Financieel
Dit zijn dé 3 trends in de IT-dienstverlening
Auteur: Anouk Straver
“Klanten en medewerkers zijn nu gewend om remote te werken. Daar zullen IT dienstverleners hun processen op in moeten richten.” aldus Thijs Boeser, consultancy director bij Exact. Door de coronacrisis is digitalisering bij IT dienstverleners in een stroomversnellling geraakt. Naast het werken in de cloud zijn er andere trends van digitalisering die je niet mag missen. Wij zetten ze hier voor je op een rij.
Trend 1: Flexibel werken: alles in de cloud
Maar liefst 45% van de MKB’ers vindt dat hun IT-omgeving flexibeler moet worden, zodat ze sneller veranderingen kunnen doorvoeren, dat blijkt uit de Exact MKB barometer (2021). Bovendien realiseren ICT dienstverleners zich door de coronacrisis meer dan ooit dat processen flexibel moeten zijn.
Waar consultants normaal elke dag naar klanten reden om hen op weg te helpen met de software, werden zij door de komst van corona plotseling gedwongen service te verlenen op afstand. Notities, de projectvoortgang en klantinformatie: consultants die extern werken moesten deze informatie voor handen hebben om hun werk te blijven voortzetten. IT dienstverleners die hun medewerkers hierin niet konden voorzien liepen het risico efficiëntie en controle over dynamische projectomgevingen te verliezen.
"Consultants die extern werken moeten altijd en overal toegang en inzicht hebben in lopende projecten en deze bij kunnen werken wanneer nodig– denk aan verslaglegging en verwerken van uren. Het liefst zonder afhankelijk te zijn van een VPN-verbinding."
Thijs Boeser | Consultancy Director | Exact
Steeds meer IT dienstverleners kiezen ervoor om te werken in de cloud. Consultants zijn niet meer gebonden aan een vaste tijd of plaats om hun werk uit te voeren. Het enige wat ze nodig hebben is een goed werkende internetverbinding. Bovendien wordt samenwerken een stuk makkelijker, omdat projecten en bestanden altijd en overal voor iedereen toegankelijk zijn op één centrale plek.
“Door het gebruik van digitale systemen konden onze consultants in coronatijd direct vanaf hun laptop en mobile device hun gewerkte uren registreren en was dit direct voor ons inzichtelijk in real-time dashboards.”
Thijs Boeser | Consultancy Director | Exact
Trend 2: Eén systeem = meer inzicht
“In één systeem vind ik antwoord op al mijn vragen.” Van planning en billable uren tot de financiële administratie: steeds meer IT dienstverleners werken niet meer met losse systemen, maar integreren alles in één systeem.
Gewerkte uren bijhouden in een Excelletje, klantinformatie updaten in een portal en voor de planning even kijken in die éne projectmanagementtool: het bijhouden van de projectinformatie én de administratie op verschillende plekken is niet alleen veel gedoe voor een consultant, ook is een foutje snel gemaakt.
Digitalisering biedt uitkomst. Moderne software maakt het mogelijk om projectmanagement tools voor het bijhouden van planning, aantal uren, projecten én je operationele- en financiële processen met elkaar te koppelen. Wil je bijvoorbeeld snel je PSA (professional service automation) situatie inzien én weten hoe je er financieel voorstaat? Met slimme software draai je voor elke vraag met één druk rapportages en kun je dit direct verantwoorden aan het management.
Kortom, IT dienstverleners kunnen een hoop tijd en gedoe besparen door slimme financiële software te koppelen aan hun projectmanagement tools. En niet geheel onbelangrijk: je hebt alle informatie die je nodig hebt altijd bij de hand, op één plek.
“We kunnen voor ad hoc rapportage's direct de juiste overzichten uit de software halen. Dat maakt het zo fijn om met één systeem te werken.“
Thijs Boeser | Consultancy Director | Exact
Trend 3: Stuurinformatie: nieuwe software geeft je zicht op de toekomst
Hoeveel uren zijn per project besteedt? Hoe rendabel zijn de projecten? Wat was de grootste kostenpost deze maand? Stuurinformatie is belangrijker dan ooit voor IT-dienstverleners om projecten succesvol af te ronden en de juiste beslissingen te maken voor de toekomst.
Voor IT-dienstverleners kan het aantal projecten per periode flink fluctueren. Daarbovenop heeft de ICT sector te maken met een groot personeelstekort. Om de juiste capaciteit op elk project te waarborgen is inzicht in de totale werkvoorraad en backlog van projecten essentieel. Hoewel je zou denken dat elke IT-dienstverlener deze data op orde heeft, ontbreekt bij veel dienstverleners deze stuurinformatie doordat dit nog wordt geregeld via papier of Excel.
“Deze organisaties lopen het risico de controle over projecten, budgetten en efficiënt gebruik van de beschikbare capaciteit te verliezen, met een enorme impact op de marge en efficiëntie van de organisatie tot gevolg.”
Thijs Boeser | Consultancy Director | Exact
IT-dienstverleners die deze processen digitaliseren met projectmanagement software zien direct welke projecttermijnen nog gefactureerd moeten worden, hebben direct inzicht in de terugkerende omzet en verwachte groei en zien in één oogopslag de banksaldo’s, aankopen en verkopen. Zo weet je precies hoe jouw organisatie ervoor staat en maak je eenvoudig de beste beslissingen voor morgen.
Over Exact
Exact is de marktleider in business software in de Benelux. De software van Exact helpt IT-dienstverleners al jarenlang bij het slimmer digitaliseren van onder andere hun uren- en projectadministratie, waardoor zij een hoop tijd en geld besparen.
