Financieel

No hands accounting is een reis, geen bestemming

Verregaande digitalisering is de nieuwe standaard in finance. Slimme, volledig geautomatiseerde processen elimineren handmatige transacties en complexe spreadsheets. No hands accounting, zoals het bij Exact heet. Onno Krap, CFO van Exact, en Kevin Mottard, manager van de Nederlandse CFO community bij Alex van Groningen, vertellen hoe digitalisering bedrijven ingrijpend verandert.

Hoe digitaal is Exact? Geven jullie als ontwikkelaar en leverancier van businesssoftware het goede voorbeeld?

Krap: “In eigen huis zijn we continu bezig om alle handmatige activiteiten onder de loep te nemen, daardoor is de bulk van de handmatige transacties inmiddels verdwenen. Door deze hoge automatiseringsgraad kunnen wij ons focussen op de uitzonderingen om die vervolgens ook weer verder weg te automatiseren.”

Is het puur de techniek die bedrijven verregaand verandert?

Krap: “De techniek is bij no hands accounting, ook wel robotic accounting, slechts een deel van het verhaal en misschien wel niet eens het moeilijkste deel. No hands accounting hangt sterk samen met de inrichting van de organisatie (mensen) en van processen. De techniek is het sluitstuk en maakt het mogelijk. Wat Exact betreft is het goed om er een beetje historie bij te geven. We zijn een wereldwijde organisatie, met kantoren in zeventien landen. In het verleden hadden de verschillende lokale vestigingen de processen op hun eigen manier ingericht. Als je op veel verschillende locaties maar kleine aantallen, niet gestandaardiseerde, transacties uitvoert, heeft automatiseren niet zo vreselijk veel zin.

Bij mijn aantreden in 2012 hebben we als thema geformuleerd Centraliseren, Standaardiseren, Automatiseren. Nu worden al onze vestigingen bediend door een backoffice-organisatie geconcentreerd op drie locaties: Delft, Kuala Lumpur en in de Verenigde Staten. Routinematige transacties worden gecentraliseerd afgehandeld; de factuurverwerking bijvoorbeeld wordt in zijn geheel vanuit Kuala Lumpur verzorgd. Daarmee hebben we op die locatie transactievolume gecreëerd. Om dit te bereiken, hebben we van de verschillende lokale inkoopprocessen een wereldwijd purchase to pay-proces gemaakt. Als een willekeurige leverancier waar ook ter wereld een factuur stuurt, wordt die volautomatisch gelezen en gematcht met een door de budgethouder geautoriseerde inkooporder. Tegelijkertijd werken we er met onze leveranciers aan om facturen zo veel mogelijk digitaal aan te bieden, want ook dat leidt tot verdere verbetering van ons proces. Zo’n transformatie raakt de hele organisatie en haar omgeving en heeft grote impact op zowel mensen als processen. En zoals je in dit voorbeeld ziet, komt de techniek pas aan het einde.

De ervaringen uit de inrichting van ons purchase to pay-proces hebben we doorgetrokken naar de rest van de financiële functie. Die is nu volledig ingericht langs drie wereldwijde procesgroepen: In goed Engels: purchase to pay, order to cash enrecord to report. Voor elk van die processen hebben we global process owners benoemd die wereld­wijd verantwoordelijk zijn voor een zo efficiënt en effectief mogelijke inrichting van hun processen.

Zijn andere CFO’s net zo tech savvy als Onno Krap?

Mottard: “Veel bedrijven halen de no brainers eruit. Grote ondernemingen zijn daarmee een jaar of vijf, zes geleden begonnen en al een eind op weg. Het midden- en kleinbedrijf volgde zo’n drie jaar geleden. Maar digitalisering is geen doel. Het gaat om de vraag: hoe zet je digitalisering in voor een versnelling van je organisatie? Robotisering kan een vliegwielzijn voor een efficiënte bedrijfsvoering. Maar efficiënt is niet gelijk aan effectief. Het gaat daarnaast ook om mensen in organisaties. We gaan er vaak iets te makkelijk van uit dat de mensen die er nu zitten, passen bij de ontwikkelingen die gaande zijn. Maar je kunt van katten geen honden maken. Misschien moet je voor bepaalde mensen een andere bestemming zoeken. Want het is niet zo dat als proces A wordt geautomatiseerd, degene die dat verrichtte B kan gaan doen. Sommige mensen evolueren, van anderen moeten we afscheid nemen. Zo komt er ruimte om andere profielen binnen te halen.”

Hoe helpt Exact andere ondernemers op het gebied van no hands accounting?

Krap: “Wij doen dat op veel verschillende manieren. Om bij mijn eerdere voorbeeld van ons purchase to pay proces te blijven: factureren is ouderwets en toch sturen we elkaar nog op grote schaal facturen. Dat komt omdat het lastig blijkt dit te uniformeren. De Rijksoverheid verplicht sinds kort al haar nieuwe leveranciers om te factureren in UBL, voluit Universal Business Language. Wie dat niet gebruikt, doet geen zaken met de overheid. Grote bedrijven verplichten leveranciers vaak ook om op gestandaardiseerde wijze facturen aan te leveren. Wij doen ons best om ondernemend Nederland aan de elektronische factuur te krijgen. Niet alleen omdat Scan & Herken en e-factureren toevallig onze producten zijn, maar omdat het de economie vooruit helpt. Het scheelt significant tijd en geld.”

Waar stoppen de geschetste ontwikkelingen?

Krap: “Die stoppen nooit, it’s a journey. Het is niet zo dat je een paar zaken een beetje inregelt en de volgende dag geen handen meer nodig hebt om je financiële processen af te handelen. Het beeld van de financiële functie is wel sterk aan het veranderen. Er zijn relatief steeds minder mensen die transacties afhandelen en relatief meer mensen die zich bezighouden met het analyseren van informatie die bijdraagt aan een betere besturing van het bedrijf.”

Welke ontwikkelingen gaan de toekomst van finance bepalen?

Mottard: “We hebben tegenwoordig de mond vol van disruptie, over hoe bedrijven als Uber en Airbnb hele markten verstoren. Maar een reden voor de ondergang van bedrijven is soms dat de organisatie te complex is, te bureaucratisch, en dat er te weinig interne discussie gevoerd wordt en tegenspraak ontbreekt. In de ideale organisatie spreken we elkaar aan, dagen we elkaar voortdurend uit, voegen we ideeën toe, allemaal gericht op de klant. Je kunt tien mensen aan de top iets laten bedenken of de denkkracht gebruiken van duizendmensen in de hele organisatie. Cruciaal is dat finance standaardiseert en automatiseert wat moet, maar ook voldoende ruimte laat aan ondernemerschap in de organisatie. Anders wordt het te veel een top-downverhaal, en dat is zonde van al het talent. De betrokkenheid van medewerkers is volgens mij namelijk belangrijker dan de mate van automatisering.


Dit artikel verscheen eerder in de FUEL. Download hier het volledige tijdschrift

NL Select your country