Zo maak je financiële prognoses met software (+ voorbeeld)
Wil je beter zicht op de financiële risico’s en kansen van je organisatie? Of strategische beslissingen maken op basis van inzicht, in plaats van onderbuikgevoel? Met financiële prognoses voorspel je de toekomstige inkomsten en kosten van je organisatie. Ontdek hoe je financiële prognoses opzet en hoe software je hierbij helpt.
Wat is een financiële prognose?
Toekomstbestendige organisaties onderscheiden zich door het scherpe beeld van hun financiën, zowel op korte als lange termijn. Deze inzichten gebruiken ze bij elke besluitvorming. Maar hoe doe je dat eigenlijk, je organisatie toekomstbestendig maken? En welke financiële inzichten heb je hiervoor nodig?
Inzicht in je financiële toekomst begint met financiële prognoses. Hiermee breng je verwachte inkomsten en uitgaven in kaart. Dit doe je vaak op basis van twee bronnen: resultaten uit het verleden en verwachte toekomsttrends. Deze combinatie levert je waardevolle voorspellingen van je omzetcijfers en kasstromen op. Je stuurt met de zekerheid van data-gedreven inzichten.
Verschil tussen prognoses en begrotingen
De financiële prognose wordt vaak verward met de begroting. Hoewel je ze beide opstelt om te ondersteunen bij financiële keuzes, zijn er twee belangrijke verschillen.
Vast versus flexibel
Waar je een begroting voor een vaste periode vaststelt en niet meer verandert (vaak een boekjaar), maak je een prognose voor de korte termijn en werk je ‘m regelmatig bij op basis van nieuwe kennis.Meten versus voorspellen
Begrotingen gebruik je als benchmark om je prestaties mee te meten en budgetten binnen grenzen te houden. Met een prognose kijk je vooral vooruit. Je gebruikt dit overzicht voor planningen en aanpassingen om je organisatie door veranderingen te navigeren.Drie redenen om te gaan werken met financiële prognoses
Maak lastige keuzes inzichtelijker
Producten inkopen, personeel inplannen of investeren is altijd risicovol als organisatie. Je maakt immers kosten, zonder te weten of je de investering terugverdient. Prognoses geven een beeld van de verwachte vraag naar jouw product of dienst en de opbrengsten ervan. Je kunt dus beter inschatten of je deze dagelijkse kosten later weer terugverdient.Maak financieringsaanvragen mogelijk
Ben je van plan om een financieringsaanvraag te doen bij een bank of investeerder? Dan vragen zij vaak om een onderbouwing die laat zien dat je in staat bent om de schuldenlast op termijn terug te betalen. Werk je met financiële prognoses? Dan heb je een goede basis voor deze onderbouwing.Maak strategische keuzes op basis van toekomstscenario’s
Hoe ziet je financiële worst-case scenario eruit? En wat is de verwachte maximale groei die je organisatie kan realiseren dit jaar? Het zijn belangrijke vragen voor de toekomst van je organisatie. Met een financiële prognose formuleer je gedetailleerde en realistische antwoorden.
Maak zelf een financiële prognose in 3 stappen
Veel ondernemers kijken op tegen ingewikkelde berekeningen en grote hoeveelheden data wanneer ze een financiële prognose willen maken. Toch hoeft dit niet altijd zo te zijn. Met de drie onderstaande stappen leg je eenvoudig een basis voor je eerste prognoses.
Stap 1: verzamel alle relevante gegevens
Een financiële prognose begint bij goed inzicht in je huidige situatie. Verzamel daarom eerst zoveel mogelijk gegevens die een beeld geven van de financiële gezondheid van je organisatie. Daarvoor kun je het onderstaande type gegevens gebruiken.
Verkoopgegevens
- Maandelijkse, kwartaallijkse of jaarlijkse verkoopcijfers
Kosten en uitgaven
- Inkoop- en voorraadkosten
- Operationele kosten (huur, salarissen en onderhoud)
- Marketingkosten (advertentiekosten, promotiekosten)
Financiële gegevens
- Bruto en netto omzet en winst
- Inkomende en uitgaande kasstromen
- Lopende leningen en schulden
Specifieke gegevens
- Seizoensgebonden verkoop- en kostenfluctuaties
- Concurrentieontwikkelingen
- Markttrends
Stap 2: Prognose opzetten
Zet vervolgens de prognose zelf op. Dit kun je in vijf stappen doen.
