Financieel

Salarisadministratie zelf doen? Een gouden, zilveren en bronzen tip

Salarisadministratie zelf doen? Een gouden, zilveren en bronzen tip
Je bent een aantal jaren gestart met je bedrijf. Dat is misschien wel de beste beslissing geweest van je leven. De populariteit van jouw producten is enorm en je neemt extra personeel aan om aan de groeiende vraag te kunnen voldoen. De salarisadministratie heb je uitbesteed, want daarvoor heb je eigenlijk geen tijd. Maar toch... Er begint wat te knagen. Je wilt meer grip op de verwerking van de lonen en sneller kunnen reageren op veranderingen. Loont het om de salarisadministratie zelf te doen?

Ieder zijn vak

De salarisadministratie uitbesteden. Het klinkt als een lastenverlichting, want van die moeilijke berekeningen heb jij geen kaas gegeten. "Ieder zijn vak": dat was jouw motto toen je de salarisadministratie doorschoof naar een professional. Maar toch, helemaal uitbesteden is het ook weer niet. Iedere maand lever je voor een bepaalde datum informatie aan over nieuwe medewerkers, personeelsmutaties, salarismutaties, verlofaanvragen, verzuimmeldingen, declaraties, overuren. Dat kost best wel wat tijd, want die informatie komt uit verschillende systemen. Je krijgt van de salarisadministratie journaalposten terug die jij of je accountant boekhoudkundig moet verwerken.

Salarisadministratie corrigeren

Nu het aantal medewerkers groeit, kost het aanleveren van de looninformatie steeds meer tijd. Aan de andere kant loopt het tarief van de salarisverwerker op. De kans dat je wat vergeet aan te leveren, neemt eveneens toe. Als je hier even later achter komt, wil je dit alsnog corrigeren. Je vraagt hierom en krijgt als antwoord dat het mogelijk is, maar dan moet de salarisrun compleet opnieuw. Kortom: extra kosten. 

Gouden tip

Wil je liever zelf de touwtjes in handen houden? Overweeg dan om de salarisadministratie zelf te doen. Je hebt alles zelf in de hand en kan ook correcties nog op het laatste moment doorvoeren. Maar salarisverwerking is een vak. En dat blijft het ook ondanks alle digitale ondersteuning. Je moet namelijk kennis hebben van de wet- en regelgeving en die correct toepassen. Dat is intensiever dan je denkt. Daarom een gouden tip: neem de salarisadministratie pas in huis als je mensen in dienst hebt die dit vak beheersen.

Zilveren tip

Heb je die gevonden, dan heb je ook salarissoftware nodig. En geloof me: het juiste pakket kiezen is een studie op zich. De keuze is enorm. Maar ik heb een zilveren tip voor je: kies voor een salarissysteem dat kan integreren met je boekhouding. Zijn de loonberekeningen gedaan, dan moeten ze boekhoudkundig worden verwerkt en betaald natuurlijk. Als je salarispakket is geïntegreerd met je boekhoudsoftware, dan gaat dit vanzelf. Dat bespaart je niet alleen tijd, maar heeft ook een aantal andere voordelen. 

1. Het dubbel invoeren van gegevens is verleden tijd

Leidt het bij jou ook wel eens tot frustraties; het dubbel invoeren van gegevens? Nergens voor nodig. Door systemen aan elkaar te koppelen, worden gegevens automatisch met elkaar uitgewisseld. Handmatig de gewerkte uren vastleggen in zowel het tijdregistratiesysteem als de salarisadministratie? Dat is echt verleden tijd.

2. Processen worden geautomatiseerd

De integratie zorgt voor meer grip op de ingewikkelde werkkostenregeling waar financieel en salaris samenkomen. De verplichte verzending naar de belastingdienst gaat ook automatisch. 

3. Minimale foutkans

Ook de kans op verkeerd ingevoerde data wordt minimaal. Als gegevens slechts één keer ingevoerd hoeven worden, is de kans op fouten namelijk kleiner dan wanneer dit meerdere keren in verschillende systemen handmatig ingevoerd moet worden.

4. Kiezen met welke systemen je werkt

Wil je dat de journaalposten automatisch worden ingelezen in het financiële systeem? Of wil je dat de gewerkte uren automatisch worden ingelezen in de salarisadministratie? Het is allemaal mogelijk en het mooie is dat je zelf kunt kiezen met welke systemen je werkt. Je hebt namelijk geen all-in-one oplossing voor de gehele administratie, maar kunt van alle software de beste kiezen.

5. Data wordt uitgewisseld op een veilige manier

Met het oog op de privacy van persoonsgegevens, is het koppelen van beveiligde systemen een goede oplossing. Dit voorkomt dat je data ergens laat ‘slingeren’, want alle gegevens worden automatisch via een beveiligde verbinding tussen de systemen uitgewisseld. Daar heb je geen omkijken naar.

Bronzen tip

En dan een bronzen tip. Een goed geschoolde salarisadministrateur kan je veel geld opleveren. Hij weet precies hoe jij het maximale voordeel kunt halen uit het groeiende oerwoud van wet- en regelgeving met al haar subsidies en valkuilen. Bezuinig dus niet op het bijscholen van je salarisadministrateur. 

Bekijk onze oplossing

Wil jij je salarisadministratie zelf doen? Exact voor HR & Salaris is een geïntegreerd pakket voor je salaris- en financiële administratie.
NL Select your country