen-, project- en urenadministratie in 1 systeem onder. Zo krijg je inzicht in de productiviteit per medewerker en neemt het aantal niet declarabele werkzaamheden af. Na het registreren van de uren komen die uren meteen op de factuur en kan je deze in één keer maken en versturen. Op deze manier zijn fouten als gevolg van handmatig werk uitgesloten en krijg je sneller betaald.
Op zoek naar een totaaloplossing?
Wil jij je urenregistratie professionaliseren en zo je winstgevendheid vergroten?
Exact biedt verschillende oplossingen die aansluiten op jouw behoeften.