1. Definieer je doelstellingen
Omschrijf het doel van je prognose. Wil je bijvoorbeeld omzetgroei realiseren? Kosten beter beheersen? Of winst maximaliseren? Duidelijke doelstellingen helpen bij focus in je rapportage.2. Maak een basisprognose
Gebruik historische verkoopgegevens om toekomstige verkoopcijfers te voorspellen. Steeg je omzet de afgelopen jaren structureel met 5%? Dan kun je dit gebruiken als uitgangspunt voor je prognose. Doe hetzelfde voor je kosten. Je winstprognose bereken je door de kosten van de winst af te trekken.3. Ontwikkel verschillende scenario’s
Maak een optimistisch scenario. Wat gebeurt er als je verkoop met 10% stijgt in plaats van 5%? Hoe beïnvloedt dit je winst? Doe hetzelfde voor een pessimistisch scenario. Welke kosten kun je verlagen om dit op te vangen? Werk tot slot het meest waarschijnlijke scenario uit, met realistische aannames op basis van historische data.4. Seizoenswisselingen
Onderzoek welke aannames je maakt in je prognose en hoe seizoensinvloeden deze resultaten beïnvloeden. Wat is bijvoorbeeld de invloed van wintermaanden op de verkoop? Of de bouwvak op kosten?5. Plan voor onverwachte gebeurtenissen
Bereid je goed voor op de slechtste scenario’s met een noodplan. Denk bijvoorbeeld aan het aanleggen van reserves om grote tegenslagen op te vangen. Of de mogelijkheid van een flexibel contract met een leverancier.
Stap 3: Monitoren en bijstellen
Je hebt als ondernemer helaas geen glazen bol om de toekomst mee te voorspellen. Monitoren en evalueren is daarom erg belangrijk. Het helpt om hier structuur in aan te brengen. Dat doe je op vier manieren.
Toets je prognose met regelmaat
Plan maandelijkse of kwartaaloverzichten waarin je je werkelijke resultaten vergelijkt met je prognose en rapporteer deze resultaten met een vast format.Analyseer de afwijkingen
Kom je positieve afwijkingen tegen? Onderzoek dan de mogelijkheden voor groei. Onderzoek bij negatieve afwijkingen juist hoe je kosten kunt verlagen of in hoeverre je tegenvallende verkopen kunt stuwen.Stel je prognoses bij
Herzie je aannames in de prognose met regelmaat, door bijvoorbeeld verwachte groeipercentages bij te werken, nieuwe kostenposten toe te voegen en specifieke trends beter uit te werken.
Software vereenvoudigt het maken van financiële prognoses
Toekomstscenario’s uitwerken met financiële prognoses? Dan ontdek je al snel dat handmatig werken met Excel veel beperkingen heeft. Je krijgt namelijk te maken met grote hoeveelheden data. Ook worden processen al snel te complex voor snelle dagelijkse rapportages. Onder aan de streep kost het je dus vaak veel tijd en geld. Bovendien is het erg foutgevoelig.
Omdat de bestaanszekerheid van je organisatie valt en staat met zicht op toekomstige scenario’s, investeren veel ondernemers in financiële software om prognoses mee te maken. Prognoses maken met financiële software levert verschillende voordelen op.
Werk vanuit één centrale bron
Door prognoses te maken met financiële software is je budgettering, forecasting en managementrapportage volledig geïntegreerd. Je verwerkingstijd neemt drastisch af. En je hebt voortaan één centraal financieel datawarehouse waarin je alle antwoorden vindt.
Maak je processen transparant met audit trails
In de praktijk werken jij en je collega’s constant financiële prognoses bij. Met de software van Exact houd je alle wijzigingen bij in één systeem. Je voegt daarbij eenvoudig documenten en commentaren toe. Zo til je de betrouwbaarheid van je processen en data naar een hoger niveau.
Je kunt razendsnel aan de slag met prognoses
Wil je beginnen met financiële prognoses? Of deze naar een hoger niveau tillen? De financiële software van Exact geeft je een vliegende start. Zo bevat de software uitgebreide dashboards om data te analyseren. Ook leiden we (financiële) medewerkers in jouw organisatie op, zodat zij zelf toekomstige wijzigingen kunnen doorvoeren.
Maak inzichtelijke financiële prognoses met Exact Consolidatie en Exact Insights
Een goede financiële prognose maken wordt nog makkelijker door data centraal te beheren in software. Met de consolidatiesoftware van Exact heb je de financiële gegevens van verschillende administraties bij elkaar in één centrale bron. Met de BI tool Exact Insights zet je grote hoeveelheden data moeiteloos om in KPI’s en trends met behulp van gebruiksvriendelijke dashboards. Trends spoor je snel op en je doet eenvoudig financiële voorspellingen voor de toekomst. Zo heb je altijd het juiste inzicht om de juiste keuzes te maken voor jouw onderneming.